Личный транспорт на работе

Компании, чья деятельность не сконцентрирована в одном офисе, привлекают на работу людей, которые могут использовать в производственных целях свой личный транспорт. Такое решение организации может быть выгодно с нескольких сторон: используя недостатки законодательства, регулирующего налог на прибыль и НДФЛ, включая страховые взносы, предприятие фактически расширяет парк автомобилей без затрат на приобретение таковых, а также имеет возможность провести оптимизацию налогообложения.

В соответствии со статьей 188 ТК РФ сотруднику, который задействует в интересах работодателя свое имущество, в том числе автомобиль, фирма обязана выплачивать компенсацию за использование и износ, а также возмещать расходы, связанные с обслуживанием соответствующего имущества. При этом Трудовой Кодекс прямо указывает на то, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон и закрепляется в письменном виде.

Казалось бы, что еще может быть нужно бухгалтеру для выплаты компенсации и ее учета в затратах в целях исчисления налога на прибыль? Однако, прежде чем принимать такие расходы к затратам, работник финансового отдела должен учесть следующие особенности действующего налогового законодательства.

Для подтверждения обоснованности выплат компенсаций в пользу сотрудника кроме соглашения с ним в письменной форме фискальные органы хотят видеть запись о разъездном характере работы такого специалиста в должностной инструкции, хотя соответствующего требования в законе нет.

Как следует из пункта 1 подпункта 11статьи 264 НК РФ и подтверждено постановлением Правительства РФ от 08 февраля 2002 года № 92, к учету в расходах с целью уменьшения налога на прибыль принимается компенсация работнику, произведенная работодателем только в пределах норм, установленных постановлением. Этот нормативный акт говорит, что за использование работником своего автомобиля ему подлежит компенсация в размере 1200 рублей, в случае если объем двигателя ТС менее 2000 куб. см. В свою очередь, для автомашин объемом двигателя свыше указанного объема причитающаяся выплата равна 1500 рублей.

Все мы понимаем, что такие суммы не отражают реальный износ автомобиля, соответственно, рассматриваемое постановление Правительства РФ требует внесения изменений, причем не только в суммы компенсаций, но и, возможно, в более детальную проработку градации автомобилей. Ведь любому обывателю понятно, что эксплуатация и ремонт отечественного авто существенно ниже, чем обслуживание иномарок.

Получается, что с точки зрения трудового законодательства размер выплаты может быть любым, о котором стороны договорились, однако в соответствии с НК РФ в расчете налога на прибыль могут быть учтены только озвученные выше суммы, поэтому компенсации, превышающие установленные нормы, работодатель может, конечно, выплачивать, но только за счет собственных средств. В связи с чем напрашивается вопрос: а зачем это надо работодателю и какую сумму к выплате последний обозначит перед наемным лицом?

Еще одним подводным камнем для бухгалтера при уменьшении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль за счет выплаченных средств в счет компенсации работнику, использующему свой автомобиль, является требование о том, что приведенная выше норма установлена из расчета эксплуатации ТС в течение месяца, но непрерывно. То есть сотрудникам компании необходимо позаботиться о наличии документов, подтверждающих ежедневное использование машины, или рассчитывать компенсацию, подлежащую учету соразмерно периоду эксплуатации ТС.

Здесь также не обошлось без пробела в законодательстве, ведь точного определения документа, которым подтверждается факт ежедневного использования личных автомобилей, нет. Что, в свою очередь, дает возможность инспекторам самостоятельно определять список подтверждающих документов, которые должны быть в компании. Так, обязательной бумагой с точки зрения фискалов является путевой лист, оформленный в соответствии с требованиями Минтранса РФ от 18.09.08 г. №152.

Имейте в виду, подобные «просьбы» налоговых органов незаконны. Путевой лист формируется компанией в обязательном порядке только на те автомобили, которые находятся в собственности или арендованы организацией. Именно этот факт служит основанием для начисления заработной платы, кроме того путевые листы используется для учета работы автотранспорта предприятия (данная позиция поддерживается арбитрами в постановлениях ФАС ЦО от 25.05.2009 г. №А62-5333/2008 и ФАС ЗСО от 19.01.2009 г. №Ф04-8171/2008 (18850-А70-40)).

