«Скан-образ», заверенный ЭЦП: будут ли проблемы при проверке?

Предлагаю читателю рассмотреть ситуацию, с которой столкнулась компания, формируя свои расходы по налогу на прибыль. А проблема состоит в том, что один из ее контрагентов вместо электронных накладных предоставлял электронный сканированный экземпляр документа, в котором проставлены подписи должностных лиц. При этом между контрагентами заключено соглашение об электронном документообороте.

Поэтому у организации вполне резонно возникло два основных вопроса, а именно: насколько такой документ соответствует понятию электронного документа? Могут ли при проверке возникнуть проблемы с подтверждением расходов, заявленных при определении налоговой базы по налогу на прибыль?

Давайте разбираться по порядку. Первое, на что следует обратить внимание, это то, что между контрагентами заключено соглашение об электронном документообороте. Можно ли признать электронный скан-образ, пусть даже и заверенный ЭЦП, электронным документом? Забегая вперед, скажу сразу — нет. Объясню, почему.

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (ст. 2 Закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

А электронный документооборот — это последовательность транзакций по обмену документами между его участниками, (п. 1.3 Приказа ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@).

Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью.

В частности, согласно электронным документам, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается документ, подписанный квалифицированной электронной подписью.

Исходя из условий рассматриваемого вопроса, между контрагентами заключено соглашение об электронном документообороте. При этом одна из сторон (поставщик) присылает документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица.

Пленум ВАС в 2013 году очень четко дал понятие сканированного документа, а именно: сканирование документа — это получение его электронного образа. Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов. Поэтому «скан» документа — это не электронный документ.

Что касается признания расходов по прибыли на сновании такого сканированного образа, то здесь тоже все совсем не гладко. Однозначно могут быть проблемы при проверке. Поясню более подробно.

В целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (статья 252 НК РФ).

При этом копии документов (электронные образы) не являются оправдательными документами для целей налогового учета расходов. Так в одном из своих разъяснений, данных еще в 2008 году, контролеры отметили, что сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.

Сканирование документа — это получение его электронного образа. Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов. Поэтому документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица, не соответствует понятию электронного документа.

При проверке у получающей стороны могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов, поскольку сканированные копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания таковых в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.