Скопировать ссылкуЗатраты, связанные с оборудованием, являются одними из наиболее сложных с точки зрения управления ими. А управлять ими сложно потому, что сами по себе это затраты сложные, комплексные, включающие три группы затрат:
Первая группа - это затраты на получение юридической возможности использования оборудования. (Первоначальная стоимость оборудования, если оборудование покупается в собственность. Затраты на аренду, если оборудование берется в аренду. Лизинговые платежи, если оборудование получается по схеме финансового лизинга.)
Вторая группа - это затраты на получение технической возможности использования оборудования. Иными словами, затраты на то, что чтобы оборудование находилось в рабочеспособном состоянии - затраты на техническое обслуживание и ремонт. (К этим затратам относится стоимость запасных частей, заработная плата собственного обслуживающего персонала, стоимость услуг сторонних организаций.)
Третья группа - это затраты на собственно эксплуатацию оборудования. Затраты, которые возникают в процессе его работы, когда оборудование «крутится». (В первую очередь, сюда относятся энергоресурсы, позволяющие оборудованию работать. А из всех энергоресурсов, применительно к розничной торговле, важнейшим будет электроэнергия.)
С точки зрения возможностей снижения представленная групповая структура данных затрат диктуем нам следующее требование:
«При рассмотрении различных мероприятий по снижению затрат одной группы необходимо принимать во внимание то, как проведение этих мероприятий отразится на затратах другой группы».
Естественным следствием этого требования является главный «секрет» борьбы с данными затратами:
«Стремиться к тому, чтобы общая сумма затрат, связанных с оборудованием, снизилась. Даже если при этом затраты по какой-нибудь из групп вырастут».
Собственно, можно не сомневаться, никакого особого секрета в этом «секрете» для Вас нет.
Вы прекрасно знаете, например, что можно купить двадцатилетний автомобиль «Вольво» «всего» за 120 000 рублей. А потом ежегодно тратить почти столько же на его техническое обслуживание. Иными словами, сэкономив на первоначальной стоимости, можно потом разориться на техническом обслуживании.
Но кроме рассмотренного «несекретного секрета» есть и еще один.
Важно ведь не только то, во сколько нам обходится оборудование. Важно и то, какой эффект мы получаем от его использования, какую полезную работу оно выполняет.
Таким образом, второй «секрет» снижения затрат, связанных с оборудованием можно сформулировать следующим образом:
«Стремиться к тому, чтобы на единицу результата, полученного от использования оборудования, приходилось как можно меньше затрат, связанных с его использованием».
(Если продолжить автомобильную тему, то применительно к эксплуатации автотранспорта рассмотренный показатель трансформируется в показатель «Стоимость 1 километра пробега».)
Теперь, сказав главное о затратах, связанных с оборудованием, рассмотрим ряд практических вариантов по снижению данных затрат.
Способ 1. Планирование потребности в оборудовании
«Нет человека - нет проблемы».
Нет оборудования - нет и связанных с ним затрат.
Самый простой и самый радикальный способ снизить затраты на оборудование - это не покупать его и не использовать. Тогда и затраты все «в ноль» исчезнут.
Но, конечно же, речь не идет о том, чтобы вообще от него отказаться. Нет. Надо просто не покупать и не использовать лишнее оборудование. А ответить на вопрос «Что является лишним, а что - нет?» поможет планирование потребности в оборудовании.
Методики расчета потребности в разного рода оборудовании, применительно к розничной торговле, описаны в публикациях, особой сложности не представляют, так что Вы вполне можете ими воспользоваться самостоятельно.
Показательным является пример с кассовыми терминалами.
При расчете необходимого количества кассовых терминалов крайне важно не ошибиться.
Малое количество кассовых терминалов - это несовершенные покупки, недовольство и снижение лояльности покупателей. Иными словами недополученные доходы. Сегодня или в будущем.
Лишний кассовый терминал - это дополнительная стоимость на кассовый бокс, POS-систему, фискальный регистратор, лицензии. Плюс затраты на последующее обслуживание.
Оптимальное количество кассовых терминалов Вы вполне можете рассчитать сами, воспользовавшись представленными в многочисленных публикациях формулами. И даже если Вы не решитесь полностью положиться на результаты самостоятельно проведенных расчетов, то, по крайней мере, сможете проверить результаты расчетов, которые представила Вам привлеченная для этого компания-поставщик.
Кстати, о компаниях-поставщиках торгового оборудования, предлагающих комплексное оснащение объекта.
