Отправить статью или инфоповод

Как правильно работать с договорами: опыт IT-компаний

Как правильно работать с договорами: опыт IT-компаний
© Amy Hirschi

Любой бизнес в процессе работы поджидает множество рисков. Но большинство из них можно предугадать еще на старте — и придумать, как свести их к минимуму. Получается, что успех компании напрямую зависит от того, насколько хорошо у нее получается моделировать возможные негативные ситуации и готовиться к ним заранее. Юрист UX-студии Everest Елена Мешкова и исполнительный директор IT-продакшна Extyl Ольга Каверина рассказывают, на что нужно обратить внимание при работе клиентов с подрядчиками и как составить договор, чтобы минимизировать возможные риски.

Юрист UX-студии Everest
Исполнительный директор Extyl
Не начинать работу без подписанного договора — простая истина, которая не требует подтверждения. Форматы взаимодействия бывают разными — например, Fixed Price, когда в контракте фиксируется сумма и сроки выполнения конкретных работ, или Time and materials, где оплата предусмотрена за фактическое количество отработанных подрядчиком часов.

Договор клиента с подрядчиком — это настольная карта, где должны быть прописаны:

  1. Все действия, которые необходимо совершить сторонам.
  2. Сроки выполнения работ.
  3. Дополнительные документы, которые надо составить сторонам после оказания услуг — акты, отчеты и так далее.
  4. Формат, в котором будут переданы результаты работ.

Юристы нередко злоупотребляют профессиональными терминами, без которых можно легко обойтись. Договор должен быть ясным и доступным для всех, кто его читает — поэтому мы стараемся избегать канцеляризмов и сложных нагромождений. Все положения должны быть понятны без привлечения юрисконсульта, так как им будут пользоваться аккаунт- и проджект-менеджеры.

Простое правило: документы надо составлять так, чтобы сторонам договора было легко их использовать.

В договорах должна явно прослеживаться необходимая последовательность действий:

  1. Условия начала работ, шаги выполнения и этапы закрытия: сдача технического задания, дизайн, верстка и так далее.
  2. О чем необходимо информировать другую сторону и в какие сроки. Например, сколько времени есть у клиента на принятие работ, на предоставление необходимых материалов или правок.
  3. Как будет происходить согласование работ.
  4. По какой форме будет составляться акт выполненных работ. Особое внимание нужно уделить пункту про автоподписание — если акт не подписан по истечении срока договора и отсутствует мотивированный отказ от подписания, то работы будут считаться выполненными с надлежащим качеством и принятыми в установленные сроки.
  5. В какой срок принятые работы должны быть оплачены.

Когда все участники процесса одинаково понимают, что, как и когда делать, вероятность наступления разногласий существенно снижается.

Дополнительно обезопасить себя можно с помощью информационных писем. Например, если по договору у вас предусмотрена постоплата в течение 60 дней, а предоставление информационных материалов задерживается (даже на 2–3 дня) — вы можете написать уведомление о сдвиге сроков.

Не забывайте всегда отвечать на претензии заказчика. Помните — эти ответы в случае споров будут рассмотрены в суде.

Оригиналы документов

Процессуальные кодексы содержат понятие «письменные доказательства» и требуют предоставление их в суд в подлинном виде либо в виде надлежащим образом заверенной копии. Мы храним в своем архиве оригиналы всех документов, которые подписываем с клиентами. Это помогает отстоять свою позицию в случае возникновения спора и передачи его на рассмотрение суда.

Статья 160 Гражданского кодекса РФ и Федеральный закон № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года «Об электронной подписи» приравнивают документы, подписанные электронной цифровой подписью, к документам, подписанным собственноручно. Системы электронного документооборота позволяет быстро обмениваться с контрагентами документами, имеющими юридическую силу — подписать документы можно буквально за пару минут.

Если контрагент не использует ЭДО, на помощь приходят курьерские службы. Чтобы избавить клиента от лишних хлопот, мы берем все вопросы, связанные с обменом документами, на себя.

Важно: при использовании курьеров всегда отправляйте документы с описью и желательно Почтой России — ее квитанции суды принимают в качестве доказательства.

Отслеживание сроков и документов по проектам

Каждый понедельник мы проводим планерку, на которой разбираем возникающие на проектах проблемы. В обсуждении участвуют все проектные менеджеры, аккаунты, сейлзы, аккаунт-директор, финансовый менеджер, юрист и HR-директор.

На планерках юрист и аккаунт-менеджер сверяются по вопросам исполнения каждого договора:

  1. Проверяем сроки выполнения работ — успеваем ли? Если нет, разбираем, в чем причина, как ее устранить. Когда работы затягиваются, в обязательном порядке заранее уведомляем об этом клиента с объяснением причин. Готовим дополнительное соглашение об изменении сроков выполнения работ.
  2. Приняты ли результаты работ — когда направлен акт выполненных работ, получен ли он клиентом? Не вышел ли срок на подписание акта и направление мотивированного замечания? Напоминаем клиенту о необходимости подписания актов.
  3. Поступила ли оплата по подписанным актам в срок? Если нет, выясняем статус оплаты у клиента. К счастью, за годы работы студии Everest нам ни разу не пришлось направлять кому-то из клиентов претензию о наличии задолженности.

Всю важную информацию по проектам мы аккумулируем в таблице. Это позволяет заранее определить факторы риска: увидеть, где могут наступить неблагоприятные последствия и принять меры по их исправлению.

Переписка с клиентами

Казалось бы, нет разницы, по каким каналам общаться с клиентом — по почте, в Telegram-чате или через WhatsApp. Однако все не так просто.

Действующая судебная практика допускает направление уведомлений посредством мессенджеров или электронной почты, но предъявляет к такому способу общения ряд требований.

Переписка сторон может являться допустимым доказательством по делу и рассматриваться в совокупности с другими доказательствами в случаях, если:

  1. Возможность такой переписки закреплена в договоре и указаны каналы, по которым может происходить переписка.
  2. Отправитель и получатель сообщений должны быть идентифицированы, то есть из переписки должно быть однозначно понятно, кто именно ее ведет.
  3. Содержащиеся в переписке сведения имеют ясный характер. Из переписки должно быть понятно, что в ней обсуждается.
  4. Электронное сообщение содержит конкретные данные: даты, время, наименование контрагентов.

Поэтому если одна из сторон — клиент или представитель компании — вдруг заявит, что не получал значимую информацию, то в суде придется доказывать, что вы ее направляли и сделали это закрепленным договором способом.

Для минимизации этого риска рекомендуем указывать в договоре контактные данные обеих сторон: e-mail сотрудников, которые будут вести переписку по договору, и их номера телефонов. Закрепите, что признаете переписку в мессенджерах.

Помните: в некоторых мессенджерах можно не только удалить, но и изменить сообщение. Поэтому все ключевые моменты обязательно необходимо продублировать в переписке по электронной почте контактного лица, указанного в договоре, даже если они были согласованы до этого в мессенджере, при очном общении или при звонке.

Сдача-приемка работ

Один из самых существенных рисков возникает на заключительном этапе — приемке работ. Тут важно помнить, что критерии оценки результатов устанавливает подписанное обеими сторонами техническое задание, если в Договоре не прописаны иные документы.

Доказать качество работы можно актом, но тут важно понимать: даже если подписаны все акты, а заказчик нашел несоответствия техзаданию, исполнитель обязан их исправить.

***

Перечисленный выше набор действий не требует много времени и ресурсов. Однако он позволяет прогнозировать наличие проблем в будущем и решать их еще до их возникновения.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен в редакцию: