Прием на работу : как удерживать НДФЛ у граждан из СНГ

Налоговыми резидентами России признают физлиц, которые фактически находятся в стране не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.

Период – 183 календарных дня, необходимый для приобретения статуса налогового резидента РФ, не обязательно должен быть непрерывным. Он может состоять из нескольких отрезков времени (Письмо Минфина России от 06.04.2011 № 03-04-05/6-228). Следует учитывать, что краткосрочные, менее 6 месяцев, периоды выезда за границу территории РФ на лечение либо обучение не прерывают время нахождения работника на территории РФ.

Время нахождения на территории РФ необходимо подтвердить соответствующими документами.

Кодекс не устанавливает перечня документов, подтверждающих нахождение физических лиц на территории России (см.Письмо Минфина РФ от 26.04.2012 N 03-04-05/6-557). Такими документами помимо копии паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы могут являться табель учета рабочего времени, квитанции о проживании в гостинице, справка с предыдущего места работы или учебного заведения и др., оформленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании которых можно установить длительность фактического нахождения физического лица в России.

При этом статус резидентства имеет значение исключительно для применения правильной ставки по налогу на доходы физических лиц. Так, доходы граждан, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации, облагаются по ставке 30 процентов ( п. 3 ст. 224 Налогового кодекса РФ ). Исключением являются доходы, получаемые:

Определять налогового статуса следует на каждую дату выплату дохода (письмо Минфина России от 26 апреля 2012 г. № 03-04-06/6-123).

Возможны следующие варианты перерасчета сумм налога в связи с изменением налогового статуса физического лица:

1) при окончательном определении его налогового статуса по итогам налогового периода;

2) после наступления даты, с которой налоговый статус физического лица за текущий налоговый период поменяться не сможет;

3) на дату прекращения трудовых отношений.

Возврат НДФЛ в связи с перерасчетом по итогам налогового периода в соответствии с приобретенным им статусом налогового резидента РФ производится инспекцией, в которой он был поставлен на учет по месту жительства (месту пребывания). Возврат происходит при подаче работником налоговой декларации по окончании указанного налогового периода, а также документов, подтверждающих статус налогового резидента, в порядке, установленном статьей 78 Налогового кодекса.

Вместе с тем, если в течение налогового периода работник приобрел статус налогового резидента и этот его статус больше не может измениться (то есть физическое лицо находится в России более 183 дней в текущем налоговом периоде), все суммы вознаграждения, полученные работником от работодателя за выполнение трудовых обязанностей с начала налогового периода, подлежат налогообложению по ставке 13 процентов.

В таких случаях компании следует руководствоваться положениями пункта 3 статьи 226 Налогового кодекса. То есть исчислить налог нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца применительно ко всем доходам, в отношении которых применяется налоговая ставка 13 процентов, начисленным сотруднику за данный период. При этом производится зачет удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода НДФЛ.

Таким образом, начиная с месяца, в котором число дней пребывания работника в Российской Федерации в текущем налоговом периоде превысило 183 дня, суммы налога, удержанные налоговым агентом с его доходов до получения им статуса налогового резидента по ставке 30 процентов, подлежат зачету при определении налоговой базы нарастающим итогом по суммам доходов работника, включая доходы, с которых налог удерживался по ставке 30 процентов.

Суммы НДФЛ, удержанные с доходов работника по ставке 30 процентов, могут быть зачтены не полностью и после проведения указанного зачета. В этом случае, как отмечено в письме Минфина России от 5 апреля 2012 г. № 03-04-05/6-443 , оставшаяся сумма НДФЛ подлежит возврату в ИФНС, где работник стоит на учете по месту жительства (месту пребывания), в порядке, предусмотренном пунктом 1.1 статьи 231 Налогового кодекса.

Перерасчет сумм налога в связи с изменением налогового статуса может производиться и на дату прекращения трудовых отношений. Указанный перерасчет делается с начала налогового периода, в котором изменился налоговый статус работника.

Подтверждение нахождения в России белорусских граждан осуществляется в общем порядке с учетом положений Протокола от 24 января 1995 года к «Соглашению между Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Беларусь об избежании двойного налогообложения и предотвращении уклонения от уплаты налогов в отношении налогов на доходы и имущество от 21 апреля 1995 г.» (далее – Протокол ).

При этом, как указано в письме Минфина России от 26 апреля 2012 г. № 03-04-05/6-557, паспорт с отметками органов пограничного контроля Республики Беларусь не является документом, подтверждающим нахождение физического лица на территории России, поскольку подтверждает нахождение физического лица на территории Республики Беларусь, а не Российской Федерации.

Согласно Протоколу , если между организацией и гражданином Республики Беларусь заключен трудовой договор, предусматривающий его нахождение на территории Российской Федерации не менее 183 дней, доходы такого работника организации, полученные от источников в России, подлежат налогообложению по ставке 13 процентов с даты начала работы по найму.

В случае прекращения действия трудового договора до истечения 183 дней в налоговом периоде организация обязана произвести пересчет налога на доходы физических лиц по налоговой ставке 30 процентов (письмо УФНС России по г. Москве от 26 июня 2012 г. № 20-14/055938@).

По итогам налогового периода устанавливается окончательный налоговый статус физического лица, в соответствии с которым определяется ставка налогообложения его доходов, полученных за налоговый период.

Поэтому, как отмечено в письме Минфина России от 27 сентября 2012 г. № 03-04-05/6-1131, в случае если по итогам налогового периода указанный работник организации будет находиться в России менее 183 дней в календарном году, условие пункта 1 статьи 1 Протокола не будет соблюдено.

Следовательно, НДФЛ с доходов такого работника должен быть удержан организацией – налоговым агентом по ставке 30 процентов.

Например, может сложиться следующая ситуация. У работника из Республики Беларусь заключен с организацией долгосрочный контракт, но приехал в Россию и работать он начал со второго полугодия. Очевидно, что по итогам налогового периода специалист будет находиться в России менее 183 дней, значит, он не будет являться налоговым резидентом.

О том, каков порядок налогообложения доходов иностранного гражданина в этом случае, разъяснено в письме Минфина России от 5 апреля 2012 г. № 03-04-06/6-98.

Во-первых, НДФЛ с работника должен быть удержан организацией – налоговым агентом по ставке 30 процентов.

Во-вторых, в отношении доходов, полученных в следующем налоговом периоде, работодателю необходимо удерживать налог на доходы физических лиц по ставке в размере 13 процентов. При этом налоговый статус физического лица, определенный по итогам налогового периода, не может измениться в зависимости от времени его нахождения в Российской Федерации в следующем налоговом периоде.

Следует отметить, что в отношении пересчета НДФЛ с доходов работника-белоруса по окончании налогового периода существует и иная точка зрения. Она основана на положениях статьи 7 Налогового кодекса РФ, которая устанавливает приоритет норм международного договора, регулирующего налоговые отношения, над нормами налогового законодательства Российской Федерации.

Протоколом не предусмотрено никаких дополнительных условий применения налоговой ставки 13 процентов начиная с первого дня заключения трудового договора продолжительностью более 183 дней, в частности условия об установлении окончательного налогового статуса по итогам года.

Таким образом, как отмечено в постановлении ФАС Центрального округа от 13 октября 2011 г. по делу № А62-439/2011, гражданин Республики Беларусь признается налоговым резидентом Российской Федерации, если он заключает трудовой договор на 183 дня и более. Целесообразно все же придерживаться официальной позиции Минфина России, поскольку альтернативную точку зрения скорее всего придется отстаивать в суде.