Зачастую проектированием магазинов, в том числе и расчетом потребности в оборудовании, занимаются именно компании, которые это самое оборудование и поставляют. Поэтому неудивительно, что их проекты могут иметь склонность к повышенной плотности размещения торгового оборудования, а их фантазии в «комплексном оснащении магазина «под ключ» не знают предела. Так что не ленитесь перепроверить их. А если Вы и себе не доверяете, то пригласите независимого эксперта.
Цель оснащения магазина - создать возможность по размещению планируемого ассортимента товара на имеющихся площадях и сделать операции с товаром удобными как для покупателей, так и для персонала магазина.
Основная ошибка, через которую многие проходят - это планирование потребности в оборудовании и проектирование размещения оборудования до формирования «ассортиментной матрицы». На самом же деле, только после формирования этой матрицы Вы сможете четко оценить - какая площадь выкладки необходима и какой перечень оборудования необходим. После этого можно подключать к работе компании, занимающиеся комплексным оснащением, и тогда уже их «фантазии» будут лежать в рамках Вашего технического задания, так что предложить больше необходимого им будет уже сложнее.
Всегда помните, что недостаток оборудования - это плохо. Но его избыток - это еще хуже.
И не следует «с ходу» соглашаться на предложения о «комплексном оснащении». Бывает, что лучше привлечь несколько поставщиков, каждый из которых будет поставлять какую-то одну группу оборудования.
Способ 2. Правильный выбор оборудования
Что понимается под «правильным видом оборудования», и в чем собственно суть данного способа?
Правильный выбор оборудования - это выбор оборудования с использованием тех двух «секретов», которые мы рассмотрели выше.
А суть данного способа состоит в том, что при выборе оборудования: надо стремиться к тому, чтобы:
- значение показателя «Общая стоимость владения» было минимальным, т.е. сумма всех затрат, связанных с данным оборудованием была минимальной;
- на единицу полезной работы оборудования (на единицу полученного от его использования результата) приходилось минимум затрат.
Практическое применение данного способа рассмотрим на примере холодильных ларей. Холодильные лари - вообще благодарная тема. В том смысле, что при правильном подходе здесь можно получить очень неплохие результаты.
Во-первых, можно использовать лари вместо бонет, при этом доукомплектовать лари стеллажами.
Источников эффективности в этом случае сразу два.
Во-первых, эксплуатация ларей обходится дешевле эксплуатации бонет.
Во-вторых, для увеличения «отдачи с квадратного метра» для бонет используются так называемые суперструктуры. А для ларей вполне достаточно обычных, более дешевых стеллажей. Соотношение приблизительно такое. На секцию бонета 3,75 м необходима суперструктура стоимостью порядка 40 000 рублей. А стеллаж для ларя такого же размера будет стоить порядка 18 000 рублей.
Во-вторых, можно существенно выиграть за счет правильного выбора производителей и моделей ларей.
Здесь, собственно, главный принцип такой:
повысить «отдачу с квадратного метра», т.е. чтобы на единицу площади пола приходилось максимум полезного объема.
Ну а «попутно» удается улучшить и другие эксплуатационные характеристики и снизить затраты.
Вот один из примеров.
Лари Arneg Malmoe были заменены на лари AHT PARIS. Результат получился следующий. Удалось не только почти на четверть увеличить полезный объем (при одновременно сокращении занимаемой площади!!), но и в 4 (!!) раза снизить затраты на электроэнергию.
Еще пример.
Лари другой марки - Branford Saturn - меняются на те же лари AHT PARIS. В этом случае снижение затрат на электроэнергию оказалось не столь впечатляющим, как в предыдущем примере. Но зато в большей степени вырос полезный объем (и тоже при сокращении занимаемой площади).
Вообще, за время шестилетнего «знакомства» авторов с ларями AHT последние зарекомендовали себя с самой лучшей стороны:
- Абсолютная, практически «неубиенная» надежность;
- Какой-то особый монтаж для них не нужен. Так что на установку тратиться не нужно. А когда Вы вдруг решите съехать в другое помещение, то для «демонтажа» ларей достаточно просто вынуть вилку из розетки;
- Обслуживать в них нечего, а потому нет необходимости платить сервисным организациям. (Конечно, не забывайте хотя бы пару раз в год помыть их «Доместосом».);
- Лари AHT выпускаются разных типов - среднетемпературные, низкотемпературные и мультирежимные. (Есть модели с автооттайкой, что позволяет вообще «забыть» о необходимости их обслуживания. Вашему персоналу останется только загружать в них продукты.) Оборудование с разными режимами работы позволит Вам установить линейку ларей в торговом зале для продажи всего ассортимента продукции «заморозки» и «охлажденки». И, при необходимости, легко и безболезненно переводить лари с хранения «заморозки» на хранение «охлажденки» или наоборот.
