Начало совещания — это как прелюдия в сексе :)

13 февраля 2013

4339

Бизнес-консультант, писатель

Приступать к вводной части совещения нужно, продолжая настройку на деловой разговор. Задайте параметры совещания: «Сегодня проводим регулярное оперативное совещание (или совещание по итогам работы за квартал, или по вопросу такому-то). Сейчас 9.30, работаем полчаса без перерывов».

Есть несколько способов начать совещание. Если это обычное оперативное периодическое совещание, планерка, то лучше всего начать с опроса сотрудников. Вы спрашиваете, они отвечают. Даже если вы предварительно заслушали каждого и досконально знаете, что он скажет, приучите сотрудников делать лаконичные доклады по определенной вами схеме: «На моем участке такие-то изменения обстановки, за неделю сделано то-то, получены такие-то результаты, на этой неделе планирую сделать то-то и то-то, столкнулся с такой-то проблемой». При этом добивайтесь, чтобы лишнее не звучало – то, что исключительно для ваших ушей, ну, быть может, еще для вашего заместителя.

Во-первых, диалоги в форме «вопрос-ответ» всегда полезны для утверждения статуса руководителя. Начальник всегда тот, кто задает вопросы, а подчиненный – кто на них отвечает. Во-вторых, в этот момент происходит обмен информацией между сотрудниками, а это: а) объединяет их вокруг общих задач; б) дает общее представление об обстановке в целом; в) очень хорошо стимулирует ассоциативную память и вызывает из нее то, что при обычных условиях невозможно; г) каждый сотрудник должен знать, что делают другие сотрудники. Это основа взаимодействия.

Каждое выступление каждого сотрудника руководитель должен коротко прокомментировать: одобрить, похвалить, упрекнуть, потребовать большего, все, что угодно, но последнее слово должно быть за начальником.

Такое начало совещания требует на вводную часть больше чем 5 минут, зато настройка происходит моментально. Это собственно уже и не только введение, а уже и основная работа.

Совещание может быть начато с выступления руководителя. На основании результатов персонального заслушивания сотрудников вы можете сделать на совещании обзор проделанной работы и полученных результатов. Расскажите об обстановке, рынке, отрасли, об общих задачах, усилиях по их решению и полученных результатах. Расскажите об «узких местах», проблемах, отклонениях от планов, недоработках, недостатках.

Затем перейдите к оценке работы, усилий и результатов каждого сотрудника. Теоретики-психологи рекомендуют бесстрастные высказывания и равное отношение к подчиненным. Руководители-практики говорят, что это невозможно и даже вредно. Подкрепить свою формальную оценку заслуг или просчетов сотрудника очевидной эмоцией – это и честно, и наглядно, и эффективно. Должен ли руководитель стесняться своих эмоций? В этом и уважение к подчиненному, и ваше небезразличное отношение к нему и тому, что он делает.

Совещание может быть также начато с какой-либо информации (распоряжения вышестоящего руководства, приказа по компании и т.д.). Поскольку в начале совещания подчиненным необходима настройка, раскачка, начните с привязки темы информационного сообщения к «местности» - месту и задачам вашего подразделения в компании: «Все вы знаете, как сильно влияют на настроение людей достойное обслуживание, качественные услуги и добротные товары. Наша компания делает все, чтобы соответствовать запросам потребителей. Ведь именно они приносят нам прибыль, и она должна быть заслуженной. Каждый из нас одновременно является и поставщиком услуг и потребителем подобных. Почувствуйте это «на своей шкуре». Мы должны быть безукоризненно совершенными в глазах потребителей... Руководство компании ясно понимает задачу создания доброй репутации среди населения и требует приложения всех возможных усилий к этому. Слушайте распоряжение генерального директора компании № 22 от 3 февраля 2013 года...».