Онлайн-касса для ИП в 2021 году: кому применять и что выбрать

Кому понадобится онлайн-касса в 2021 году?

Еще в 2016 году законодательство уполномочило всех предпринимателей применять в своей деятельности онлайн-кассы, при этом предполагался поэтапный переход на новое оборудование. Если поначалу сетевые кассы применялись лишь в торговле, то последовательно под закон попали все области бизнеса. Уже с 1 февраля 2021 года онлайн-кассы должны будут использовать и отсроченные ИП.

Чтобы избежать штрафов, каждый предприниматель должен:

• иметь в наличии онлайн-кассу;
• правильно зарегистрировать кассовую технику;
• выдавать чеки во время расчетов с покупателями.

В противном случае инспекторы налоговой вправе выписывать штрафы. Фискальный чек, выдаваемый продавцом через контрольно-кассовый аппарат, имеет больший юридический вес, чем обычный. Покупатель сможет в любое время потребовать такой документ и получить его по «электронке», если возникли недоразумения с приобретенным товаром или оказанной услугой.

Что подразумевает переход на новую кассу?

Пользу от онлайн-касс получат не только покупатели, но и предприниматели. В своем онлайн-кабинете на сайте ФНС можно проследить всю информацию о покупаемых товарах, сделать анализ наиболее популярных запросов, оценить количество своих клиентов.

Какие действия предпринять для перехода на онлайн-кассу:

1. Приобрести новый аппарат или попробовать усовершенствовать старый. Если «бывшее» устройство не подлежит модернизации, его придется снять с учета. В полезной информации, предоставляемой ФНС, есть перечень касс, которые можно перенастроить.
2. Поставить новую ККМ (контрольно-кассовую машину) на учет (понадобится электронная подпись). Для регистрации в кабинете нужно сначала посетить налоговую службу с паспортом, ИНН и свидетельством о регистрации. Там выдадут логин и пароль для кабинета.
3. Установить интернет-соединение в магазине, салоне или торговой точке. При возможных сбоях связи касса три дня будет работать автономно и сохранит информацию о покупках. При восстановлении связи данные тут же будут переданы ОФД.
4. Оформить договор с ОФД, которого можно выбрать самостоятельно.

Во сколько ИП обойдется покупка и обслуживание онлайн-касс?

Для предприятий мелкой розничной торговли не потребуется интеграция кассы с 1С, магазин с 5–10 продажами в сутки использует ККТ лишь для выдачи чеков. Поэтому ИП обойдется простой автономной кассой, цена которой не превышает 12 тысяч рублей.

Другое дело — большой розничный супермаркет, где каждый день происходят сотни или тысячи покупок. Здесь ставят кассы с большими дисплеями и считывателями для штрих-кодов. Стоимость кассы, интегрированной с терминалом и учетным софтом, достигает 240 тысяч рублей. Сюда же нужно добавить расходы на:

• договор по обслуживанию ОФД — около 3 тысяч рублей в год;
• фискальный накопитель — 5 тысяч (их меняют ежегодно);
• интернет-услуги — от 1 до 4 тысяч рублей в месяц;
• цифровую подпись — от 1,5 до 3 тысяч рублей (одноразовый расход).

Как ИП грамотно выбрать онлайн-кассу?

Кассу покупают на длительное время, поэтому она должна отличаться надежностью и функциональностью. Сегодня на рынке представлены мобильные и стационарные модели. Первые подключаются к электросети (через розетку) и кабелю для интернета. Вторые работают через аккумулятор и выходят в сеть посредством SIM-карты.

На каком аппарате остановить свой выбор — зависит от специфики бизнеса. Рассмотрим несколько примеров:

• Сфера общепита. Кафе, бургерные и всевозможные киоски работают в ускоренном режиме, дабы избежать скопления людей в очереди. Поэтому касса в фастфуде должна иметь большой экран (для удобства выбора товарной позиции), терминал для оплаты, модель интеграции с учетными программами. Администратор каждой торговой точки может следить за наличием продуктов и вовремя пополнять запасы.
• Интернет-магазин. При отсутствии точек продаж подходит любая онлайн-касса с пересылкой данных, но предпочтительней модели с дополнительными функциями. К примеру, интеграция с приложением «Яндекс.Деньги» позволит передавать данные о продажах с сайта на кассу. Если магазин работает и офлайн, лучше приобрести разные ККМ для бумажных и электронных чеков. Хотя есть и универсальный вариант — «МодульКасса», работающая одновременно на сайте и в розницу.
• Вендинг. Автоматы с продуктами и напитками, паркоматы нуждаются в особенных устройствах. Специальные кассы ставятся прямо в корпус автоматов. В таких случаях законом разрешено не печатать чек, но некоторые ИП все же устанавливают с кассой еще и термопринтер.
• Курьерский бизнес. Касса на аккумуляторе и со встроенным модемом будет работать там, где «ловится» мобильная связь, курьер может спокойно брать ее на выезд. Здесь также эффективна функция отложенного чека, тогда покупатель на месте сможет выбрать из чека лишь подходящие позиции, остальные курьер удаляет из счета.

В любом случае, важно, чтобы ККМ входила в список разрешенных налоговой службой устройств (с таким перечнем можно ознакомиться на сайте ФНС).

Краткая инструкция по выбору ККМ

При выборе контрольно-кассовых аппаратов ИП должен учитывать несколько важных моментов, чтобы не пришлось работать с устройством, не удовлетворяющим условиям бизнеса.

На что обратить внимание по функционалу и техническим характеристикам:

• автономное или стационарное устройство;
• ввод данных (через кнопочную клавиатуру или сенсорный дисплей);
• ширина чека (зависит от длины наименований товарных позиций);
• скорость работы (по количеству обслуживаемых клиентов);
• способ подключения к сети (кабель, SIM-карта или Wi-Fi);
• размеры (зависит от места установки или необходимой мобильности).

