Прислать статью

Роль документооборота в работе предприятия

Поделиться
0
Генеральный директор компании «Капитал-Консалтинг»
1. Какое значение вы придаете документообороту на вашем предприятии?

Документооборот - один из важнейших компонентов, необходимый для построения системы бизнеса. Выстраивание эффективного документооборота необходимо как для успешной работы бизнеса в целом, так и организации деятельности подразделений бизнеса и взаимодействия между ними.

Например, для организации работы профессионального отдела продаж необходимо до 27 ВИДОВ документов. Причем, не менее половины из них необходимо для того, чтобы отдел хотя бы начал нормально работать. При консалтинге по построению такого отдела продаж мы внедряем и передаем заказчику 61 такой документ. И это - минимум. Для сложных проектов количество документов серьезно возрастает.

2. Какова роль документооборота как управленческого инструмента?

Опять же проще ответить на конкретных примерах. Возьмем 27 видов документов, необходимых для организации работы профессионального отдела продаж. Часть этих документов используется для выстраивания работы с клиентами. Сюда входят стандарты работы менеджера по продажам: как звонить, как встречаться, как отвечать на каверзные вопросы клиента. Вторая часть используется для самоорганизации работы менеджера по продажам. Сюда относятся, например, "рабочий журнал" и "Анкета Клиента". Третья часть документов используется для выстраивания управления отделом продаж. Это, прежде всего, "Статистика коммерческой работы", "Прогноз продаж" и Приказ по оплате труда менеджеров по продажам.

Основных целей, которые достигаются благодаря использованию этого документооборота, три:
А) обеспечение уровня ведения переговоров с клиентами не ниже заданного, приемлемого для компании;
Б) обеспечение высокой интенсивности работы менеджеров по продажам при минимизации времени на управление продажами;
В) обеспечение принципа, что клиент должен быть собственностью компании, а не менеджера по продажам, который с ним работал. Из этого следует принцип абсолютной стандартизации документооборота. И запрещение записей контактов на клиентов куда либо, кроме стандартных форм. Все контакты должны записываться в стандартизованные "длинные списки", "рабочие журналы", "Анкеты Клиента", "Досье Клиента" и в компьютерную базу Клиентов (CRM). А записывать контакты клиента в личные записные книжки и ежедневники ЗАПРЕЩЕНО (is forbidden).

Как любой нормальный коммерсант, я ненавижу рутину и бумажки. И именно по указанным выше причинам я постоянно разрабатываю и использую технологии и стандарты продаж, контрольные и отчетные формы. Я постоянно занимаюсь этим последние 14 лет. И тоже самое делают мои руководители.

3. Используете ли государственные делопроизводственные стандарты и методические разработки в сфере документоведения?

Не используем.

4. Какую роль в оптимизации управления играет электронный документооборот?

Электронный документооборот важен, но полностью на него полагаться нельзя. Компьютеры, бумаги и тем более люди не являются ни 100%, ни даже 50% надежными.

5. Какие критерии выбора систем электронного документооборота вы используете?

Как можно проще, как можно надежнее, и только самое необходимое. Мы исповедуем принцип: "Все, что нужно - просто. А все, что сложно - то не нужно".

6. Должен ли документооборот на предприятии в перспективе целиком стать безбумажным?

Ни в коем случае. Это никогда не будет достаточно надежно. Учтите еще риски, связанные с неожиданным наездом проверяющих органов. Кстати, копии компьютерных баз данных и ключевых документов имеет смысл хранить все офиса.

7. Какие типичные ошибки в организации документооборота и делопроизводства совершают руководители?

Их много. Назову две типовые, достаточно серьезные и "попадущие" ошибки:
А) руководитель заставляет подчиненных заполнять формы, которые сроду не заполнял сам.
Б) переусложнение отчетных форм. Нужно уметь разработать отчетную форму, а потом максимально упростить ее. Отсечь все лишнее, как делал Микеланджело с глыбой мрамора.
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа бесплатно :)
В избранное
Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz
Поделиться
0
Генеральный директор компании «Капитал-Консалтинг»
0 комментариев
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь
Закрыть
Предложение можно будет закрыть через 5 секунд
3 месяца бухгалтерии бесплатно!
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Получить 3 месяца
бухгалтерии бесплатно
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
3 месяца бухгалтерии для любого бизнеса бесплатно!
Бесплатная регистрация ИП/ООО: без уплаты госпошлины и визита в налоговую!
Оставить заявку на регистрацию бизнеса
Ваши персональные данные будут использованы для обработки вашей заявки согласно 152-ФЗ, Политика конфиденциальности.