Таким образом, работодатель, чьи работники используют свое личное ТС в служебных целях, может иметь альтернативные документы, подтверждающие ежедневное использование автомобиля, например, журнал учета разъездов, отчеты работника, заверенные его непосредственным начальником, и т.п.

Как видно, учет в расходах по налогу на прибыль выплаченной компенсации четко регламентируется нормативными актами, что естественно ограничивает возможность оптимизации расходов компании. Однако сами контролирующие органы дают ответ в письмах Минфина России от 26.05.2009 года №03-03-07/13 и от 15.10.2008 года № 03-03-7/24 на вопрос, каким образом уйти от нормирования рассматриваемых расходов. Налоговики предлагают вместо дополнительных соглашений к трудовым договорам заключать договора аренды ТС с сотрудниками и переводить все выплаты в суммы арендной платы. В такой ситуации установленные нормы расходов не применяются, а главным критерием будет являться соответствие размера арендной платы рыночным условиям.

В вопросе выплаты компенсации есть еще один конфликтный момент. Связан он с суммами выплат в пользу работников, подлежащими налогообложению НДФЛ и, как следствие, начислением и уплатой страховых взносов в соответствующие фонды.

Пункт 3 статьи 217 НК РФ устанавливает, что суммы компенсаций, выплаченные работнику в соответствии с действующим законодательством, в пределах норм не подлежат обложению НДФЛ. Таким образом, вплоть до 2010 года налоговые инспекторы придерживались мнения, что если размер выплат, о котором сотрудник и работодатель договорились в письменной форме, выше чем установленные нормы, о которых речь шла выше, то все, что за их пределами, будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Однако письмом Минфина РФ от 20.05.2010 года № 03-04-06/6-98 данная точка зрения была изменена, в нем чиновники ссылаются на главу 23 НК РФ «Налог на доходы физических лиц», в законе сказано, что норм, ограничивающих не подлежащие налогообложению суммы компенсаций, не содержится. Следовательно, к НДФЛ нормативы, установленные для налога на прибыль, не применяются, а значит, любая сумма, о которой договорились работник и работодатель, будет освобождена от обложения этим налогом и страховыми взносами во внебюджетные фонды.

Предположим, что работодатель готов рискнуть тем, что, увеличивая размер компенсации выше установленных норм, он не сможет разницу отнести на расходы, уменьшающие налог на прибыль. Однако весь объем выплачиваемых под этим основанием денежных средств в пользу работника не будет облагаться НДФЛ, а, следовательно, и страховые взносы начислению на такие суммы не подлежат. Таким образом, в связи с сокращением налогового бремени по НДФЛ и страховым взносам возникает реальная экономия.

Интересно, что имущество, которое работник по соглашению с работодателем может использовать для решения служебных задач – например, компьютер, принтер, сканер, технические инструменты и т.п. – не имеет такой детальной проработки в законодательстве, как личный транспорт. Так, законами не установлены нормы компенсации за использование другого имущества, не утвержден порядок определения условий использования, длительности и т.д. Все это дает возможность работнику и работодателю, руководствуясь статьей 188 ТК РФ, договориться о реальных суммах компенсации за применение личного имущества работника в период трудовых будней.

Хотя и здесь бухгалтеру надо быть осторожным. В такой ситуации налоговики имеют возможность проверять только размер выплат, произведенных в пользу работников, а, следовательно, они должны быть экономически обоснованы и соразмерны.

Интерес к суммам компенсаций у инспекторов связан с тем, что в противовес ТС компенсация за использование иного имущества может быть учтена в расходах по налогу на прибыль в полном объеме, при этом вся сумма выплаты не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Это обстоятельство дает повод для злоупотреблений недобросовестными компаниями нормами права. Поэтому, чтобы не попасть в такую категорию налогоплательщиков, можно использовать для расчета компенсационного платежа суммы, рассчитанные по принципу определения сумм амортизационных отчислений по аналогичному имуществу, исходя из срока полезного использования его в соответствии с постановлением Правительства РФ от 01.01.02 года №1.