Один из авторов свою позицию в отношении выбора производителя ларей готов сформулировать так:
«Надо сказать, что мои «потребительские предпочтения» в пользу АНТ сложились не сразу. За то время, в течение которого я использовал лари, у меня было желание сократить расходы на их покупку, и как один из шагов была покупка ларей у конкурента AHT - компании Costan. Компания Costan очень уважаемая во всем мире, но понял одно: если Вы хотите достичь эффекта экономии покупать нужно именно AHT. Если у Вас есть деньги и время, можете проверить мое утверждение. Но я в этом убедился на собственном опыте и заверяю Вас: лари AHT значительно лучше по качеству и по своим характеристикам ларей Costan. Не наступайте на те же грабли.
Способ 3.: Правильная организация технического обслуживания оборудования
... Конечно же, потенциальные затраты на техническое обслуживание (и ремонт) надо рассматривать в совокупности с прочими затратами на оборудование и с оценкой «совокупной стоимости владения», т.е. в рамках реализации представленного выше.
Однако, правильную организацию технического обслуживания оборудования можно рассматривать и как самостоятельный способ снижения затрат. И дело тут вот в чем. Один и тот же вид оборудования одного и того же производителя в одном случае может обслуживаться и ремонтироваться дешевле, чем в другом. Все зависит от того, насколько рационально организовано и ведется техническое обслуживание.
Можно сформулировать следующие основные правила рациональной организации технического обслуживания оборудования.
Правило 1.: Проведите тщательный анализ вариантов при выборе исполнителя работ по техническому обслуживанию.
Речь идет о том, что необходимо рассмотреть все «плюсы» и «минусы» варианта «самообслуживания» и варианта, когда выполнением работ занимается сторонний подрядчик.
В случае варианта самообслуживания «плюсы» и «минусы» будут следующими:
- Стоимость «нормо-часа» работы собственного сотрудника будет ниже, чем у внешних подрядчиков. Но надо принимать во внимание, что собственного сотрудника Вы не всегда сможете полностью загрузить работой, а потому у него будут часы «оплачиваемого простоя»;
- Собственный сотрудник находится «под рукой», т.е. теоретически сможет приступить к работе почти моментально. В то же время, сотрудник может находиться на больничном и в отпуске. И тогда Ваши «тылы» будут неприкрытыми;
- Сотрудника надо обеспечить необходимым инструментом и расходными материалами. Плюс иметь в наличии некий минимальный набор самых ходовых запасных частей;
- С собственного сотрудника всегда можно спросить, в т.ч. и «рублем». В то же время, провинившийся сотрудник всегда может просто уволиться.
В случае привлечения внешнего подрядчика «плюсы» и «минусы» будут следующими:
- Стоимость «нормо-часа» работы будет выше. Но, с другой стороны, оплачивается время только фактического выполнения работы, «простои» не оплачиваются;
- Подрядчик сможет приступить к работе только через несколько часов (или даже дней) после вызова. (Скорость реакции на поступившую заявку оговаривается в договоре и жестко контролируется.) С другой стороны, у него не будет «отпусков и больничных»;
- Инструменты у подрядчика - свои. Обеспечение запчастями - тоже за подрядчиком. (Этот аспект обслуживания тоже оговаривается в договоре.);
- В договоре можно прописать ответственность подрядчика, в т.ч. и финансовую. Но не факт, что, при необходимости, можно будет его привлечь к ответственности. Кроме того, подрядчик будет склонен к злоупотреблениям, в т.ч. будет стремиться под видом «обоснованного ремонта» продавать Вам запчасти.
Если говорить об общей тенденции, то содержание собственной ремонтной службы, в большинстве случаев, экономически менее оправдано, чем привлечение подрядчика. (Единственный вариант, для которого уместно «самообслуживание» - это сеть, включающая в себя более полдюжины торговых точек с большим парком оборудования.) Так что, если в Вашем регионе есть относительно вменяемые подрядчики, то отдайте предпочтение им.
Правило 2.: Тщательно подходите к выбору подрядчика и правильно оформляйте отношения с ним.
Неплохим вариантом подрядчика, вроде бы, может быть поставщик данного оборудования. Вы можете всячески декларировать ему, что и в будущем собираетесь «отовариваться» у него. Тогда можно предположить, что за «дивиденды» с будущих продаж поставщик будет хорошо выполнять работу по техническому обслуживанию уже проданного оборудования.
