Отчет по форме СЗВ-ТД: важные изменения

Анастасия Синицына

Эксперт системы «Актион Кадры»

Кто сдает и куда

Сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД сдают все работодатели, в том числе индивидуальные предприниматели, у которых есть наемные работники. Сведения также подают на совместителей, дистанционных и надомных работников (пункт 1.4 порядка, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п).

Чтобы хранить сведения в электронном виде, индивидуальный лицевой счет каждого сотрудника Пенсионный фонд дополнил разделом «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица». Такой отчет разработали в связи с переходом на электронные трудовые книжки с 2020 года (Федеральный закон № 439-ФЗ, Федеральный закон № 436-ФЗ).

Форму СЗВ-ТД сдавайте в территориальные отделения Пенсионного фонда по месту учета организации или индивидуального предпринимателя. Если в организации есть обособленные подразделения, то подавайте отчет СЗВ-ТД отдельно по месту регистрации подразделения. Форма отчета утверждена постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п.

Скачать бланк формы СЗВ-ТД вы можете по ссылке.

Если в компании 25 и более сотрудников, сведения подавайте в электронном виде и подписывайте усиленной квалифицированной электронной подписью (пункт 1.12 порядка, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п). Если в компании меньше 24 человек, вы вправе подать сведения на бумаге, но можете это сделать также и в электронном виде (пункт 1.9 порядка, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п). Сведения на бумаге можно сдать лично, через уполномоченного представителя непосредственно сотруднику фонда либо по почте заказным или ценным письмом с описью вложения.

Какой срок сдачи

С 1 января 2020 года сведения по форме СЗВ-ТД сдавайте ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором по сотруднику были кадровые изменения или он подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (пункт 1.5 порядка, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п).

Если срок сдачи сведений совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, вы вправе отчитаться в ближайший следующий рабочий день (статья 193 ГК).

Крайние сроки сдачи СЗВ-ТД за 2020 год:

• за сентябрь — 15 октября;
• за октябрь — 16 ноября;
• за ноябрь — 15 декабря;
• за декабрь — 15 января 2021 года.

Специальные сроки сдачи отчета. Правительство наделили полномочиями менять порядок сдачи и срок сдачи отчета СЗВ-ТД в 2020 году (Федеральный закон от 24 апреля 2020 года № 136-ФЗ). Поэтому с 1 апреля 2020 года правительство установило специальный порядок сдачи сведений в ПФР при приеме и увольнении работников. Теперь данные нужно представлять не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме или увольнении работника (пункт 6 временных правил, утвержденных постановлением правительства от 8 апреля 2020 года № 460). Постановление вступило в силу 9 апреля. То есть с этого дня действуют новые сроки сдачи отчета.

О приеме и увольнении сотрудников отчитываться нужно будет не позднее рабочего дня, который следует за днем издания приказа о приеме или увольнении сотрудника. При переводе сотрудника на другую работу и при подаче заявления о выборе формата трудовой книжки сведения СЗВ-ТД нужно подавать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором был перевод на другую постоянную работу или подача заявления.

Как заполнить

Форму СЗВ-ТД заполняйте на каждого работника отдельно. Форму подавайте только в том случае, если в отчетном месяце по сотруднику были кадровые изменения. Если кадровых изменений не было, то форму на этого сотрудника не подавайте.

Перечень кадровых изменений, которые нужно внести в форму:

• прием на работу;
• перевод на другую постоянную работу;
• увольнение;
• установление второй или следующей профессии или иной квалификации;
• лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;
• переименование работодателя.

Также заполните форму СЗВ-ТД на сотрудника, если он в отчетном месяце подал заявление о продолжении вести бумажную трудовую книжку либо заявление о представлении сведений о трудовой деятельности.

Такой порядок предусмотрен в пункте 1.4 порядка, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п.

Если кадровых изменений не было, либо если сотрудник не подавал заявление о трудовой книжке или заявление о представлении сведений о трудовой деятельности, то форму на этого сотрудника в отчетном месяце не подавайте.

Если организацию переименовали, то нужно заполнить сведения по форме СЗВ-ТД на каждого сотрудника и внести данные о переименовании.

