Как бухгалтер своего работодателя обворовывал: непридуманная история

Собственник бизнеса должен доверять своему бухгалтеру как адвокату. Это факт. Иначе как работать? И многие доверяют, забыв про известную пословицу — «Доверяй, но проверяй». Этим бесстыдно пользуются нечистоплотные сотрудники, ловко пристроившись к финансовой кормушке. Начинают они с малого, постепенно увеличивая объемы украденного. Когда проблемы с финансами, налогами, санкциями достигают точки кипения, предприниматель начинает бить тревогу и обращается за помощью к независимым специалистам.

Ситуации у всех очень стандартные — собственники бизнеса полностью отдали финансы и налоги на откуп бухгалтеру, совершенно не интересуясь, а что же сотрудник делает. Приведу пример одной истории. Если кто-то вдруг узнает себя, то не переживайте, это не вы. Это ваш собрат по недоразумению.

Многолетний бизнес индивидуального предпринимателя, моего клиента К., несся под откос. Для пополнения оборотных средств продана недвижимость, открыты кредитные линии, но кассовые разрывы продолжались, прибыль отсутствовала, задолженность перед поставщиками увеличивалась. Проводим внутренний аудит. Запрашиваем выписку банка — и тут первая неожиданность. С расчетного счета клиента К. регулярно списывались денежные средства в пользу его бухгалтера. Без договоров, без распоряжений, без ведома самого клиента К.

Платежами занималась непосредственно бухгалтер. Клиент К. предоставил ей доступ в интернет-банк под своей личной электронно-цифровой подписью, что нарушает правила пользования расчетным счетом. На бухгалтера должна быть оформлена персональная электронно-цифровая подпись.

Бухгалтер, пользуясь доверием собственника бизнеса, просто переводила денежные средства на расчетный счет своего супруга-предпринимателя.

Точка контроля. Проверять выписки банка, чтобы убедиться, что денежные средства перечисляются по назначению. Оформлять на бухгалтера личный доступ в интернет-банк.

Следующий этап — акты сверок с поставщиками и покупателями. Очередные сюрпризы. Ни с одним контрагентом не сходился акт сверки. Оптовые покупатели подтверждали документами оплату за товар. В бухгалтерском учете факты оплаты за товар частично отсутствовали.

С поставщиками ситуация была зеркальная. В учете значилась оплата, а по факту денежные средства до поставщиков доходили не в полном объеме.

Точка контроля. Проводить с контрагентами акты сверки взаимных расчетов. Законодательством установлена ежегодная обязанность сверки расчетов при закрытии финансового года. По факту вы можете сверяться в удобное для вас время.

Внимание! Сверку расчетов с контрагентом может подписывать только лицо, имеющее право подписи без доверенности или же уполномоченное лицо по доверенности. Иначе в арбитражном суде акт может быть признан недействительным.

Далее еще интереснее. Бухгалтер из кассы брала наличные денежные средства для уплаты налогов и взносов от заработной платы сотрудников.

По справкам, полученным из налоговой инспекции, выяснилось, что:

Вопросы крутятся на языке:

Точка контроля. Запрашивать справку о расчетах с бюджетом.

Периодичность разная. Рекомендую делать это раз в квартал после сдачи всех отчетов и уплаты налогов. Нужна она, чтобы понимать наличие или отсутствие взаимной задолженности с бюджетом. Данные в программе автоматизации учета бывают далеки от действительности.

Осторожно! Если вы получите такой документ как «Акт сверки расчетов с бюджетом», то его нужно согласовать в течение 30 дней, иначе он автоматически будет признан действительным. Не рекомендую его запрашивать.

Точка контроля. Запрашивать у бухгалтера сданную отчетность с отметкой фискальных органов о принятии. Если отчетность сдается через интернет, то самый удобный вариант — хранить в электронном виде. И места не занимает, и распечатать можно всегда. В случае конфликтного расставания с бухгалтером вся отчетность при вас остается.

Точка контроля. Запросить у бухгалтера таблицу сдачи отчетов и уплаты налогов на текущий год. Попросите кого-нибудь сверить полученную информацию по налоговому календарю. Вы удивитесь, но не каждый бухгалтер придерживается сроков, установленных законодательством.

Это еще не конец истории. У клиента К. по договору подряда трудился специалист по работе с программой автоматизации учета. Выяснилось, что этот специалист видел, что в программе учета сам учет как таковой отсутствует. Есть большое количество неверных бухгалтерских проводок, кассовые документы ведутся не в хронологическом порядке, недостоверное списание товаров. И он даже бухгалтеру указывал на это не единожды. Но вот почему-то собственнику бизнеса ни разу об этом не обмолвился.

Точка контроля. Если есть специалист по программе автоматизации учета, то запрашивайте у него информацию о состоянии дел в базе данных, а также попросите настроить автоматическое архивирование базы на доступный для вас носитель.

После всего увиденного у меня возник резонный вопрос: по каким критериям собственник бизнеса подбирал себе бухгалтера? Ответ был более чем удивительный. Оказывается, в резюме претендентки ему очень понравился факт: прошла множество камеральных проверок без замечаний со стороны налоговой инспекции.

Клиент К. просто не знал, что при сдаче любой декларации или расчета, по нормам Налогового кодекса инспектору отводится определенное время на камеральную проверку. Если у инспектора появляются вопросы, то он адресует их вам в письменной форме, бывает, что устно решается вопрос. Так что, по умолчанию камеральную проверку проходят все юридические и физические лица, индивидуальные предприниматели.

Каждый первый собственник бизнеса, столкнувшийся с малограмотным или непорядочным специалистом, утверждает — я нанял сотрудника, чтобы он работал, зачем мне изучать бухгалтерию? Мое мнение — собственник должен понимать что происходит в его бизнесе, это его зона ответственности. Отсюда следует, что собственник как минимум должен знать, как контролировать своих специалистов, в том числе и бухгалтера.

Если же вам некогда самостоятельно заниматься контролем, то пригласите независимого специалиста провести внутренний аудит своей компании.

Соблюдайте простые рекомендации:

Это поможет вам установить контроль за своими финансами и убережет от потерь.

Желаю процветания и благополучия вашему бизнесу!