Регистрация ПО в реестре Минцифры: пошаговая инструкция для компаний

Андрей Никонов

Генеральный директор Riverstart

Зачем компаниям регистрировать IT-продукты

У российских разработчиков программного обеспечения (ПО) есть два способа официально зарегистрировать свои продукты: в Роспатенте и Минцифры.

• Роспатент позволяет закрепить права на ПО как на объект интеллектуальной собственности.
• Реестр Минцифры открывает возможности для продвижения продуктов, получения налоговых льгот и прочих преимуществ.

Как правило, разработчики ПО проходят обе процедуры: подтверждают права на программу, базу данных и любой другой софт в Роспатенте и сразу идут регистрировать его в Минцифры. Это связано с тем, что при регистрации в реестре Минцифры у компании потребуют подтвердить право собственности на продукт, а проще всего это сделать, предъявив свидетельство из Роспатента.

Что дает компании регистрация ПО в реестре Минцифры

Официально реестр Минцифры называется «Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных». Он предназначен для поддержки отечественных разработчиков.

Что дает регистрация:

• право на участие в государственных закупках и преференции при выборе поставщиков ПО для государственных нужд;
• участие в борьбе за государственные гранты в размере до 500 млн;
• возможность реализовывать софт без НДС;
• дополнительную защиту программного обеспечения на рынке, потому что помогает доказать принадлежность ПО конкретному разработчику;
• доказывает, что в программу не заложили никаких уязвимостей при разработке.

Кроме того, в реестр попадет софт, разработанный отечественными компаниями, а это значит, что обновления и в целом работоспособность программы не зависит от иностранных поставщиков.

Что дает регистрация программного обеспечения в Роспатенте

Регистрация в Роспатенте направлена на закрепление прав на ПО как на объект интеллектуальной собственности. Владельцу программы выдают охранный документ — свидетельство о регистрации, которое позволяет:

• защищать свои интересы в суде как создателя ПО, компьютерной программы, платформы, сервиса — любого цифрового продукта;
• запрещать несанкционированное использование продукта без вашего ведома;
• требовать компенсацию за нарушение прав.

Гораздо проще доказать в суде, что программу создали именно вы, если у вас есть такой документ. Иначе подтверждать авторство придется через судебную экспертизу и предоставление бэкапов, ранних версий программы или доказательств, что именно вы начали продавать этот софт раньше, чем тот, кто ее скопировал.

Регистрация авторства поможет в спорах с теми, кто решил продавать свою программу, полностью основанную на вашей разработке. Такая система будет считаться продуктом модификации. Ее продажа без согласия автора также нарушает закон, а вам, как создателю оригинала, позволяет взыскать компенсацию. Клиенты нарушителя, которые пользуются модифицированным ПО, будут обязаны перестать это делать, даже если они не знали, какой софт купили.

Кроме того, регистрация интеллектуальной собственности позволяет считать ее активом компании, а наличие таких нематериальных активов увеличивает стоимость бизнеса.

Регистрация в ФИПС и в Роспатенте — в чем разница

Иногда в интернете также пишут про регистрацию ПО в ФИПС — Федеральном институте промышленной собственности. В этом случае речь также идет о тех же авторских правах на софт, и регистрация в ФИПС — не какая-то отдельная процедура.

ФИПС — подведомственное учреждение Роспатента, которое занимается экспертизой заявок на объекты интеллектуальной собственности, включая программное обеспечение. ФИПС принимает заявки, проводит экспертизу и ведет реестры: например, реестры изобретений, товарных знаков и программ, которые зарегистрировали в Роспатенте.

Краткий обзор процесса регистрации базы данных, программы и другого ПО

Заявление на включение разработанного продукта в перечень российского ПО могут подать только юридические лица, причем с особыми условиями: более 50% учредителей и не менее 50% авторов ПО — граждане РФ, а более 50% уставного капитала или акций компании принадлежит российским собственникам.

При регистрации ПО в реестре нет разницы, коммерческий это софт или бесплатный. Есть классификация продуктов по категориям, и процесс регистрации немного меняется в зависимости от типа ПО.

Законодательство предусматривает такие категории:

1. ПО общего назначения с широким кругом задач: обработка текстов, электронные таблицы, презентации и прочие.
2. Системное ПО для работы компьютера или сервера.
3. Информационно-коммуникационное для связи между пользователями, включая передачу с обработкой и хранением информации.
4. Антивирусы и средства защиты информации.
5. Геоинформационные системы.
6. ПО для медицинских учреждений — для диагностики, лечения и управления медицинскими данными.
7. Программы для обучения и повышения квалификации, в том числе тесты и симуляторы.
8. Научное и инженерное ПО для исследований, расчетов и моделирования.
9. Игры.
10. Специализированный софт для конкретных секторов экономики: сельского хозяйства, промышленности, энергетики и других.

Различия в процессе регистрации связаны с особенностями каждого вида продукта, его назначением, целевой аудиторией и техническими характеристиками.

