Отправить статью или инфоповод

Шесть правил онлайн-совещаний

Шесть правил онлайн-совещаний
© visuals/Unsplash

Координировать работу команды на удаленке помогают онлайн-совещания, однако зачастую они проходят не так эффективно, как офлайн. Основатель и директор брендингового агентства «Логомашина» Роман Горбачёв рассказывает, как спланировать и продуктивно провести эффективную онлайн-встречу команды.

Подготовка к онлайн-совещанию

Планируйте встречу

Прежде чем собрать совещание, убедитесь в том, что оно действительно нужно: некоторые вопросы можно решить, не собирая всех сотрудников в одном видеозвонке. Например, если вы хотите сообщить подчиненным об изменении дедлайна проекта, достаточно написать письмо или сообщение в рабочем чате, а вот обсуждать детали нового проекта лучше по видеосвязи: так все участники смогут выслушать друг друга и найти оптимальные решения.

После того как вы определитесь с целью совещания, составьте план. В нем пропишите все темы встречи, их последовательность и отведенное время на каждый вопрос. Отправьте план встречи всем участникам заранее, чтобы они не тратили время на обдумывание ответа на встрече и не упустили нить разговора, если оборвется связь.


Выберите время проведения встречи

После составления плана встречи определите, в какой период она будет проходить. Например, креативные сессии лучше ставить на утренние часы: в начале дня мозг еще не устал от решения рабочих задач, и идеи будут приходить гораздо легче, чем во второй половине дня. На вечер можно оставить обсуждение рутины.

Если ваши сотрудники находятся в разных часовых поясах, убедитесь, что выбранное время всем удобно: например, когда в Москве лишь 16:00, во Владивостоке почти ночь — 23:00, и рабочий день давно окончен.


Проверьте технику и позаботьтесь о внешнем виде

Перед подключением к онлайн-совещанию проверьте, чтобы камера и микрофон работали исправно, и вы не тратили время на их настройку на встрече. Также перед совещанием закройте все ненужные вкладки, чтобы улучшить качество связи и не показать коллегам лишнее при демонстрации экрана. Подключаться к конференции всем участникам желательно через компьютер: неизвестно, кому может понадобиться функция демонстрация экрана.

Обратите внимание на задний план видео: не садитесь на фоне двери, чтобы в кадр случайно не попали другие люди. Лучше выберете место с видом на стену или установите виртуальный фон.

Проведение совещания

Проговорите организационные моменты

В начале встречи отведите десять минут на решение организационных моментов, чтобы все участники проверили интернет-соединение или, например, перезашли в конференцию.

Также в организационной части онлайн-совещания оговариваются правила встречи:

  1. Общаться с включенной камерой. Так легче наладить зрительный контакт с коллегами, и у них не будет возможности отходить от компьютера или переключаться на другие задачи.
  2. Выключать микрофон, если не говоришь. Это поможет избежать посторонних шумов от других участников.
  3. Отключить уведомления на компьютере. Звук уведомлений может перебить во время речи и мешать слушать другим участникам.

В начале обозначьте роли всех участников. Выберите модератора встречи — человека, который будет задавать и контролировать направление разговора, давать слово другим участникам. Определите, кто будет следить за временем встречи, предупреждать, сколько минут осталось на обсуждение того или иного вопроса: это поможет не выйти из тайминга и закончить встречу вовремя. Также назначьте человека, который будет вести текстовый протокол: он нужен для того, чтобы зафиксировать итоги встречи. На многих онлайн-площадках есть возможность включить запись собрания, чтобы во время встречи не отвлекаться на конспект, а расшифровать позже.

Периодически возвращайтесь к цели совещания

Часто во время онлайн-совещаний участники отходят от темы. Чтобы не тратить рабочее время зря, модератор должен контролировать, что разговор напрямую связан с планом совещания. В ином случае он должен возвратить участников к обсуждению поставленного вопроса.

В итоге встречи по всем темам собрания у вас должны быть зафиксированы: задачи, ответственные за их выполнение сотрудники и дедлайны.

После совещания

Отправьте всем участникам резюме встречи

После совещания человек, фиксировавший тезисно встречу в отчете, отправляет резюме всем участникам собрания по почте или в рабочий чат. В этом документе указывается, какие решения и сроки были приняты и кто ответственный за их выполнение. Далее участники, если требуется, исправляют неточности в формулировках или цифрах, подтверждают, что согласны с тезисами и приступают к выполнению поставленных задач.

Вывод

К онлайн-совещаниям нужно готовиться, особенно уделять внимание технической части. Перед онлайн-встречей обязательно проверьте микрофон и камеру, вас должно быть хорошо слышно и видно.

Заранее установите правила, по которым будет проводиться онлайн-совещания: выберете модератора, который будет управлять темами обсуждений, сотрудника, который будет следить за временем и ответственного за конспектирование встречи.

Мы в «Логомашине» следуем правилам онлайн-совещаний на каждой встрече: это помогает нам вести конструктивные обсуждения и тратить минимум времени на организационные вопросы.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен в редакцию: