Скопировать ссылку
Договор клиента с подрядчиком — это настольная карта, где должны быть прописаны:
- Все действия, которые необходимо совершить сторонам.
- Сроки выполнения работ.
- Дополнительные документы, которые надо составить сторонам после оказания услуг — акты, отчеты и так далее.
- Формат, в котором будут переданы результаты работ.
Юристы нередко злоупотребляют профессиональными терминами, без которых можно легко обойтись. Договор должен быть ясным и доступным для всех, кто его читает — поэтому мы стараемся избегать канцеляризмов и сложных нагромождений. Все положения должны быть понятны без привлечения юрисконсульта, так как им будут пользоваться аккаунт- и проджект-менеджеры.
Простое правило: документы надо составлять так, чтобы сторонам договора было легко их использовать.
В договорах должна явно прослеживаться необходимая последовательность действий:
- Условия начала работ, шаги выполнения и этапы закрытия: сдача технического задания, дизайн, верстка и так далее.
- О чем необходимо информировать другую сторону и в какие сроки. Например, сколько времени есть у клиента на принятие работ, на предоставление необходимых материалов или правок.
- Как будет происходить согласование работ.
- По какой форме будет составляться акт выполненных работ. Особое внимание нужно уделить пункту про автоподписание — если акт не подписан по истечении срока договора и отсутствует мотивированный отказ от подписания, то работы будут считаться выполненными с надлежащим качеством и принятыми в установленные сроки.
- В какой срок принятые работы должны быть оплачены.
Когда все участники процесса одинаково понимают, что, как и когда делать, вероятность наступления разногласий существенно снижается.
Дополнительно обезопасить себя можно с помощью информационных писем. Например, если по договору у вас предусмотрена постоплата в течение 60 дней, а предоставление информационных материалов задерживается (даже на 2–3 дня) — вы можете написать уведомление о сдвиге сроков.
Не забывайте всегда отвечать на претензии заказчика. Помните — эти ответы в случае споров будут рассмотрены в суде.
Оригиналы документов
Процессуальные кодексы содержат понятие «письменные доказательства» и требуют предоставление их в суд в подлинном виде либо в виде надлежащим образом заверенной копии. Мы храним в своем архиве оригиналы всех документов, которые подписываем с клиентами. Это помогает отстоять свою позицию в случае возникновения спора и передачи его на рассмотрение суда.
Статья 160 Гражданского кодекса РФ и Федеральный закон № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года «Об электронной подписи» приравнивают документы, подписанные электронной цифровой подписью, к документам, подписанным собственноручно. Системы электронного документооборота позволяет быстро обмениваться с контрагентами документами, имеющими юридическую силу — подписать документы можно буквально за пару минут.
Если контрагент не использует ЭДО, на помощь приходят курьерские службы. Чтобы избавить клиента от лишних хлопот, мы берем все вопросы, связанные с обменом документами, на себя.
Важно: при использовании курьеров всегда отправляйте документы с описью и желательно Почтой России — ее квитанции суды принимают в качестве доказательства.
Отслеживание сроков и документов по проектам
Каждый понедельник мы проводим планерку, на которой разбираем возникающие на проектах проблемы. В обсуждении участвуют все проектные менеджеры, аккаунты, сейлзы, аккаунт-директор, финансовый менеджер, юрист и HR-директор.
На планерках юрист и аккаунт-менеджер сверяются по вопросам исполнения каждого договора:
- Проверяем сроки выполнения работ — успеваем ли? Если нет, разбираем, в чем причина, как ее устранить. Когда работы затягиваются, в обязательном порядке заранее уведомляем об этом клиента с объяснением причин. Готовим дополнительное соглашение об изменении сроков выполнения работ.
- Приняты ли результаты работ — когда направлен акт выполненных работ, получен ли он клиентом? Не вышел ли срок на подписание акта и направление мотивированного замечания? Напоминаем клиенту о необходимости подписания актов.
- Поступила ли оплата по подписанным актам в срок? Если нет, выясняем статус оплаты у клиента. К счастью, за годы работы студии Everest нам ни разу не пришлось направлять кому-то из клиентов претензию о наличии задолженности.
Всю важную информацию по проектам мы аккумулируем в таблице. Это позволяет заранее определить факторы риска: увидеть, где могут наступить неблагоприятные последствия и принять меры по их исправлению.
Переписка с клиентами
Казалось бы, нет разницы, по каким каналам общаться с клиентом — по почте, в Telegram-чате или через WhatsApp. Однако все не так просто.
Действующая судебная практика допускает направление уведомлений посредством мессенджеров или электронной почты, но предъявляет к такому способу общения ряд требований.
Переписка сторон может являться допустимым доказательством по делу и рассматриваться в совокупности с другими доказательствами в случаях, если:
- Возможность такой переписки закреплена в договоре и указаны каналы, по которым может происходить переписка.
- Отправитель и получатель сообщений должны быть идентифицированы, то есть из переписки должно быть однозначно понятно, кто именно ее ведет.
- Содержащиеся в переписке сведения имеют ясный характер. Из переписки должно быть понятно, что в ней обсуждается.
- Электронное сообщение содержит конкретные данные: даты, время, наименование контрагентов.
Поэтому если одна из сторон — клиент или представитель компании — вдруг заявит, что не получал значимую информацию, то в суде придется доказывать, что вы ее направляли и сделали это закрепленным договором способом.
Для минимизации этого риска рекомендуем указывать в договоре контактные данные обеих сторон: e-mail сотрудников, которые будут вести переписку по договору, и их номера телефонов. Закрепите, что признаете переписку в мессенджерах.
Помните: в некоторых мессенджерах можно не только удалить, но и изменить сообщение. Поэтому все ключевые моменты обязательно необходимо продублировать в переписке по электронной почте контактного лица, указанного в договоре, даже если они были согласованы до этого в мессенджере, при очном общении или при звонке.
Сдача-приемка работ
Один из самых существенных рисков возникает на заключительном этапе — приемке работ. Тут важно помнить, что критерии оценки результатов устанавливает подписанное обеими сторонами техническое задание, если в Договоре не прописаны иные документы.
Доказать качество работы можно актом, но тут важно понимать: даже если подписаны все акты, а заказчик нашел несоответствия техзаданию, исполнитель обязан их исправить.
***
Перечисленный выше набор действий не требует много времени и ресурсов. Однако он позволяет прогнозировать наличие проблем в будущем и решать их еще до их возникновения.