При покупке онлайн-кассы также нужно уточнять такие вопросы:

1. Числится ли выбранная модель в реестре ККТ ФНС?
2. Есть ли готовое проверенное ПО к аппарату?
3. Случаются ли ошибки и сбои в работе компонентов?
4. Как долго прослужит печатающая головка принтера, легко ли заменять рулон бумаги?
5. Управляется ли устройство удаленно (поддержка связи с облачной системой)?
6. Предусмотрено в ККМ подключение к необходимой учетной системе?

ТОП-10 популярных онлайн-касс к 2021 году

iCASH

Модель относится к самым современным на российском рынке. Онлайн-касса iCASH может одновременно подключаться к нескольким устройствам, ее можно взять с собой и подзаряжать при необходимости через powerbank. В приборе нет клавиш и монитора, все работает через смартфон, а количество подключенных смартфонов не ограничено — выгодно там, где в торговом зале нужны несколько касс. Защищенная ОС надежно хранит данные, система обновляется автоматически при изменениях в законодательстве РФ. Российский производитель дает полную гарантию на свое устройство.

Эвотор 7.2

Мобильный терминал без фискального накопителя отличается простотой настройки, работает с 1С, подключается к терминалу, принтеру, денежному ящику. Возможна привязка к электронным весам. Невысокая цена, компактность и большое количество USB-портов делают модель приемлемой для любого типа бизнеса.

Эвотор 5i

Относится к онлайн-кассам нового поколения. Благодаря компактным габаритам, легко помещается на ладони. Устройство может работать без подзарядки до 12 часов, принимает оплату через QR-код на смартфоне. Аналогично предыдущей модели, допускает подключение терминала, принтера этикеток, ящика для денег, электронных весов. Работает с 1С. Модель отлично подходит как для стационарной, так и для выездной торговли.

АТОЛ 91Ф

Касса — одна из самых простых в эксплуатации и удобных по интерфейсу. Даже тому, кто впервые видит подобные устройства, не составит труда разобраться в функционале. Производитель обещает работоспособность терминала при высоких, до +45 °С, и низких, от –10 °С, температурах. Недорогие запчасти, в случае выхода кассы из строя, — еще один бонус для пользователя. Касса поддерживает оплату и кредитками, и смартфоном, подключается к любой платформе для связи с ОФД.

АТОЛ 20Ф

Бюджетная модель с оптимальным соотношением цена-качество. Отличительная особенность — фискальный регистратор с автоматическим отрезом и широкой лентой (можно вносить в чек информацию об акциях и скидках). Базовая комплектация полностью функциональна, разъемы USB и RJ-12 годятся для подключения денежного ящика. Устройство отлично справляется с приемами платежей в торговых точках любой проходимости.

Меркурий 115Ф

Модель получила не только новый дизайн, по сравнению с 115К, но и полностью соответствует требованиям законодательства РФ. Отличия — тонкий корпус, подсвеченный дисплей, защищенная от внешних воздействий клавиатура. Устройство легко настраивается без ПК, работает с весами и сканерами штрих-кодов, печатает логотипы. Модель применима в торговой сети любого назначения.

Эвотор 7.3

Одна из новейших моделей онлайн-кассы с очень ярким дизайном. Устройство имеет много портов для периферии, работает от аккумулятора до 14 часов, имеет выход в сеть по Wi-Fi или через SIM-карту. Для интеграции в 1С понадобится специальное ПО. Шифрование данных высокого уровня соответствует последним стандартам. Работает с терминалом, принтером, денежным ящиком, а для весов нужно будет установить дополнительный драйвер. Эвотор 7.3 выбирают для дорогих бутиков и ресторанов, где модель выглядит эффектно в оригинальном дизайне.

АТОЛ 30Ф

В линейке производителя это одна из самых бюджетных моделей. Однако, она совместима с любым кассовым программным обеспечением. Устройство экономично в эксплуатации, ремонте и обслуживании, легко настраивается через ПК. Фискальный накопитель меняется без вскрытия корпуса. Небольшие габариты — еще одно преимущество, даже с подключенной периферией касса не занимает много места на прилавке или рабочем столе. Специалисты рекомендуют АТОЛ 30Ф для торговли, предприятий общепита и сферы услуг.

ШТРИХ-М-01Ф

Относится к стационарным кассам высокой производительности, может работать в интенсивном режиме целый день (более 100 чеков). Устройство совместимо с любыми ОС, кассовым ПО и учетными системами. Денежный ящик, электронные весы и табло для покупателя подключаются просто. Касса снабжена автоотрезчиком и рассчитана на широкую ленту. Модель рекомендуется использовать в розничной торговле, сфере услуг и в транспортных компаниях.

АТОЛ Fprint 22-ПТК

Кассовая техника, совместимая с любыми ОС и товароучетными системами. Модель относится к средней ценовой категории. Отличается специальной конструкцией, позволяющей заменять чековую ленту за пару секунд. К устройству подключаются дисплей и ящик для денег, широкая лента позволяет наносить на чек рекламную информацию. Для оптимизации рабочей зоны предусмотрено вертикальное и горизонтальное размещение онлайн-кассы. Вариант хорош для предприятий любой сферы деятельности и разных масштабов товарных оборотов.

Итоги

Следуя описанным выше критериям, ИП сможет подобрать хорошую онлайн-кассу для своего бизнеса, ему не придется экспериментировать в поисках лучшей модели. Покупка ККМ — это тоже инвестиция в будущее, причем долгосрочная. Поэтому стоит обращать внимание и на потенциальные возможности аппарата, чтобы не менять его при появлении новых запросов.