Скопировать ссылку
Подготовка к онлайн-совещанию
Планируйте встречу
Прежде чем собрать совещание, убедитесь в том, что оно действительно нужно: некоторые вопросы можно решить, не собирая всех сотрудников в одном видеозвонке. Например, если вы хотите сообщить подчиненным об изменении дедлайна проекта, достаточно написать письмо или сообщение в рабочем чате, а вот обсуждать детали нового проекта лучше по видеосвязи: так все участники смогут выслушать друг друга и найти оптимальные решения.
После того как вы определитесь с целью совещания, составьте план. В нем пропишите все темы встречи, их последовательность и отведенное время на каждый вопрос. Отправьте план встречи всем участникам заранее, чтобы они не тратили время на обдумывание ответа на встрече и не упустили нить разговора, если оборвется связь.
Выберите время проведения встречи
После составления плана встречи определите, в какой период она будет проходить. Например, креативные сессии лучше ставить на утренние часы: в начале дня мозг еще не устал от решения рабочих задач, и идеи будут приходить гораздо легче, чем во второй половине дня. На вечер можно оставить обсуждение рутины.
Если ваши сотрудники находятся в разных часовых поясах, убедитесь, что выбранное время всем удобно: например, когда в Москве лишь 16:00, во Владивостоке почти ночь — 23:00, и рабочий день давно окончен.
Проверьте технику и позаботьтесь о внешнем виде
Перед подключением к онлайн-совещанию проверьте, чтобы камера и микрофон работали исправно, и вы не тратили время на их настройку на встрече. Также перед совещанием закройте все ненужные вкладки, чтобы улучшить качество связи и не показать коллегам лишнее при демонстрации экрана. Подключаться к конференции всем участникам желательно через компьютер: неизвестно, кому может понадобиться функция демонстрация экрана.
Обратите внимание на задний план видео: не садитесь на фоне двери, чтобы в кадр случайно не попали другие люди. Лучше выберете место с видом на стену или установите виртуальный фон.
Проведение совещания
Проговорите организационные моменты
В начале встречи отведите десять минут на решение организационных моментов, чтобы все участники проверили интернет-соединение или, например, перезашли в конференцию.
Также в организационной части онлайн-совещания оговариваются правила встречи:
- Общаться с включенной камерой. Так легче наладить зрительный контакт с коллегами, и у них не будет возможности отходить от компьютера или переключаться на другие задачи.
- Выключать микрофон, если не говоришь. Это поможет избежать посторонних шумов от других участников.
- Отключить уведомления на компьютере. Звук уведомлений может перебить во время речи и мешать слушать другим участникам.
В начале обозначьте роли всех участников. Выберите модератора встречи — человека, который будет задавать и контролировать направление разговора, давать слово другим участникам. Определите, кто будет следить за временем встречи, предупреждать, сколько минут осталось на обсуждение того или иного вопроса: это поможет не выйти из тайминга и закончить встречу вовремя. Также назначьте человека, который будет вести текстовый протокол: он нужен для того, чтобы зафиксировать итоги встречи. На многих онлайн-площадках есть возможность включить запись собрания, чтобы во время встречи не отвлекаться на конспект, а расшифровать позже.
Периодически возвращайтесь к цели совещания
Часто во время онлайн-совещаний участники отходят от темы. Чтобы не тратить рабочее время зря, модератор должен контролировать, что разговор напрямую связан с планом совещания. В ином случае он должен возвратить участников к обсуждению поставленного вопроса.
В итоге встречи по всем темам собрания у вас должны быть зафиксированы: задачи, ответственные за их выполнение сотрудники и дедлайны.
После совещания
Отправьте всем участникам резюме встречи
После совещания человек, фиксировавший тезисно встречу в отчете, отправляет резюме всем участникам собрания по почте или в рабочий чат. В этом документе указывается, какие решения и сроки были приняты и кто ответственный за их выполнение. Далее участники, если требуется, исправляют неточности в формулировках или цифрах, подтверждают, что согласны с тезисами и приступают к выполнению поставленных задач.
Вывод
К онлайн-совещаниям нужно готовиться, особенно уделять внимание технической части. Перед онлайн-встречей обязательно проверьте микрофон и камеру, вас должно быть хорошо слышно и видно.
Заранее установите правила, по которым будет проводиться онлайн-совещания: выберете модератора, который будет управлять темами обсуждений, сотрудника, который будет следить за временем и ответственного за конспектирование встречи.
Мы в «Логомашине» следуем правилам онлайн-совещаний на каждой встрече: это помогает нам вести конструктивные обсуждения и тратить минимум времени на организационные вопросы.
