Скопировать ссылку
1. Какое значение вы придаете документообороту на вашем предприятии?
Документооборот - один из важнейших компонентов, необходимый для построения системы бизнеса. Выстраивание эффективного документооборота необходимо как для успешной работы бизнеса в целом, так и организации деятельности подразделений бизнеса и взаимодействия между ними.
Например, для организации работы профессионального отдела продаж необходимо до 27 ВИДОВ документов. Причем, не менее половины из них необходимо для того, чтобы отдел хотя бы начал нормально работать. При консалтинге по построению такого отдела продаж мы внедряем и передаем заказчику 61 такой документ. И это - минимум. Для сложных проектов количество документов серьезно возрастает.
2. Какова роль документооборота как управленческого инструмента?
Опять же проще ответить на конкретных примерах. Возьмем 27 видов документов, необходимых для организации работы профессионального отдела продаж. Часть этих документов используется для выстраивания работы с клиентами. Сюда входят стандарты работы менеджера по продажам: как звонить, как встречаться, как отвечать на каверзные вопросы клиента. Вторая часть используется для самоорганизации работы менеджера по продажам. Сюда относятся, например, "рабочий журнал" и "Анкета Клиента". Третья часть документов используется для выстраивания управления отделом продаж. Это, прежде всего, "Статистика коммерческой работы", "Прогноз продаж" и Приказ по оплате труда менеджеров по продажам.
Основных целей, которые достигаются благодаря использованию этого документооборота, три:
А) обеспечение уровня ведения переговоров с клиентами не ниже заданного, приемлемого для компании;
Б) обеспечение высокой интенсивности работы менеджеров по продажам при минимизации времени на управление продажами;
В) обеспечение принципа, что клиент должен быть собственностью компании, а не менеджера по продажам, который с ним работал. Из этого следует принцип абсолютной стандартизации документооборота. И запрещение записей контактов на клиентов куда либо, кроме стандартных форм. Все контакты должны записываться в стандартизованные "длинные списки", "рабочие журналы", "Анкеты Клиента", "Досье Клиента" и в компьютерную базу Клиентов (CRM). А записывать контакты клиента в личные записные книжки и ежедневники ЗАПРЕЩЕНО (is forbidden).
Как любой нормальный коммерсант, я ненавижу рутину и бумажки. И именно по указанным выше причинам я постоянно разрабатываю и использую технологии и стандарты продаж, контрольные и отчетные формы. Я постоянно занимаюсь этим последние 14 лет. И тоже самое делают мои руководители.
3. Используете ли государственные делопроизводственные стандарты и методические разработки в сфере документоведения?
Не используем.
4. Какую роль в оптимизации управления играет электронный документооборот?
Электронный документооборот важен, но полностью на него полагаться нельзя. Компьютеры, бумаги и тем более люди не являются ни 100%, ни даже 50% надежными.
5. Какие критерии выбора систем электронного документооборота вы используете?
Как можно проще, как можно надежнее, и только самое необходимое. Мы исповедуем принцип: "Все, что нужно - просто. А все, что сложно - то не нужно".
6. Должен ли документооборот на предприятии в перспективе целиком стать безбумажным?
Ни в коем случае. Это никогда не будет достаточно надежно. Учтите еще риски, связанные с неожиданным наездом проверяющих органов. Кстати, копии компьютерных баз данных и ключевых документов имеет смысл хранить все офиса.
7. Какие типичные ошибки в организации документооборота и делопроизводства совершают руководители?
Их много. Назову две типовые, достаточно серьезные и "попадущие" ошибки:
А) руководитель заставляет подчиненных заполнять формы, которые сроду не заполнял сам.
Б) переусложнение отчетных форм. Нужно уметь разработать отчетную форму, а потом максимально упростить ее. Отсечь все лишнее, как делал Микеланджело с глыбой мрамора.
