Скопировать ссылкуЧтобы сэкономить при покупке билетов через Интернет, авиабилет «комдир» приобрел, оформив «электронный билет» – на посадку его пустили по распечатке. Работа с наличными стоит денег – вот и продажа билетов в авиакассах нынче дороже, чем во Всемирной паутине. Стоимость билета Москва – Любляна – Москва – 10 990 рублей.
На расходы руководителю выдали аванс в размере 45 000 рублей. Аванс сразу перечислили на корпоративную карту. Использовать «зарплатную» карту сотрудника не стали во избежание проблем с налоговой. «Кредитку» заранее не открывали, поэтому банковскую карту выдали непосредственно перед отъездом.
Приказом по предприятию в компании установлены суточные в размере 2500 рублей для заграничных командировок. Эти суммы и начислили Петровой.
Если оплата текущих расходов за рубежом – личное дело работника, то компенсация его расходов на проживание в евро и перевод из одной валюты в другую – уже проблема бухгалтерии. Счет гостиницы – 399 евро.
Заграничные вояжи – денег полны саквояжи
Безналичная форма расчетов с применением пластиковых карточек приобретает все большую популярность. В «Науке» давно оценили удобство использования банковских карт для расчетов с сотрудниками и активно ими пользуются. Например, нашему «коммерческому» при выезде за границу не пришлось подавать никаких деклараций и стоять в очереди через «красный» коридор. Ясно: чем меньше времени в аэропорту, тем позже можно выехать с работы.
Переход на «безналичные расчеты» значительно сэкономил время бухгалтерской службы и средства ООО «Наука», поскольку освободил от многих забот:
– регулярно посещать банк для получения наличных;
– возиться с чековыми книжками;
– утверждать в банке лимит остатка денежных средств;
– обеспечивать кассира транспортом, а порой и охраной;
– обустраивать помещения кассы для хранения денег;
– предварительно заказывать в банке денежные суммы;
– составлять кассовые планы;
– сдавать невыданные денежные средства на депонент и т. д. и т. п.
Не стоит забывать, что отсутствие наличных расчетов с работниками лишило «хлеба насущного» и доблестных сотрудников государственных органов, проверявших соответствие кассовых помещений требованиям закона. Следствием стал отказ от поиска дополнительного бухгалтера на участок «касса». Теперь этим занимается тот же бухгалтер, что и ведет расчеты с персоналом.
О том, что пластиковые карты удобно использовать не только для безналичного перечисления заработной платы, но и для оплаты командировочных расходов, в том числе за границей, стало ясно сразу. Но эти расходы лучше разделить, и корпоративные карты открывать именно тем, кто собирается ездить в командировки.
Порядок выдачи платежных карт на территории РФ и особенности осуществления кредитными организациями операций с их использованием регулируются Положением ЦБ РФ от 24 декабря 2004 года № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт» (далее – Положение № 266-П).
Наиболее удобная и универсальная – корпоративная банковская карта. Для открытия такой карты ООО «Наука» и ее обслуживающий банк заключили договор по обслуживанию платежной карты (в рамках основного договора на расчетно-кассовое обслуживание), который и является основанием для открытия банком специального карточного счета и выдачи клиенту банковской карты. При этом специальный расчетный счет для обслуживания карты в банке не открывался. Следовательно, информировать об этом налоговый орган бухгалтер фирмы не стал (п. 3 ст. 23 НК РФ).
Корпоративная карта оформлена на имя тех сотрудников, которым приходится ездить в командировки или покупать товары и материалы (в том числе и г-же Петровой).
Деньги с корпоративных карт можно снимать как в рублях, так и в иностранной валюте непосредственно на месте. Это был немаловажный момент, так как обменивать всю сумму в аэропорту весьма накладно, а картой Петрова расплатилась прямо в Любляне, когда заселялась в отель.
Следует иметь в виду, что корпоративная банковская карта открывается на конкретного сотрудника, несмотря на то что при ее открытии и дальнейшем использовании переводятся средства организации с ее расчетного счета, а не личные средства сотрудника. То есть практически сотрудник получает доступ к одному из счетов юридического лица.