Например, игровое ПО отличается от других видов программ тем, что создано для развлечения и содержит много графических элементов. Для регистрации такого продукта обычно нужно добавить информацию о содержании игры: возрастных ограничениях, наличии насилия, ненормативной лексики и прочего подобного. Для оценки потенциальной аудитории могут понадобиться маркетинговые материалы: например, трейлеры, скриншоты, описания игры для продажи.

Если взять корпоративное ПО, оно часто работает с конфиденциальными данными, поэтому при регистрации особое внимание уделяют безопасности. Могут потребовать продемонстрировать совместимость с другими корпоративными системами и платформами: ERP, CRM или прочими решениями. Кроме того, потребуется описать, в каких бизнес-процессах оно участвует, и подготовить руководства для администраторов и для сотрудников-пользователей.

Несмотря на такие различия, которые зависят от специфики ПО, в процессе регистрации есть ряд общих моментов:

• Во всех случаях необходимо подтвердить право собственности.
• ПО должно соответствовать требованиям к российскому происхождению, отсутствию иностранных компонентов и соблюдению стандартов безопасности.
• Требуется подготовка полного комплекта документов, включая описание функциональных характеристик, сертификаты соответствия и прочую документацию.

Включение в реестр — достаточно прозрачная, но трудоемкая процедура, которая может занять долгое время.

Чтобы ускорить процесс, ориентируйтесь на чек-лист всех необходимых документов и следуйте ему при подготовке пакета. Это повысит шанс пройти проверку и уменьшить количество дополнительных вопросов. Но будьте к ним готовы, иногда эксперты могут запросить разъяснения, дополнительные документы и материалы — оперативно отвечайте на такие обращения.

Пройдемся подробнее по всему процессу регистрации.

Шаг 1. Готовимся к регистрации и собираем документы

При подготовке заявки на государственную регистрацию программного продукта в России нужно собрать пакет документов и подготовить экземпляр ПО для тестирования экспертами.

Список документов для регистрации

Список включает:

• Документы, подтверждающие право собственности на ПО: свидетельство из Роспатента или трудовые договоры с сотрудниками, если разработка шла внутри компании, а еще договоры авторского заказа, если продукт создали сторонние специалисты.
• Сведения об отсутствии иностранных компонентов в коде.
• Сертификаты соответствия стандартам безопасности при необходимости.
• Финансовые отчеты, подтверждающие расходы на разработку, договоры с партнерами или заказчиками.
• Техническое задание с описанием функциональных характеристик и требований, интерфейсов и взаимодействий между компонентами системы.
• Протоколы испытаний и тестирования ПО.
• Инструкции по эксплуатации и руководства для пользователя и администратора.

Дополнительно могут понадобиться другие документы, это зависит от вида ПО и особенностей разработки. Например, если разработчики использовали сторонние библиотеки или модули, нужно указать, что у вас есть права на их использование. Для этого нужно приложить лицензионные соглашения об использовании, патенты или свидетельства о регистрации прав на интеллектуальную собственность.

Для сложных программных комплексов важна подробная техническая документация. В ней нужно описать архитектуру системы (клиент-серверная, облачная и так далее), указать поддерживаемые форматы данных, используемые языки программирования.

Еще пример — ПО для работы с конфиденциальной информацией. Для него понадобятся сертификаты соответствия стандартам информационной безопасности — ГОСТу Р 56939-2016 «Защита информации. Разработка безопасного программного обеспечения» или другим аналогичным стандартам.

Экземпляр ПО экспертов

Эксперты должны оценить ПО на практике, понять, чем оно полезно, как с ним работать. Для этого им нужно предоставить экземпляр ПО — выдать тестовый доступ и приложить инструкцию, то есть руководство, как пользоваться софтом.

Компании, которым было отказано в регистрации, в большинстве случаев сталкивались именно с этой проблемой: отсутствием экземпляра ПО для тестирования и недостаточным описанием функций для пользователя. В этом случае необходимо составить подробную пользовательскую инструкцию для программного обеспечения, что поможет пройти процедуру регистрации.

Шаг 2. Подаем заявление на регистрацию

Заявление на регистрацию продукта в реестре Минцифры можно подать онлайн через портал Госуслуг. Для этого нужно:

1. Подтвердить свою учетную запись.
2. Ввести в поиск: «регистрация в реестре ЭВМ и баз данных».
3. Кликнуть на «Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных».
4. Заполнить и отправить заявление.

При онлайн-подаче вы будете автоматически получать уведомления о статусе заявки.

Есть второй вариант — обратиться в офис Минцифры и подать заявку физически. Для этого необходимо:

1. Подготовить полный комплект документов в бумажном виде.
2. Заполнить бумажное заявление и передать его вместе с документами сотруднику ведомства.
3. Получить квитанцию о приеме документов и ожидать решения.

Независимо от выбранного способа подачи, форма заявления должна содержать точную и полную информацию о вашем продукте. Обратите внимание на версию ПО — нужно указать текущую версию программы, которую регистрируете. Опишите, для каких целей используется продукт и какие функции выполняет. Укажите полные реквизиты компании, проверьте контактные данные для связи.

Шаг 3. Ждем и получаем результат

После подачи заявления эксперты проверяют, соответствует ли ваше ПО критериям включения в реестр:

• Российское происхождение разработки.
• Соответствие требованиям информационной безопасности.
• Отсутствие зависимости от иностранного кода.
• Наличие необходимой документации и сертификатов.