С другой стороны, здесь может быть ситуация, аналогичная с ситуацией на автомобильном рынке. Можно, например, проводить обслуживание купленного автомобиля у официального дилера, у которого она была куплена. Но стоимость нормо-часа у «официалов» - вызывающе непристойная. Так что резоннее обратиться в «обычный» автосервис, где работу сделают не хуже, но с расценками в 1,5 - 2 раза ниже. Поэтому уже на этапе выбора и закупки оборудования надо разделять стоимость оборудования и стоимость обслуживания. В случае попытки завышения стоимости обслуживания, брать стороннюю организацию (не ту, у которой непосредственно закупалось оборудование).
Можно выбрать схему работы «по вызову и по факту», когда Вы будете вызывать подрядчика при возникновении фактической потребности в проведении работы по обслуживанию и оплачивать будете фактически выполненную работу.
Такая схема кажется справедливой: Вы не оплачиваете работу, которой не было, а оплачиваете ту, которая фактически выполнена. Но эта внешняя «справедливость» имеет и оборотную «несправедливую» сторону: подрядчик, волей-неволей, будет заинтересован не в том, чтобы Ваше оборудование работало, а в том, чтобы Вы обеспечивали его работой. Проще говоря, сегодня он устранит поломку, но ровно таким образом, чтобы через две недели его вызвали снова.
Можно выбрать схему абонентского обслуживания, когда Вы платите некоторую сумму за период, а подрядчик заботится о том, чтобы в данном периоде Ваше оборудование работало.
Отчасти эта схема является «несправедливой»: Вы за квартал заплатили, допустим, 20 000 рублей, а подрядчик у Вас даже не появился. Такая ситуация возможна, конечно. Но, все же, «справедливости» в этой схеме больше: заказчик, как и Вы, заинтересован в том, чтобы Ваше оборудование работало, а не в том, чтобы работа была у него самого.
Поэтому, в большинстве случаев, схема абонентского обслуживания является более приемлемой. Но, для ее удачной реализации, надо придерживаться следующих рекомендаций:
- Общую стоимость абонентского обслуживания разбивайте на две части - стоимость работ и стоимость запасных частей (плюс расходных материалов);
- В отношении стоимости работ проводите разделение стоимости работ по плановому обслуживанию и стоимости внеплановых (аварийных) работ. Конечно, подрядчику не очень интересно брать на себя выполнение непредсказуемых по трудоемкости аварийных работ за фиксированную сумму. Настаивайте на этом. В противном случае ваш «Договор абонентского обслуживания» превратится в схему работы «по вызову и по факту»;
- В отношении внеплановых (аварийных) работ оговорите предельные сроки, в течение которых подрядчик обязуется их выполнить. Подрядчик, вероятно, захочет вставить сюда спасительное для себя примечание «при наличии запасных частей». Поэтому оговорите особо и вопрос наличия запасных частей. (Об этом - ниже.)
- При определении стоимости запасных частей, поставляемых «бесплатно» в рамках абонентской платы, оговорите перечень этих запасных частей и цену по каждой позиции. (Вынесите перечень и цены в приложение к договору.);
- К указанному перечню запасных частей обязательно сделайте примечание, что «Подрядчик обязуется постоянно иметь их в наличии на складе». А для всех остальных, не упомянутых в перечне запчастей, оговорите максимальный срок их доставки.
Правило 3.: То, что техническим обслуживанием оборудования занимается внешний подрядчик, совсем не значит, что Вы сами должны полностью от этого вопроса самоустраниться.
Во-первых, кто-то должен взаимодействовать с подрядчиком. (Или даже с подрядчиками.)
Во-вторых, кто-то должен их контролировать и принимать их работу.
В-третьих, вообще кто-то должен отвечать в компании за поддержание оборудования в рабочеспособном состоянии и за затраты, которые в связи с этим возникают.
Поэтому Вам нужен ответственный человек, который непосредственно «руками» может ничего и не делать, но который будет управлять обслуживанием и ремонтом оборудования.
Затраты, связанные с оборудованием, являются одними из наиболее сложных для управления. Все потому, что сами по себе это затраты сложные, комплексные.
Первый «секрет» правильной работы с данными затратами:
«Стремиться к тому, чтобы общая сумма затрат, связанных с оборудованием, снизилась. Даже если при этом затраты по какой-нибудь из групп вырастут».
Второй «секрет» снижения затрат, связанных с оборудованием можно сформулировать так
«Стремиться к тому, чтобы на единицу результата, полученного от использования оборудования, приходилось как можно меньше затрат, связанных с его использованием».
Чтобы на практике воспользоваться этими «секретами», есть три основных возможности:
- Правильно планировать потребность в оборудовании.
- Правильно выбирать оборудование.
- Правильно организовывать его техническое обслуживание.
