Скопировать ссылку
1. Вывод денежных средств
Чаще всего используется сотрудниками финансовых подразделений компании, однако отдельные виды махинаций с денежными средствами могут применяться и другими сотрудниками.
- Выдача крупных денежных средств под отчет и невозвращение их в кассу организации;
- Перевод на банковские счета подконтрольных фирм/индивидуальных предпринимателей и физических лиц;
- Проведение сделок через подконтрольные организации;
- Перечисление «золотых парашютов» (для топ-менеджмента совместно с генеральным директором);
- Начисление необоснованно завышенных премий и/или иных выплат;
- Завышение командировочных расходов.
Собственники компании должны регулярно, не реже 1 раза в год, проводить независимый аудит. Внутренние проверки в таких случаях малоинформативны. По сути, вы просите сотрудников проверить самих себя и отчитаться.
Взгляд со стороны помогает выявить скрытые нарушения и оперативно на них реагировать: некоторые категории сделок можно оспорить, работников привлечь к материальной ответственности, сделать выводы об ошибках и недочетах в системах внутреннего контроля и своевременно внести изменения в документы.
Показательные судебные процессы и увольнения могут благоприятно повлиять на действие/бездействие других сотрудников. Но важно начинать их только при уверенности в положительном исходе дела, иначе эффект может быть обратным.
2. Воровство товарно-материальных ценностей
Самый простой способ нажиться за счет работодателя и самый распространенный. Прежде всего потому, что доступен всем категориям работников от уборщицы до генерального директора.
Кому стоит опасаться?
Данный вид мошенничества может проявиться в любой фирме, вне зависимости от числа работников, сферы деятельности и оборотов. Другой вопрос, что размер убытков для компаний будет разным. Существуют десятки схем воровства сырья, товаров со складов, с прилавков, подмена товара более дешевыми аналогами, различные способы долива/досыпа/разбавления не штучных товаров и материалов. Регулярные инвентаризации и системы видеонаблюдения помогут сократить объем сворованного, но вряд ли решат проблему раз и навсегда. Особенно это касается больших предприятий.
Отдельно стоит выделить недобросовестные действия с интеллектуальной собственностью. В большей степени это касается IT-компаний, разработчиков программного обеспечения, сферы культуры, искусства и продакшена, рекламы, дизайна и других.
Любой бизнес, построенный на создании и дальнейшей продаже/передаче интеллектуальных прав, находится в зоне риска.
Украсть интеллектуальную собственность намного проще, чем товары или сырье: не нужно думать о камерах, охранниках, таре, инвентаризациях и других стандартных методах отслеживания нарушений.
Особое внимание работодателям в подобных сферах нужно обращать на:
- четко прописанную трудовую функцию работника, его рабочее время и место, должностные инструкции;
- указание на принадлежность исключительных прав на всю созданную работником интеллектуальную собственность компании;
- системы безопасности компьютерной техники, в частности, отслеживание обращения с внешними накопителями данных, копирование файлов, их пересылка сторонним объектам;
- положения о ноу-хау и коммерческой тайне организации;
- внутренние регламенты обращения с конфиденциальной информацией.
Главное правило — работник должен быть всегда в моменте осведомлен, что в данный момент он совершает противоправное действие. Если система настроена таким образом, то проще будет доказать, что работник знал, что та или иная информация относится к коммерческой тайне, принадлежит работодателю и запрещена к распространению.
Что касается услуг?
Бизнесменам в этом секторе стоит меньше всего опасаться за воровство товарно-материальных ценностей. Однако даже в сфере услуг рядовые сотрудники могут использовать ресурсы компании. Вот только некоторые примеры:
- Использование расходных материалов в личных целях: канцелярия, расходные материалы офисной техники (тонеры, электроэнергия, телефония, программное обеспечение и др.)
- Сдача в субаренду офисных помещений. Речь идет не об официальных договорах, а о предоставлении помещения в пользование за плату в нерабочие дни/часы. При отсутствии систем видеонаблюдения и пропускного режима выявить такой способ мошенничества будет довольно сложно. Разве что, методом «поймать за руку».
- Использование рабочего времени в личных целях. Да, пожалуй время — основной ресурс бизнеса в сфере услуг, особенно высокопрофессиональных. Если сотрудник тратит рабочее время на оказание услуг не клиентам фирмы, а своим личным клиентам и/или родственникам/друзьям, то такие неоплаченные часы несут убытки для компании. Превентивными мерами здесь будет использование, установление KPI, четкое понимание предпринимателем себестоимости человеко-часа, аудит затраченного сотрудниками времени.