Когда заполняете форму СЗВ-ТД на сотрудника впервые в 2020 году, одновременно с кадровыми изменениями предоставьте сведения о его трудовой деятельности в вашей организации по состоянию на 1 января 2020 года. То есть о последнем на эту дату кадровом изменении (пункт 1.7 порядка, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п). Например, сотрудника перевели в январе 2020 года на другую должность, тогда в форме СЗВ-ТД за январь укажите его перевод и отдельной строкой его текущий период работы на 1 января 2020 года, то есть на какой должности и с какого числа он работал. Если на 1 января 2020 года последнее кадровое изменение по сотруднику было не прием на работу, а перевод на другую должность, то укажите именно перевод.

Аналогично заполните форму, если первое кадровое изменение по сотруднику произошло в любом месяце в течение 2020 года.

Если в течение 2020 года сотрудника не принимали, не переводили или не устанавливали другую профессию либо если он не подавал заявление о своем решении по трудовой книжке, сведения о периоде работы по состоянию на 1 января 2020 года по данному сотруднику предоставьте не позже 15 февраля 2021 года. То есть такого сотрудника нужно обязательно включить в отчет за январь 2021 года (пункт 1.7 порядка, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п).

Чтобы заполнить форму СЗВ-ТД, вначале впишите сведения о работодателе. Укажите регистрационный номер в ПФР, наименование работодателя, а также ИНН и КПП. Регистрационный номер в ПФР состоит из 12 цифр, его вы можете узнать у бухгалтера. Наименование работодателя возьмите из устава. В отчете ничего сокращать нельзя, поэтому название напишите полностью. Напишете вместо «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» — ООО «Альфа», сделаете ошибку. Если форму СЗВ-ТД подает индивидуальный предприниматель, то укажите его фамилию, имя и отчество полностью без сокращений по документу, который удостоверяет личность (пункт 2.1.2 правил, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п).

Далее заполните сведения о сотруднике, укажите его ФИО, дату рождения и СНИЛС. ФИО заполняйте в именительном падеже полностью, без сокращений и не заменяйте имя и отчество инициалами. В поле СНИЛС укажите страховой номер индивидуального лицевого счет сотрудника, по которому предоставляете форму СЗВ-ТД (пункт 2.2 правил, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п).

Если в отчетном периоде сотрудник подал заявление о продолжении вести трудовую книжку, то в строке «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» укажите дату подачи заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ. Если сотрудник подал заявление о представлении сведений о трудовой деятельности, то укажите дату подачи заявления в строке «Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности» (пункт 2.3 правил, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п).

Если заполняете ежемесячную форму, то укажите отчетный период, за который подаете сведения. Номер месяца пропишите в формате ММ, а год — в формате ГГГГ (пункт 2.4 правил, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п).

Затем заполните сведения о трудовой деятельности сотрудника. Так, в графе 1 укажите номер по порядку, а в графе 2 — дату кадрового мероприятия. В графе 3 укажите сведения о кадровом мероприятии в соответствии с пунктом 2.5.3 правил, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п.

В графе 4 укажите наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации и наименование структурного подразделения, если условие о работе в конкретном подразделении включили в трудовой договор. Если подаете сведения по внутренним или внешним совместителям, то в графе 4 после наименования должности и подразделения укажите, что сотрудник трудится по совместительству.

Если установили сотруднику вторую или следующую профессию, специальность или иную квалификацию, то в графе 4 укажите разряды, классы или категории этой профессии, специальности или уровни квалификации. Например, класс, категорию, классный чин и тому подобное (пункт 2.5.4 правил, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п).

Графу 5 заполняйте с 1 января 2021 года и только если по должности утвержден профстандарт. Тогда в графе 5 пропишите код из семи цифро-буквенных знаков в формате ХХ.ХХХ-Х-Х. Где первые пять знаков, разделенные точкой — код наименования вида профессиональной деятельности. Его возьмите из раздела I «Общие сведения» профстандарта. Шестой знак — буква, которая обозначает обобщенную трудовую функцию. А седьмой знак — уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция. Последние два знака возьмите из раздела II «Описание трудовых функций» профстандарта (пункт 2.5.5 правил, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п).

Например, для должности директора по персоналу проставьте код 07.003-H-7 (профстандарт «Специалист по управлению персоналом», утверждено приказом Минтруда от 6 октября 2015 года№ 691н).

Если по должности нет утвержденного профстандарта, то графу 5 не заполняйте.

Графу 6 заполняйте, если сотрудника уволили. Впишите без сокращений причину, по которой расторгли трудовой договор, в соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона. Также укажите статью и пункт Трудового кодекса, которые являются основанием для увольнения (пункт 2.5.6 правил, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п).

