Расчет декретных пособий в 2013 году (инструкция для бухгалтера)

В этом году ФСС обещает самым пристальным образом контролировать правильность начисления и выплаты компаниями декретных пособий своим сотрудницам. А то уж что-то слишком много нарушений допускают. Следование нижеприведенной пошаговой инструкции позволит бухгалтерам оградить себя и свою организацию от возможных неприятностей.

Переходный период, в течение которого застрахованные лица были вправе выбирать порядок определения среднего дневного заработка для исчисления пособий по беременности и родам, уходу за ребенком до 1,5 лет, действовавший с 1 января 2011 г. по 31 декабря 2012 г., завершен. С 1 января 2013 г. введен новый единый порядок их расчета. Разберемся, как назначить, рассчитать и выплатить пособия по страховым случаям, связанным с материнством, возникшим в 2013 г.

Итак, ваша сотрудница собирается в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком до 1,5 лет. Представим алгоритм действий по назначению соответствующих пособий.

Шаг I

Проверим, не нарушен ли срок обращения за пособием. Обращение за ним должно последовать не позднее 6 месяцев со дня окончания соответствующего отпуска (ч. 2, 2.1 ст. 12 Закона 255-ФЗ). Если листок нетрудоспособности в связи с беременностью и родами был предоставлен по истечении указанного срока, решение о назначении пособия принимается территориальным органом ФСС РФ при наличии уважительных причин пропуска срока обращения, определенных приказом Минздравсоцразвития РФ от 31.01.2007 г. № 74.

Перечень документов, необходимых для назначения пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет, и иных, связанных с материнством, определен приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.12.2009 г. № 1012н.

Шаг II

Проверяем подлинность и правильность заполнения листка нетрудоспособности медицинским учреждением. Так как именно страхователь несет риск невозмещения ФСС РФ расходов на выплату пособий, если были нарушены требования выдачи больничного листа (ч. 10 Постановления Правительства РФ от 12.02.1994 г. № 101 «О фонде социального страхования Российской Федерации», ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 16.07.1999 г. № 165-ФЗ «Об основах обязательного социальногострахования»).

Если у работодателя возникли сомнения в подлинности предъявленного работником бланка, то у него есть два варианта:

• обратиться с письменным запросом в медицинское учреждение;
• обратиться в региональное подразделение ФСС с запросом.

Приказ ФСС РФ № 18 и Минздрава РФ № 29 от 29.01.2004 г. «Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения» позволяет территориальному ФСС иметь четкое представление о том, в какую медицинскую организацию были переданы бланки, с какими номерами и когда это было сделано.

Но имейте в виду, что согласно регламенту срок регистрации письменных обращений в ФСС РФ с момента поступления — 3 дня, письменное обращение заявителя может рассматриваться в течение 30 дней со дня его регистрации (приказ Минздравсоцразвития России от 26.12.2011 г. № 1642н). При этом работодатель обязан своевременно назначить и выплатить пособие. Отказ возможен лишь в случаях, установленных ст. 9 Закона 255-ФЗ.

Если же по результатам проверки окажется, что медицинским учреждением больничный лист не выдавался, то работник не имеет права на пособие. В связи с этим выплаченная сумма пособия может быть взыскана на основании недобросовестности со стороны получателя (представление документов с заведомо неверными сведениями). Удержание таких выплат производится в размере не более 20% суммы, причитающейся застрахованному лицу при каждой последующей выплате пособия, либо его заработной платы (ст. 138 ТК РФ). При прекращении выплаты пособия либо заработной платы оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке (ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

Если больничный лист не вызывает сомнений, следует проверить правильность его заполнения. Порядок оформления листка нетрудоспособности определяется приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 г. № 624н «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности». Неправильное оформление больничного является основанием для отказа в принятии к зачету расходов на обязательное социальное страхование (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 4.06.2010 г. по делу № А32-16782/2009, ФАС Северо-Западного округа от 25.05.2009 г. по делу № А13-9173/2008 и др.).

При выявлении недочетов в оформлении следует обратиться в медицинское учреждение для получения дубликата.

Шаг III

Вместе с листком нетрудоспособности застрахованное лицо может предоставить справки, утвержденные приказом Минздравсоцразвития РФ от 17.01.2011 г. № 4н «Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательноесоциальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за 2 календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности)или году обращения за справкой, и текущий календарный год» от других работодателей.

В данной справке отражаются выплаты, на которые были начислены страховые взносы, но не предусмотрены графы, показывающие периоды, исключаемые из расчетного. Такие сведения стали необходимы в новом расчете среднедневного заработка для пособий по беременности и родам, уходу за ребенком до 1,5 лет (п. 3.1 ст. 14 Закона 255-ФЗ). Иначе возможно ухудшение положения сотрудника. Утвержденной формы справки, удовлетворяющей новым требованиям законодательства, пока нет, в ближайшее время она будет утверждена Министерством труда и социальной защиты. Сейчас работодателю следует:

