Скопировать ссылкуПочему же каждый доказывал свою правоту? Думаю, что причина заключается в толковании слова «влияние». Современный толковый словарь русского языка Ефремовой приводит два значения этого слова: «1. Действие, оказываемое кем-либо, чем-либо на кого-либо, что-либо; воздействие. 2. Авторитет, власть, превосходство».
В деловом письме сложно воздействовать на адресата, так как это требует определенного уровня владения словом и психологическими стратегиями. Еще Ж.-Ж. Руссо определил основные средства, реализующие авторитет, власть и превосходство, — сила закона, власть общественного мнения и привлекательность наслаждения. Правильно подобрав «ключ» к адресату, мы можем влиять на него и его решения. Тем не менее, остается открытым вопрос: «Что нужно делать для воздействия на адресата в деловом письме?»
1. Установить психологический контакт с адресатом, расположить его к себе.
Невозможно воздействовать на кого-либо, если нет психологического контакта. Такой контакт устанавливается благодаря хорошо продуманному и удачно составленному вступлению. Оно должно «зацепить», чтобы читателю было интересно. Конечно, здесь следует учитывать психологические особенности адресата и опираться на них. Если информации личного характера об адресате нет, то лучше воспользоваться универсальными средствами, используя нейтральное вступление.
Например, если вы знакомы с адресатом и виделись на деловой встрече, имели возможность пообщаться и затронуть некоторые темы, то этим, несомненно, нужно воспользоваться во вступлении.
Пример делового письма
Уважаемый г-н ХХ! На презентации ковров-самолетов нового поколения, проходившей на Поляне Сказок 7 июля этого года, мы с Вами обсуждали проблемы инвестирования малого бизнеса по производству комплектующих к ТурбоМетлам. Вы были очень любезны и предложили обсудить с Вами некоторые вопросы при личной встрече…
Другая ситуация. Вы знаете только приблизительно человека, которому пишете письмо – фамилию и название фирмы. Но вам необходимо договориться о встрече. В такой ситуации вступление будет нейтральным. При этом оно может быть как распространенным (сложным):
Пример делового письма
Уважаемый ХХ! Ваша компания считается одной из ведущих в Тридевятом Царстве по производству комплектующих к летательным аппаратам. Нам также известно, что компания постоянно развивается и ищет деловых партнеров. Наша фирма занимается производством комплектующих к ТурбоМетлам и мы бы хотели помочь Вашей компании развиваться…
так и простым и коротким:
Уважаемый ХХ! Сообщаем Вам, что ХХ.ХХ.ХХХХ в Клубе «Летающая Метла» состоится презентация новой модели ТурбоМетлы. Также будут представлены фирмы, занимающиеся производством комплектующих на данный вид летательных аппаратов…
Современная деловая переписка редко использует обширные или публицистически стилизованные вступления. Поэтому важно заранее определить, что для адресата имеет большее значение или находится в приоритете: закон, общественное мнение или личные ощущения. Тогда можно разговаривать с ним на одном языке и таким образом достичь желаемого результата.
Например, известно, что адресат следит за публикациями о себе в прессе, делает что-то общественно полезное и т.д. Можно предположить, что для него очень важно, что скажут люди. Вам нужно обратиться к этому человеку с просьбой о чем-то. Чтобы расположить такого человека к себе и установить психологический контакт, лучше начать с комплимента, описать проблему, подчеркивая драматизм ситуации, и акцентировать внимание на общественном аспекте проблемы. И, конечно же, сказать, как важна именно его помощь и как это благотворно отразится на его репутации, поскольку газеты будут пестреть сообщениями о добром деле.
Другая ситуация. Известная фирма дорожит своей репутацией, соответственно ей не нужны скандалы, суды и громкие дела, поэтому они постараются «замять» свои погрешности. Вам нужно написать напоминание о том, что они обещали исправить свои ошибки до определенного времени. Срок близится, а обещание не выполняется. На какую болевую точку можно надавить? Конечно же, обращение в суд и огласка в прессе.
2. Подобрать и максимально убедительно изложить аргументы и факты, направленные на признание правоты нашей позиции.
Подготовка аргументов и фактов — это отдельная тема и целая наука. Здесь важно выделить наиболее сильные аргументы и подобрать факты, которые их наиболее выгодно иллюстрируют. Убедительными они должны быть, в первую очередь, для адресата.