В графе 7 укажите документ, который является основанием для приема, перевода или увольнения сотрудника. А в графах 8–9 — дату и номер такого документа. Дату укажите в формате ДД.ММ.ГГГГ, а номер приказа или иного документа без знака «№» (пункт 2.5.7-2.5.9 правил, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п).

Если сотрудника лишили права занимать должность или вести деятельность в соответствии с приговором суда, внесите в графу 4 запись о том, на каком основании и на какой срок его лишили права. Запись внесите на основании приговора суда (пункт 2.5.4 правил, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п).

Если в компании изменили наименование, то запись об этом внесите в сведения СЗВ-ТД отдельной строкой. Для этого в графе 2 пропишите дату, с которой изменилось наименование, а в графе 3 укажите «Переименование». Далее в графе 4 пропишите, что «старое наименование» с конкретного числа переименовано в «новое наименование». В графах 7–9 укажите реквизиты приказа или документа, который подтверждает изменение наименования (пункт 2.8 правил, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п).

Как отменить или скорректировать сведения

Если нашли ошибку в сведениях СЗВ-ТД по сотруднику или отменили по нему кадровое изменение, отправьте в фонд еще одну форму СЗВ-ТД только на этого сотрудника.

Чтобы отменить сведения о подаче сотрудником заявления о ведении трудовой книжки, заполните новую форму СЗВ-ТД. В ней в строке «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» пропишите дату, которую указывали раньше, и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».

Если нужно скорректировать неправильную дату подачи заявления, заполните новую форму СЗВ-ТД и в строке «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» заполните новую дату, когда сотрудник подал заявление.

Такой порядок предусмотрен в пункте 2.3 правил, утвержденных постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п.

Аналогичный порядок применяйте, когда нужно отменить или скорректировать заявление о представлении сведений о трудовой деятельности.

Если нужно отменить запись в ранее представленных сведениях о трудовой деятельности по сотруднику, то заполните новую форму СЗВ-ТД по нему. В ней продублируйте первоначальные сведения, которые были заполнены неправильно, но при этом в графе 10 проставьте знак «X» (пункт 2.6 порядка, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п).

Если нужно исправить сведения о трудовой деятельности сотрудника, которые подавали ранее, то заполните новую форму СЗВ-ТД. В ней продублируйте первоначальные сведения, которые были заполнены неправильно, но при этом в графе 10 проставьте знак «X». А затем следующей строкой внесите корректные сведения (пункт 2.7 порядка, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п).

Как проверить отчет

Все работодатели с 6 августа 2020 года могут предварительно проверить форму СЗВ-ТД на форматно-логистический контроль в личном кабинете страхователя на сайте ПФР с помощью сервиса «Загрузить проект отчетности». Возможность проверки не зависит от того, каким образом работодатель сдает СЗВ-ТД. Проверка доступна и тем работодателям, у которых численность работающих менее 25 человек и отсутствует усиленная квалифицированная электронная подпись.

Порядок проверки СЗВ-ТД в личном кабинете страхователя на сайте ПФР:

1. Авторизация в личном кабинете страхователя. Укажите ИНН и регистрационный номер в ПФР.
2. Подготовка файла с формой СЗВ-ТД. Сформируйте файл на тех сотрудников, у которых были кадровые мероприятия в прошедшем месяце, и на тех, кто подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Используйте для формирования или бухгалтерскую, или кадровую программу работодателя, или одну из бесплатных программ, которые предлагает ПФР.
3. Загрузка подготовленной формы СЗВ-ТД для проверки. Выгрузите сформированный файл СЗВ-ТД в формате XML, а затем загрузите в личный кабинет страхователя на сайте ПФР, чтобы файл прошел форматно-логический контроль. Файл будет передан в информационную систему ПФР со статусом «Черновик».

Дождитесь результатов проверки и подготовьте готовый файл для сдачи формы СЗВ-ТД. Если обнаружены ошибки, исправьте их и сформируйте новый файл для проверки. Если ошибок нет, то:

• распечатайте, заверьте и представьте в ПФР форму СЗВ-ТД в бумажном виде, если у работодателя менее 25 сотрудников. Распечатать готовую проверенную форму СЗВ-ТД можно с помощью сервиса «Загрузить проект отчетности» без загрузки проверенного файла в стороннее ПО. Сотрудник ПФР сверит загруженный файл СЗВ-ТД «Черновик» с бумажной формой и, если они совпадают, отправит представленную отчетность на обработку;
• загрузите проверенный файл с формой СЗВ-ТД, заверьте УКЭП и передайте в ПФР через оператора связи или личный кабинет страхователя на сайте ПФР.