Скопировать ссылку
ТОП-5 универсальных советов об эффективной реализации оперативного планирования для контроля над всеми рабочими процессами компании от управляющего партнера «Visotsky Consulting» Алены Шипош. Как добиться максимального соответствия плана и фактов, чтобы успеть все
Очень часто, когда я говорю с владельцами о планировании, я сталкиваюсь с различными возражениями. Некоторые сводят планирование к бюрократии, а также отсутствию продукта как такового. Вопреки этим мнениям, планирование рабочих процессов создано для того, чтобы точно видеть и спрогнозировать результат. В свою очередь, для руководителя план подчиненного является простым документом, с помощью которого можно контролировать ход проекта или выполнение регулярных работ.
Оперативное планирование, по своей сути — это планирование выполнения краткосрочных задач (на день, неделю, месяц).
Думаю ни для кого не секрет, что план/ факт — одна из главных колонок в любом отчете. Однако каким образом план помогает появлению фактических результатов? И как добиться их соответствия?
Ниже предлагаю вам 5 советов по реализации любого проекта. Их я успешно применяю в работе, и каждый день требую того же от своих сотрудников.
1. Еженедельное планирование
Не важно, используете ли вы task-менеджеры, CRM или только Excel, в план на неделю записываются задачи (то есть что-то, что нужно сделать), продукты (результат, который ожидаем получить вследствие выполненной задачи), время, запланированное на выполнение задачи (план/ факт) и дату выполнения задачи.
Секрет в том, чтобы держать план в актуальном состоянии и вносить данные по результатам работы каждый день.
2. Ежедневное планирование
Каждый день переносите задачи из недельного плана в ежедневник. Таким образом, вы формируете список того, что нужно сделать именно сегодня. По мере выполнения задач фиксируйте время и результат: так вы видите полную картину того, что уже сделано, и что осталось. Внося заранее запланированный временной период на выполнение задач, вы всегда сможете увидеть, насколько оптимально вы тратите свое время.
3. Приоритеты
План не может быть идеальным — это рабочий документ, который претерпевает различные изменения и коррекции. Но каждый день должны стоять приоритетные задачи, выполнение которых является первоочередным.
Я рекомендую ставить ежедневно по 3 приоритета, чтобы фокусироваться на главном, а не на всем сразу. Эти задачи выполняются в первую очередь и помогают «взяться за дело», особенно когда хочется отложить неприятную работу.
4. Одна задача в одну единицу времени
Последнее время в прессе, блогах и социальных медиа идут умеренно-горячие споры о том, что эффективнее — однозадачность или многозадачность.
Я уверенный сторонник однозадачности. У человека ограниченное количество внимания, и мои 10 лет опыта управления в бизнесе это подтверждают. Я регулярно наблюдала картину, когда сотрудники (а иногда и я сама) распылялись на несколько задач, и в итоге все они были выполнены лишь наполовину.
Поэтому, начав одну задачу, не переключайтесь на другую, пока не выполните текущую. Конечно, начинать день нужно с приоритетов.
5. Хронометраж
Для того чтобы точно отслеживать и анализировать личную эффективность и рабочий график, наилучший способ — вести хронометраж. Фиксируйте время старта и время завершения задачи и делайте выводы о соответствии плана/ факту.
В итоге вы получаете полностью заполненный недельный план. Это документ, свидетельствующий о вашей эффективности, в котором указаны:
- выполненные/ невыполненные задачи;
- план/ факт времени, затраченного на выполнение задачи;
- завершенные приоритетные задачи;
- данные в результате анализа, угодного вам (процент выполнения плана, время, потраченное на регулярные и рутинные задачи и т.п.).
Может показаться, что все это занимает огромное количество времени. Но мастерство — результат повторения: чем больше вы привыкаете к планированию, тем больше вы знаете о своих возможностях и тем эффективней вы проводите свой рабочий день и всю неделю.
Конечно, если мы говорим о деятельности компании, еженедельный план должен быть обязательно согласован с тактикой и стратегией развития предприятия.
Роман Станиславович, Алматы, Казахстан.
Статьи по планированию своего времени и элементов своей деятельности - всегда актуальны. Ценен опыт людей, анализирующих свою деятельность в конкретных условиях.
Мой 55-летний опыт, в т.ч. многолетний - в управлении, показывает некоторые отличия от тезисов автора.
Работая в одном из министерств Казахстана от старшего инженера, через главного инженера до начальника технического управления, после 4 лет работы на заводе, я столкнулся с таким явлением, как многозадачность на каждый день и у всех сотрудников. Министерство - 16 отраслей, более 1000 предприятий. Даже представить себе не могу, чтобы (за очень редким исключением, когда готовится проект конкретного решения Правительства)работник имел возможность готовить только один вопрос. В управлении выработалось Правило: каждая бумага должна вылежаться. Отсюда вывод: работник с опытом 2-5 лет в управлении одновременно работает над 3-4 документами. Более опытные - охватывают больше. Но, всегда надо помнить, что время выхода одного документа - не менее трех дней (чтобы вылежалось). Иначе, в скороспешке - как правило, получается халтура. Не надо бояться многозадачности. Она была и будет. Мастерство будет расти пропорционально решаемым вопросам. Старшие товарищи, более опытные - всегда помогут.
Есть еще один момент из опыта, но о нем - потом.
Спасибо.
Либо надо начать договариваться, создавать такие условия, где каждому достойному экономическому участнику будут созданы равные и адекватные возможности. В противном случае будет продолжаться обвал нашей промышленности, производства, торговли. И выживать будут только те, у кого есть "концы" во властных структурах.
Планирование - в кап. мире было всегда. Причем, рассчитанное на точных обоснования. Иначе - огромные штрафы за неустойку, читать Джека Уэлча (Дженерал Электрик), "От хорошего к великому" и сотни других описаний ихнего опыта. Кто не планирует - быстро сойдет с дистанции.
Спасибо.
Роман Станиславович
Причём попытки создания эффективного хозяйствования были и в плановой советской системе. Магомет Чартаев, Валерий Водянов добились просто впечатляющих успехов. Просто во время застоя и перестройки это не было нужно никому.
А планирование в капитализме-оно весьма условное, просто даётся команда сверху выйти на такой-то оборот. И дёргают всех сверху донизу. Литературы тоже море от классики типа Анри Файоля, до Жан Жака Ламбена "Стратегический маркетинг". Только теперь уже стали и от этого дела отказываться. В пользу тактического управления.т.е. по ходу дела решать возникающие проблемы. См. "Конец менеджмента.Эпоха организационной демократии".А ещё запустили тему "бирюзовая экономика". Это как раз то, что у нас было у В.Водянова.