Обычно срок рассмотрения длится около 30 рабочих дней, но он может изменяться в зависимости от сложности заявки и объема поступивших обращений.

Что делать, если пришел отказ в регистрации ПО в реестре Минцифры

Отказ в регистрации — неприятное событие, но это не конец пути. Есть возможность повторно подать документы и заявление на регистрацию.

Есть заблуждение, что повторную регистрацию одного и того же ПО можно пройти только через год. Это происходит в исключительных случаях, например, если эксперты установили факт подделки документов, нарушения законодательства о персональных данных или нашли серьезные технические проблемы с продуктом. В остальных случаях можно заново подать заявку сразу, как только вы доработаете документы.

Если пришел отказ, первым делом изучите письмо от Минцифры. В нем должны быть указаны конкретные причины отказа, например:

• Неполный комплект документов.
• Не предоставлен экземпляр ПО.
• Недостаточное описание того, как пользоваться экземпляром.
• Нарушение авторских прав или других правовых норм.
• Технические проблемы — несоответствие техническим требованиям, например по совместимости с операционными системами, безопасности данных и так далее.
• Наличие иностранных компонентов.
• Несоответствие нормативным актам, регулирующим информационные технологии и защиту данных.

Исправьте ошибки и устраните несоответствия. В разных случаях это потребует изменения описания программы, предоставления недостающих документов, дополнительной технической экспертизы. После изменения можно повторно подать заявку.

Решение можно обжаловать, если вы уверены, что отказ необоснован и эксперты ошиблись. Для этого нужно подготовить аргументированное возражение с указанием конкретных пунктов, с которыми вы не согласны, и обратиться в вышестоящие инстанции или судебные органы для пересмотра.

Но в основном решения действительно правомерны, так что сначала проверьте, нет ли проблем с ПО на вашей стороне. Советуем обратиться к специалистам в области регистрации ПО, они помогут проверить документы и понять, что делать.

Шаг 4. Повторно регистрируем при изменении ПО

Если все прошло успешно, работа также не заканчивается. Софт обычно обновляют, добавляют новые функции, дополняют модулями.

Если компания вносит изменения в код зарегистрированного продукта, она должна повторно обратиться в ведомство, чтобы обновить запись в реестре. Это связано с тем, что любое обновление может повлиять на соответствие ПО установленным требованиям. Ведомству нужно быть уверенным, что при обновлении вы все равно соответствуете всем критериям: например, что вы не стали внедрять иностранные компоненты и не перестали соблюдать стандарты безопасности.

Перерегистрация требуется в случаях, когда изменения касаются:

• Набора функций программы — если добавляются новые опции или существенно меняются существующие, влияя на назначение и область применения ПО.
• Безопасности — изменения, касающиеся защиты данных, шифрования или других аспектов информационной безопасности.
• Совместимости — изменения, влияющие на работу с различными операционными системами или оборудованием.
• Правовых аспектов — изменение условий лицензионного соглашения, авторов или владельцев прав на ПО.

Процедура перерегистрации схожа с первоначальной регистрацией. Вам нужно обновить документацию, отражающую изменения: описания новых функций, результаты тестов безопасности, лицензионные соглашения и так далее. Заявление на обновление записи делается так же, как первое, с упоминанием, что ПО обновили. Эксперты изучат новые данные и изменения в ПО и примут решение об изменении реестра.

Если вы дополнили ПО отдельным модулем, есть вариант зарегистрировать этот модуль, а не обновлять регистрацию всего ПО. Но это зависит от модуля и дальнейших планов компании, лучше посоветуйтесь со специалистами, которые сопровождают компании в процессе регистрации: возможно, вам будет лучше зарегистрировать и ПО, и его модули.

Планируйте обновления заранее — если вы знаете, что планируете сильно менять ПО, сразу запланируйте, что будете перерегистрировать продукт. Обязательно документируйте все изменения, чтобы потом было легче подать список обновлений и пройти новую проверку.

Итоги — как долго ждать регистрацию и зачем это нужно

Средний срок регистрации в реестре Минцифры — 1–2 месяца. Точный период может варьироваться в зависимости от сложности проекта и процесса подготовки документов. Рассмотрение может затянуться в периоды высокой нагрузки на экспертов — на это повлиять нельзя. Но если компания подготовила полный пакет документов, сама все хорошо проверила и дала тестовый доступ, экспертам не придется уточнять и затягивать сроки.

Учитывайте, что сложные проекты с множеством компонентов и функций требуют больше времени на оценку. В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные испытания или консультации с внешними организациями.

Регулярно проверяйте статус вашего заявления и быстро реагируйте на запросы экспертов, чтобы дать им дополнительную информацию.

После регистрации в реестре компания сможет участвовать в госзакупках, получать налоговые преференции, гранты и субсидии от государства. Регистрация также повышает доверие со стороны пользователей и заказчиков. Эти преимущества перевешивают все затраты на процесс включения в реестр. Главное — не прекращайте следить за законодательством и вовремя обновляйте свои данные.