3. Предоставление скидок/программы лояльности
Данный вид мошеннических действий распространен среди менеджеров по продажам как в b2b, так и в b2с секторе.
Обычно менеджерам предоставляется некая «вилка», в которой они могут предоставлять скидки. Нередко часть выручки идет в карман менеджеру, который договаривается с клиентом.
Бюджеты, которые распределяются на программы лояльности, не всегда реализуются для этих целей. Подарочные карты/товары оседают у родственников и друзей. Итогом обычно является неудовлетворенность работой маркетингового отдела и плохо просчитанным бизнес-планом. То есть под горячую руку попадает не то звено цепочки.
Снизить риск недобросовестных действий помогут жесткие, понятные и четко регламентированные правила. Должны быть соблюдены все три критерия. И действие по схеме plan-do-check-act. При этом check должен быть регулярный и на всех звеньях.
4. Создание компании-клона
Схема используется сотрудниками высшего звена: директор, финансовый директор, коммерческий директор, бухгалтер. Нередко данная схема применяется и недобросовестными партнерами по бизнесу.
На кого регистрируется компания-клон?
Обычно компания регистрируется:
- на самого сотрудника;
- на близкого родственника;
- на бывшего/нынешнего друга/партнера/сослуживца.
Регулярно компания зарегистрирована на 1 лицо с минимальным уставным капиталом, управляющий и владелец совпадают.
Стоит проверять сотрудников на этапе собеседования на наличие параллельных бизнесов, ведение предпринимательской деятельности через ИП, наличие бизнесов у родственников. В настоящее время существует масса государственных и коммерческих баз данных, в которых содержится полная информация.
Как осуществляется перевод контрактов?
Компания «А» (ваша) ведет переговоры с клиентом. Компания «Б» (клон) имеет совпадение с компанией «А»: название, коды ОКВЭД, сайт, адреса электронной почты, контент и т.д.
На этапе подписания договора клиенту:
- предоставляют договор с реквизитами компании «Б» (в данном случае даже клиент уверен, что его контрагентом является ваша компания, просто деньги он платит компании «Б»);
- приходит представитель компании «Б» и предлагает тот же товар/услугу за меньшую цену.
В каждом из случаев сотрудник по факту использует все ресурсы вашей компании, в том числе деловую репутацию и положение на рынке для продажи, а итоговый профит имеет компания-клон.
Как противостоять?
Если схема реализована генеральным директором или партнером по бизнесу — идти в суд. Оспорить прямые сделки между клиентом и компанией-клоном будет проблематично. Но если в компании внедрена и жестко функционирует CRM-система, которая отслеживает все взаимодействия с клиентами на каждом этапе продажи, выявить «замерзшие продажи» будем проще. По каждому случаю нужно выяснять причины как у менеджера, так и у клиента.
Должны совпасть следующие критерии:
- менеджер встречался с клиентом, выявил потребность и обсуждал контракт;
- у менеджера/родственника есть параллельный бизнес;
- совпадение наименования, кодов ОКВЭД, сайта, электронной почты и т.д.;
- клиент не заключает сделку, говорит, что потребность отпала/выбран другой исполнитель.
5. Копирование клиентской базы
Данная схема используется как вместе со схемой 4, так и самостоятельно. Обеспечьте правовые и технические средства защиты клиентской базы как коммерческой тайны. 100 % защиты это не даст, но позволит контролировать и своевременно выявлять факты нарушений.
Как противодействовать мошенничеству персонала?
1. Превентивные меры.
Четкая и совместная работа службы безопасности, HR и кадрового отдела, сократит число неблагонадежных работников еще на этапе собеседования.
Второй этап — четкая регламентация трудовых отношений, не только прав и обязанностей, но и ответственности за нарушения. Сотрудник должен не просто подписать трудовые и внутренние документы, но реально с ними ознакомиться. Акцентируйте внимание нового сотрудника, что вы знаете о возможных схемах мошенничества, следите за этим и боретесь за чистоту рабочего процесса. Один факт осведомленности об ответственности отсеет тех, кто просто испугается.
Третий этап — погружайте работника в корпоративную культуру компании, донесите мысль о том, что, залезая в ваш карман, сотрудник делает дырку и в своем тоже. Зачем воровать у того, кто с тобой делится?
Кроме юридических, кадровых и коучинговых технологий, не стоит забывать и об IT-инфраструктуре. Хорошая система позволит вам удобно и своевременно отслеживать процессы, выявлять сбои и отклонения от нормы.
2. Выявление мошеннических действий.
При выявлении факта мошенничества со стороны сотрудника прежде всего документально зафиксируйте сам факт.