Согласно Положению № 266-П банковские карты бывают трех видов: расчетные (дебетовые), кредитные и предоплаченные. В зависимости от статуса работника в иерархии фирмы можно выдавать и разные карты. Например, коммерческий директор имеет кредитную корпоративную карту. Этот факт позволил Петровой не залезая в свой карман оплатить непредвиденные расходы (гостиница неожиданно подорожала). Сотрудник использовал овердрафт на сумму 3501,19 рубля. А ведь ситуация могла потребовать и дополнительно переводить «застрявшему» за границей сотруднику деньги. Очевидно, что делать это через «Вестерн Юнион», например, было бы накладно.
ООО «Наука», заключая договор с банком, закрепила в нем следующие существенные моменты:
– конкретные условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям с использованием банковских карт. Например, в нашей фирме определили, что на расчетном счете резервируется часть средств, которые идут на покрытие овердрафтов по корпоративным картам;
– порядок возврата предоставленных денег;
– порядок документального подтверждения вышеуказанных операций;
– порядок начисления и уплаты процентов по указанным денежным средствам в случае овердрафта – предусмотрен льготный (беспроцентный) период кредитования до 30 дней.
Не забыть про документы
Для признания командировочных расходов (а также иных затрат, связанных с командировками) обоснованными и во избежание споров с налоговыми органами необходимо прописать соответствующие затраты в локальных нормативных актах, например, в коллективных договорах (ст. 168 ТК РФ).
Что касается документального подтверждения расходов, произведенных сотрудником в командировке, то при наличии соответствующих документов проблем и претензий со стороны проверяющих органов возникнуть не должно. Такими документами могут служить:
– командировочное удостоверение (по России);
– служебное задание;
– копия загранпаспорта с отметками о пересечении границы;
– проездные документы;
– гостиничные счета;
– иные документы, подтверждающие фактически осуществленные расходы.
В ООО «Наука», как и в каждой компании, должен быть сотрудник, ответственный за ведение унифицированных журналов учета работников, направленных в служебные поездки и прибывших в командировки из других компаний. Назначить такого ответственного необходимо приказом – так того требует Порядок, утвержденный приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 года № 739н. Приказ о назначении такого ответственного составляется в произвольной форме.
В письме Минфина РФ от 16 февраля 2009 года № 03-03-05/23 нам напомнили, что согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под «обоснованными расходами» понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под «документально подтвержденными расходами» понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Одним из документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения, может служить выставленный счет. Что касается кассовых чеков и чеков, выдаваемых при совершении операций с использованием пластиковых банковских карт, то они также подтверждают расходы.
В этом же письме финансистов содержится указание на то, что документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.
С этим можно было бы поспорить, ссылаясь на то, что первичным документом, подтверждающим расходы подотчетного лица, является авансовый отчет (форма А0-1), а документы, которые прилагаются к авансовому отчету, являются оправдательными, а не первичными. Таким образом, построчный перевод их на русский язык не обязателен. Судебная практика по таким спорам сложилась в пользу налогоплательщиков (постановления ФАС Московского округа от 29 мая 2006 г. № КА-А40/4677-06 по делу № А40-68358/05-118-687; от 1 марта 2007 г. № КА-А40/1026-07 по делу № А40-44145/ 06-151-233). Но во избежание конфликтов с налоговыми органами лучше заручиться собственным построчным переводом, не прибегая к услугам профессиональных переводчиков.
Дополнительным документом, подтверждающим расходы работника по корпоративной карте, может, безусловно, служить выписка по карточному счету за соответствующий период.
Так, бухгалтеру нужно по возвращении из командировки сотрудника получить выписку по карточному счету. Обращаем ваше внимание, что делать это нужно именно после составления авансового отчета, чтобы выписка служила дополнительным подтверждающим документом.