Подобрав наиболее сильные аргументы, их нужно выстроить в правильном порядке. Существует много теорий, как это сделать лучше, но традиционной и наиболее эффективной схемой является такая: сильные — средние — один самый сильный.
Например. Малыш вырос. Теперь они с Карлсоном партнеры по производству сладостей. Нужно убедить Карлсона приехать на выставку-продажу нового оборудования для кондитерской фабрики, но это сложно, поскольку Карлсон не очень любит общественные мероприятия.
| Аргументы для убеждения Карлсона | |
| Сильные | 1. Будут представлены новейшие разработки оборудования для производства конфет. 2. Цены на представленное оборудование будут на 40% ниже, чем в фирменных магазинах. |
| Средние | 3. Гарантия на экспериментальные модели будет увеличена до 5 лет (в фирменном магазине не более 3 лет). 4. Будет возможность увидеть в действии новые модели и задать вопросы разработчикам. |
| Самый сильный | 5. В конце презентации состоится банкет, на котором будут представлены сотни видов тортов, мороженого, конфет, есть которые можно будет бесплатно и без ограничений. |
3. Составить стратегию влияния.
Влиять на адресата эффективнее всего, играя на его мотивации. Для этого необходимо выявить ведущий мотив, то есть что у адресата в приоритете: долгосрочное развитие или решение какой-либо насущной проблемы. Если правильно выявить мотив, то можно вести адресата за собой до конца.
Например. У Карлсона проблема: уже месяц он не ел ничего сладкого – ему запрещала бабушка, а, попав на презентацию, он отведет душу и наконец-то съест сладкого сколько душе угодно. В этом случае Малыш решает сиюминутную проблему Карлсона. Если же для Карлсона ведущий мотив — развитие компании, то он обязательно посетит мероприятие, чтобы вывести на новый уровень развития свой бизнес. Таким образом, Малыш играет сразу на двух мотивах своего партнера. Однако во втором случае самым сильным аргументом должен стать первый пункт.
4. Правильно формулировать свои мысли.
Психологи доказали, что утвердительные предложения без употребления частицы не способствуют тому, чтобы человек соглашался с нашими утверждениями.
Лучше использовать активный залог, чтобы побуждать адресата к действию
Например, письмо Малыша Карлсону может выглядеть по-разному:
| Неубедительно | Убедительно |
| Дорогой Карлсон! Завтра нам не мешало бы посетить презентацию новейшего оборудования для кондитерских фабрик. Мы не можем пропустить такое мероприятие! В программе будут представлены новейшие разработки оборудования для производства конфет. Цены будут снижены на 40% по сравнению с ценами в фирменных магазинах. Гарантия на экспериментальные модели будет увеличена до 5 лет (в фирменном магазине не более 3 лет). Будет возможность увидеть в действии новые модели и задать вопросы разработчикам. В конце презентации — банкет, на котором будут представлены сотни видов тортов, мороженого, конфет, есть которые можно будет бесплатно и без ограничений. | Дорогой Карлсон! Завтра мы с тобой идем на презентацию новейшего оборудования для кондитерских фабрик. Мы просто обязаны посетить это мероприятие вместе, ведь речь идет о совместном бизнесе! На презентации у нас появятся новые уникальные возможности закупить новейшее оборудование для развития нашего бизнеса и просто шикарно отдохнуть – ведь мы не только партнеры, но еще и друзья. В программе: 1. Новейшие разработки оборудования для кондитерских фабрик. 2. 40% скидки на фирменное оборудование. 3. Увеличение гарантийного срока до 5 лет. 4. Демонстрация новейших разработок. 5. Возможность пообщаться вживую с разработчиками. 6. И наконец, наесться сладостей от пуза и бесплатно! |
5. Правильно оформить письмо.
Оформление делового письма — это первое, на что обращает внимание адресат. От него зависит предварительный настрой и отношение к написанному. Оформите письмо на фирменном бланке — и это настроит на деловой стиль восприятия информации. Форматирование текста — это способ обратить внимание читателя на основное и неосновное. Это также своеобразный, но вполне допустимый способ манипулирования вниманием читателя.
Помните, в деловом письме каждая деталь должна работать на Вас!
Валентина Коренная — эксперт Mental Skills