В этом вам поможет кадровый отдел, юридический отдел, финансовый отдел (если нарушение связанно с этой сферой), IT-отдел. Соберите все возможные доказательства, завизируйте их надлежащим образом.
Если доказательство может быть уничтожено, следует пригласить нотариуса и зафиксировать их нотариально.
3. Мошенничество выявлено, что дальше?
Штрафные санкции. Распространенная история в российских компаниях — работников штрафуют за различные нарушения.
Еще раз хочется напомнить всем работодателям — такой меры ответственности как штраф Трудовым кодексом РФ не предусмотрено. Взыскивая штрафы из заработной платы, вы рискуете попасть под пристальное внимание госорганов (не без помощи обиженного работника), с соответствующими разбирательствами и штрафами уже на компанию и директора.
Однако есть иные методы воздействия: если нарушение совершено впервые и не повлекло для компании значительного ущерба, сделайте работнику замечание или выговор, проведите разъяснительную беседу, подчеркните, что при повторении ситуации будет поставлен вопрос об увольнении, возможной материальной и даже уголовной ответственности. Беседу такую лучше вести с доказательствами на руках, в присутствии юриста компании и сотрудника отдела кадров.
Увольнение. Первое, что приходит на ум — увольнение. Это правильный шаг, но не стоит с ним спешить и увольнять сотрудника «одним днем». Провести внутреннее расследование и собрать доказательства причастности к фактам нарушения проще, когда человек есть, чем когда его нет и с ним невозможно связаться. Так что сначала — сбор доказательств, потом — увольнение.
Встает вопрос: увольнять по соглашению сторон или «по статье»? Чтобы не портить отношения и не затягивать процесс многие работодатели предлагают расстаться полюбовно и одним днем. Сотрудник не несет никакой ответственности, а просто выходит на рынок с чистой репутацией и документами. Мороки, конечно, меньше, а вот социальной ответственности бизнеса — никакой. Представьте, что такой работник дальше приходит к вам на собеседование или к вашему постоянному клиенту. Хотели бы вы знать, в чем истинная причина ухода с предыдущего места работы? Большинство ответят утвердительно.
Важный момент: работодатель должен быть уверен, что нет никаких нарушений трудового законодательства с его стороны. Взыскать материальный ущерб и убытки, тем более привлечь к уголовной ответственности, удастся не всех сотрудников. А вот получить иски и судебные разбирательства о незаконном увольнении, восстановлении на работе и выплате компенсаций за вынужденный прогул — вполне реальная перспектива. Стоит помнить, что в трудовых спорах работник является социально незащищенной стороной, а потому бремя доказывания некоторых обстоятельств переносится на работодателя. Сказать суду «Этот сотрудник был уволен за мошенничество» без доказательств и приговора суда — не аргумент. Об этих нюансах нужно думать на берегу.
Взыскание убытков в суде. Это решение подходит, если мошенник — генеральный директор. Взыскать убытки можно как с действующего, так и с уволенного директора. Такой иск может заявить как сама компания, так и любой из ее участников в интересах компании.
Вопросы о том, какие убытки и как можно взыскать с нерадивого директора — тема для отдельной статьи. Но собственникам бизнеса стоит помнить, что это реальный шанс не просто пожурить, но и вернуть деньги в оборот.
Привлечь к материальной ответственности. Работодатель должен помнить, что при отсутствии соглашения о полной материальной ответственности работник отвечает лишь в пределах своей заработной платы.
Привлечение к уголовной ответственности. Если мошеннические действия приняли систематический характер или нарушение повлекло существенные убытки — подавайте заявление в полицию. Работодатель должен быть готов допустить следователей до внутренних дел компании. Вы должны быть на 100 % уверены в том, что нет состава преступления в ваших действиях.
Некоторые выводы
Описать в одной статье все возможные схемы мошеннических действий и противостояния им невозможно. Тема мошенничества персонала — вопрос, который должен решаться и регулироваться на каждом этапе развития любой компании.
Лучшей тактикой здесь будет «доверяй, но проверяй». Законодательство позволяет урегулировать многие вопросы и взыскать со злоумышленников убытки. Однако не стоит забывать и о неправовых методах:
- проверка сотрудников как на этапе приема на работу, так и при смене должности/подразделения;
- проведение независимых аудиторских проверок и инвентаризаций;
- построение здоровой рабочей атмосферы на предприятии;
- построение корпоративной культуры, ее развитие и поддержание;
- предоставление достойной компенсации за труд, включая нематериальные поощрения работников;
- повышение квалификации сотрудников (нередко связано не с умышленными действиями, а с банальной нехваткой опыта или квалификации).