• либо попросить застрахованное лицо предоставить от других работодателей справку о днях, исключаемых из расчетного периода, в произвольной форме, чтобы в дальнейшем исключить перерасчет пособий по беременности и родам и уходу за ребенком. Рекомендации по составлению данной справки приведены в статье «Оформляем справку об исключаемых периодах для детских пособий» (Главная книга, № 2, с. 76). Обратиться за получением подобной справки могут и бывшие работницы, и те, кто будет увольняться в этом году (п. 3 ч. 2 ст. 4.1. Закон 255-ФЗ; ст. 62 ТК РФ). Отказ в выдаче справки, подтверждающей неотработанные периоды, может повлечь обращение женщины в региональное отделение ФСС по месту регистрации страхователя или в прокуратуру;
• либо рассчитать и выплатить пособия из среднего заработка без уменьшения дней в расчетном периоде на неотработанные, т. к. женщина не предоставила вам подобную справку. Однако это может повлечь уменьшение среднего заработка и право пересчета пособий в дальнейшем по факту предоставления справки (ч. 2.1 ст. 15 Закона 255-ФЗ).

Учтите, указание недостоверных сведений в справках о сумме заработной платы и о неотработанных периодах, повлекшие завышение пособия, влечет взыскание ущерба ФСС РФ через суд.

Если у вас возникают сомнения в подлинности справок и (или) достоверности содержащихся в них сведений при назначении пособий, есть возможность обратиться с запросом по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития РФ от 24.01.2011 г. № 20н, в территориальный орган ФСС РФ.

Шаг IV

Получив листок нетрудоспособности на случай беременности и родов, справки о заработной плате (приказ 4н), справки об исключаемых периодах в соответствии с ч. 3.1 ст. 14 Закона 255-ФЗ, иных документов, необходимых для назначения пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет, работодатель в течение 10 дней назначает пособия (ч. 1 ст. 15 Закона 255-ФЗ).

Ответственное лицо определяет страховой стаж женщины. Порядок определения страхового стажа установлен ст. 16 Закона 255-ФЗ и приказом Минздравсоцразвития РФ от 6.02.2007 г. № 91 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособийпо временной нетрудоспособности, по беременности и родам».

У работницы, имеющей страховой стаж менее 6 месяцев, размер выплачиваемого пособия по беременности и родам ограничен минимальным размером оплаты труда. С 1.01.2013 г. МРОТ составляет 5205 рублей за полный календарный месяц (Федеральный закон от 3.12.2012 г. № 232-ФЗ).

Пример

Менеджер организации Д.М. Иванова перед наступлением отпуска по беременности и родам проработала в организации 4 месяца после окончания вуза. С 21 января 2013 г. по 9 июня 2013 г. Д.М. Ивановой предоставлен отпуск по беременности и родам продолжительностью 140 календарных дней. Общий страховой стаж — 4 месяца.

Размер дневного пособия, исчисленного исходя из среднего заработка Д.М. Ивановой, составил 620,7 рубля (ч. 3.1 — 3.3, 4 ст. 14 Закона № 255-ФЗ). Эта сумма превышает размер пособия, исчисленного исходя из МРОТ:

620,7 рубля > (5205 рублей : 31 день).

А потому размер пособия следует определить (ч. 3 ст. 11 Закона № 255-ФЗ):

• за месяцы, полностью входящие в период отпуска по беременности и родам (февраль, март,апрель, май 2013 г.), пособие следует начислить в максимальном размере (5205 рублей ежемесячно);
• за неполные месяцы (январь и июнь 2013 г.), на которые пришелся период отпуска, — исходя изМРОТ пропорционально количеству календарных дней отпуска в этих месяцах (11 и 9 дней соответственно) (п. 20 Постановления Правительства РФ от 15.06.2007 г. № 375).

Таким образом, сумма пособия по беременности и родам, которую организация должна выплатить Д.М. Ивановой, составит 24228,44 рубля:

(5205 рублей : 31 день ? 11 дней) + (5205 рублей ? 4 месяца) + (5205 рублей : 30 дней ? 9 дней).

Важно учитывать, что в районах и местностях, в которых в установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате, размер пособия исходя из МРОТ определяется с учетом этих коэффициентов (ч. 3 ст. 11 Закона № 255-ФЗ).

Если страховой стаж 6 и более месяцев, пособие по беременности и родам выплачивается застрахованной женщине в размере 100% среднего заработка (ч. 1 ст. 11 Закона 255-ФЗ).

Начиная с 1 января 2013 г. средний дневной заработок для исчисления пособия по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком необходимо определять по новым правилам, установленным ч. 3.1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ. Больше у застрахованных лиц нет возможности выбора варианта расчета среднего заработка для исчисления указанных пособий, а потому никаких заявлений брать у сотрудницы больше не требуется.

Заработок работника за 2 календарных года, предшествующих тому, в котором наступил страховой случай, необходимо делить на число календарных дней в этом периоде, за исключением календарных дней, приходящихся на следующие периоды:

• периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
• период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ. Этот период не учитывается, если на сохраняемую заработную плату не начислялись взносы в ФСС РФ.

Следует отметить, что средний заработок, исходя из которого исчисляются пособия, учитывается за каждый календарный год в сумме, не превышающей установленную предельную величину базы для начисления взносов в ФСС (ч. 3.2 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ).

