Однодневные командировки: налогообложение суточных и расходов

Несмотря на активное развитие интернет-технологий и мессенджеров сотрудникам по-прежнему приходится ездить по служебным вопросам в другую местность, то есть в командировки. Наиболее популярными являются однодневные командировки, мнение по их налогообложению у фискалов поменялось.

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается деловая поездка сотрудника по поручению работодателя на определенный срок вне места постоянной работы.

Служебная поездка работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, командировкой не признается.

За каждый день в командировке предприниматель выплачивает сотруднику суточные. Об этом сказано в ст. 168 ТК РФ. Суточные в размере 700 рублей по России и 2500 рублей за ее пределами не облагаются НДФЛ и взносами. Но лимиты не касаются командировок длительностью в один день. Согласно Постановлению Правительства № 749, если работник имеет транспортную возможность ежедневно возвращаться домой, суточные не выплачиваются. При однодневной командировке сотрудник получает средний заработок.

Напоминаем: если сотрудник отправляется в командировку или возвращается из нее в выходной или праздничный день, то ему положен среднедневной заработок, не менее, чем в двукратном размере. Письмо Минтруда России № от 13.10.17 № 14-2/В-921.

Как вариант, можно оплатить по средней ставке и предоставить дополнительный выходной день.

В коллективных или трудовых договорах предусматривали иные выплаты взамен суточных. И в том и в другом случае расходы не были подтверждены документально. Налоговики считали, что раз нет документов, то такая выплата облагается НДФЛ и страховыми взносами. Однако предприниматели не раз оспаривали эту позицию в суде (постановление ВАС от 11.09.12 № 4357/12). И чиновники до последнего момента учитывали мнение судей.

Но на днях фискалы изменили свою позицию. Их логика проста: в однодневных командировках нет суточных (Постановление Правительства №749), а заменяющие их компенсационные выплаты документально не подтверждаются. А раз так, то на эти выплаты начисляются НДФЛ и страховые взносы. Свою новую позицию Минфин выразил в письме от 17.05.18 № 03-15-06/33309.

НДФЛ и страховыми взносами не облагаются только те расходы, которые документально подтверждены. Главное, чтобы они были связаны с командировкой и были произведены с ведома работодателя. Эти выплаты носят компенсационный характер и не включаются в состав оплаты труда. В частности, к таким расходам относят расходы на проезд до места назначения и обратно, представительские расходы. Чеки из ресторанов и на топливо, проездные билеты уменьшают налог на прибыль. Все документы сотрудник должен приложить к своему авансовому отчету, а предприниматель компенсирует затраты по ним.

Порой командировка плавно переходит в отпуск, не меняя место дислокации. Как быть с налогами тогда? На стоимость обратного билета придется начислить НДФЛ и страховые взносы. Ведь днем окончания командировки будет последний день перед отпуском. И, по мнению ФНС, обратный билет будет не из командировки, а из отпуска к месту работы. Такие разъяснения налоговики дали в письме от 11.05.2018 № БС-4-11/8968.

Может случиться и так, что командировка будет вообще отменена. В таком случае документально подтвержденные расходы на организацию командировки (например, билеты) приравниваются к убыткам и учитываются по налогу на прибыль, если не поименованы в статье 270 НК.