Скопировать ссылкуИногда решение очевидных задач сталкивается с неожиданными трудностями. И трудности эти оказываются не в содержательной сложности задачи, а в том, что процесс работы «не складывается».
Такие затруднения можно назвать организационными. И в них всегда присутствуют две составляющие. Первая связана с неопределенностью взаимных позиций. Например, для создания отчета о проблемах продаж требуются усилия сотрудников разных отделов. Экономический отдел может создать отчет при условии, что отдел продаж и отдел работы с клиентами предоставят необходимые данные. Но руководители и сотрудники этих отделов не подчиняются начальнику экономического отдела. И если, например, начальник отдела продаж эту работу не считает для себя приоритетной, то и данные он предоставит не когда нужно начальнику экономического отдела, а когда у него найдется время. В такой ситуации единственное, на что может рассчитывать начальник экономического отдела, так это на хорошее к себе отношение. А предоставление данных вынужден рассматривать как личную любезность.
Вторая трудность — процедурная. Чтобы создать нужный отчет, руководитель экономического отдела должен распределить работы между сотрудниками, создать правила обмена промежуточными данными и правила получения результата. Для выполнения работы могут потребоваться расчеты не только сложные, но и нестандартные. В этом случае у него может не оказаться инструмента — процедуры или алгоритма выполнения работы.
Ситуация может еще раз осложниться позиционно, если для обработки данных потребуется помощь программистов. Их придется упрашивать, как и начальников других отделов. Как правило, руководители предприятий заранее предполагают подобные сюжеты и не ждут мгновенных свершений от своих заместителей. В итоге результаты появляются с таким опозданием, что часто становятся уже никому не нужны.
Во избежание вышеописанного, прежде чем начинать выполнение любой работы, необходимо подготовиться, а именно принять три решения.
Первое — определить точный состав участников работы. В нашем примере этот состав очевиден: экономический отдел, отдел продаж, отдел работы с клиентами и, возможно, отдел информационных технологий.
Второе — нужно создать логический сценарий действий, т. е. описание алгоритма предстоящей работы. Алгоритм определяет логику (т. е. последовательность) предстоящих действий всех участников: откуда поступают данные, кто и как их обрабатывает, кому направляются результаты обработки, как проверяется достоверность исходных данных, расчетов и т. д. При составлении алгоритма определяется время выполнения каждого шага и оценивается общая продолжительность работы.
Очевидно, что на предприятии у сотрудников много разных заданий. Поэтому при составлении алгоритма происходит согласование возможностей всех исполнителей. Это позволяет сбалансированно вписать предстоящую работу в контекст уже запланированных заданий, что дает возможность получить реалистическое представление о трудоемкости и сроках выполнения поставленной задачи.
И наконец, третье. Необходимо назначить координатора, который поможет участникам преодолеть затруднения — позиционные и процедурные. Важно одновременно с назначением координатора определить правила, при помощи которых обсуждаются разногласия и принимаются компромиссные решения. Из опыта известно, что даже хорошо спланированная работа может столкнуться с непредвиденными проблемами. Например, вдруг выясняется, что какие-то данные нужно восстанавливать, а все считали, что они есть в архивах. Координатор может внести изменения и в сценарий работы, и в сроки ее выполнения.
Подготовительные действия на порядок сокращают трудности организационного процесса, ускоряют темп выполнения работ и повышают качество полученных результатов.
Мнение, что они, дескать, только мешают и тормозят работу, достаточно распространено. Поэтому на совещаниях часто приходится слышать, что «нужно делать, а не рассуждать». Но если подсчитать, во что обходится «энтузиазм» упрощенного выполнения заданий, когда подготовка работ игнорируется, то преимущества описанного выше подхода становятся очевидны. И главное — становятся очевидными преимущества экономические.