Как правильно рассчитать пособие в 2013 г., рассмотрим на примере.

Пример

А.Н. Петровой согласно листку нетрудоспособности и заявлению с 18.02.2013 г. по 7.07.2013 г. предоставляется отпуск по беременности и родам.

Страховой стаж А.Н. Петровой на дату наступления отпуска по беременности и родам составляет 4 года 8 месяцев и 2 дня.

Расчетным для исчисления среднего заработка будет период с 1.01.2011 г. по 31.12.2012 г.

Выплаты, обложенные взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в 2011 г., составили 463 000 рублей, в т. ч. отпускные – 32 000 рублей, средний заработок, сохраняемый за период командировки, — 12 000 рублей. В 2011 г. А.Н. Петрова 5 дней была на больничном и получила пособие по временной нетрудоспособности – 3200 рублей, не подлежащие обложению страховыми взносами (ст. 9 Закона 212-ФЗ), 10 календарных дней была в отпуске без сохранения заработной платы.

В 2012 г. выплаты составили 480 000 рублей, в т. ч. отпускные – 45 000 рублей. Пособия по временной нетрудоспособности за 32 дня нетрудоспособности составили 23 092,6 рубля.

Решение:

1. Средний дневной заработок _{(ч. 3.1 ст. 14 Закона 255-ФЗ)} = (463 000 рублей + 480 000 рублей) : ((365 дней + 366 дней) — (5 дней + 32 дня))= 1358,79 рубля.
2. Максимальный размер среднего дневного заработка для пособий по беременности и родам и уходу за ребенком _{(ч. 3.3 ст. 14 255-ФЗ)} = (463 000 рублей + 512 000 рублей) : 730 = 1335,62 рубля.
3. Средний дневной заработок для расчета пособия = 1335,62 рубля < (1358,79 > 1335,62).
4. Размер дневного пособия по беременности и родам _{(ч. 4 ст. 14 255-ФЗ)} = 1335,62 рубля ? 100% = 1335,62 рубля.
5. Размер пособия по беременности и родам _{(ч. 5 ст. 14 255-ФЗ)} = 1335,62 рубля ? 140 дней = 186 986,8 рубля.

Шаг V

Работодатель заполняет свою часть листка нетрудоспособности в соответствии с требованиями приказа Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 г. № 624н.

При заполнении листка нетрудоспособности по беременности и родам работодателю нужно учесть следующее:

1) в строке «Сумма пособия» не заполняются ячейки «за счет средств работодателя».

Пособие по беременности и родам выплачивается полностью за счет средств ФСС РФ. На это указано в ст. 4 Федерального закона от 19.05.1995 г. № 81-ФЗ, ч. 1 ст. 3 Закона № 255-ФЗ, подп. «а» п. 17 Порядка назначения и выплаты государственных пособий (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 г. № 1012н).

Следовательно, вся сумма пособия отражается в строке «за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации»;

2) строка «ИНН нетрудоспособного (при наличии)» остается незаполненной.

Эта строка не заполняется при выдаче листка нетрудоспособности по беременности и родам, а также при отсутствии у гражданина ИНН (абз. 7 п. 66 приказа № 624н).

Шаг VI

Исчислив пособие и заполнив больничный лист, работодатель должен произвести его выплату в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы (ч. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

Помните, что задержка работодателем выплаты заработной платы, пособий, в т. ч. по беременности и родам, является нарушением трудового законодательства. Следовательно, виновные лица могут быть привлечены к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности (ст. 419 ТК РФ).

Статьей 236 ТК РФ установлено, что при нарушении сроков выплат любых причитающихся работникам сумм организация-работодатель несет материальную ответственность. Таким образом, организация обязана в случае задержки одновременно с выплатой пособия по беременности и родам выплатить проценты (денежную компенсацию) за задержку выплаты. Сумма компенсации исчисляется в размере не ниже 1/300 действующей в период задержки ставки рефинансирования Банка России в отношении не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после предусмотренного срока выплаты и заканчивая днем фактического расчета (включительно). Причем обязанность выплаты такой денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

За нарушение законодательства о труде работодатель также несет административную ответственность на основании ст. 5.27 КоАП РФ, которая предусматривает штраф с должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей, а с юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток. Кроме того, за задержку выплаты пособия на срок более 2 месяцев из корыстной или иной личной заинтересованности ст. 145.1 УК РФ предусмотрена уголовная ответственность.

С 1 января 2013 г. проиндексированы пособия гражданам, имеющим детей, установленные Законом № 81-ФЗ, на коэффициент 1,055. Их размер в настоящее время составляет:

• единовременное пособие при рождении ребенка – 13 087,61 рубля;
• пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, – 490,79 рубля;
• минимальный размер ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет: за первым ребенком – 2453,93 рубля, за вторым и последующими детьми – 4907,85 рубля.

Следует отметить, что индексация не применяется к ежемесячному пособию по уходу за ребенком, исчисленному из заработной платы в размере 40% среднего заработка (письмоФСС РФ от 28.12.2011 г. № 14-03-18/05-16244).

Порядок расчета среднего заработка и пособия по временной нетрудоспособности остался неизменным.