Суточные без границ
Попутно напомним о том, что с 2009 года утратило силу Постановление № 93 от 8 февраля 2002 года, которым были утверждены суточные при командировках по России и за границей. С 1 января 2009 года ООО «Наука» был вынесен приказ «Об утверждении Положения о командировках и предельном размере суточных при направлении в командировку», в котором были утверждены размеры суточных по России и за границей, а также все прочие необходимые аспекты и нюансы направления сотрудников в командировки. Напомним, размер этих суточных в принципе ничем не ограничен, они могут быть разными для разных стран и регионов, даже для разных категорий сотрудников. Но не следует забывать о том, что пунктом 3 статьи 217 НК РФ установлен не облагаемый НДФЛ предел этих расходов в сумме 700 рублей по России, и 2500 рублей – по загранкомандировкам. Единый социальный налог на суточные не начисляется. С 2010 года аналогичное правило установлено и по страховым взносам во внебюджетные фонды в статье 9 Закона 212-ФЗ от 24 июля 2009 года. Учитывая эти нормы законодательства, на предприятии утверждены нормы суточных «по максимуму» (700 и 2500 рублей соответственно).
Коллегам стоит иметь в виду, что все вышесказанное правомерно, когда речь идет о корпоративной банковской карте, которая оформлена на юридическое лицо, а не о любой другой карте, которая оформлена на работника (например, о так называемой «зарплатной» карте).
Противоречивый Центральный банк
Кстати, перечисление подотчетных сумм на «зарплатные» карты может вызвать определенные проблемы. Так, в письме ЦБ РФ от 18 декабря 2006 года № 36-3/2408 прямо говорится, что «нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. Согласно п. 10, 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40, выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами».
Одновременно Ассоциация российских банков попросила ЦБ РФ высказать официальную точку зрения о возможности осуществления операций по переводу средств на командировочные расходы с расчетных счетов юридических лиц на личные карточные счета клиентов – физических лиц, а также операций по переводу с карточных счетов физических лиц на расчетные счета работодателей – юридических лиц неизрасходованных сумм авансовых платежей на командировочные расходы.
Департамент регулирования расчетов ЦБ РФ с учетом мнения юридического департамента Банка России сообщил, что указанный вопрос не относится к компетенции Банка России, определенной Законом «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)».
Поэтому А.П. Петровой непосредственно перед направлением в командировку была заказана в банке именно корпоративная карта, на которую были перечислены командировочные.
Выдача наличных – строго по приказу
ООО «Наука» в приказе «О Порядке выдачи денежных средств под отчет» закреплены следующие моменты:
– круг лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;
– срок, на который выдаются подотчетные суммы;
– порядок представления и утверждения авансовых отчетов.
Так как налоговики считают, что порядок выдачи денежных средств в организации должен быть определен специальным распорядительным документом, при проверках они обычно интересуются наличием приказа, в котором должны быть оговорены условия выдачи наличности.
Отсутствие такого приказа зачастую квалифицируется ими как нарушение упомянутого пункта 11 Порядка, а следовательно, и нарушением порядка ведения кассовых операций.
Попытка наложить за такое нарушение административный штраф по статье 15.1 КоАП РФ (от 4000 до 5000 рублей – на должностных лиц; от 40 000 до 50 000 рублей – на юридических лиц), скорее всего, завершится неудачей, так как штраф взыскивается за нарушения, выразившиеся:
– в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
– неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;
– несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств;
– накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.
С другой стороны, если организация все-таки практикует перечисление командировочных расходов на «зарплатные» либо другие банковские карты работников, фирму сложно привлечь за это к ответственности.
Квалифицировать перечисленные суммы как заработную плату (со всеми вытекающими последствиями) вряд ли получится, поскольку имеется документальное подтверждение произведенных расходов (авансовый отчет).
Судьи могут встать на сторону налогоплательщика (см. постановление ФАС СЗО от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007). При выездной налоговой проверке было установлено перечисление денежных средств на «зарплатную» банковскую карту работника организации, а также то, что имели место факты снятия с нее денег. Проверяющими данные выплаты были признаны заработной платой, на них были доначислены ЕСН, НДФЛ, взносы на ОПС, пени и штрафы. В данном случае суд признал неправомерным доначисление заявителю ЕСН, НДФЛ, страховых взносов, пеней и штрафов за перечисление денег на банковскую карточку для хозяйственных нужд в подотчет – организация сумела доказать, что это действительно подотчетные суммы. Но легче избежать проблем, чем решать их в судебном порядке. Да и не всегда удастся убедить судей в том, что переведенные на «зарплатную» карту работника деньги – это не зарплата.
