Скопировать ссылку
Безусловно, в мире нет двух людей, которые одинаково планируют свое время. Но существует несколько общих принципов, которые применятся большинством успешных людей.
Давайте разберемся, что же это за «секретное оружие» и как оно применимо в различных сферах деятельности.
Как вы думаете, что общего между менеджером, пришедшим на первый день стажировки в крупную компанию, и её президентом? И у того, и у другого ровно двадцать четыре часа в сутках. И ни за какие деньги двадцать пятый час ни одному миллиардеру никто не продаст. Эти двадцать четыре часа объединяют вообще всех — студентов, спортсменов домохозяек, юристов и фокусников. Но за этот одинаковый объем времени все выполняют очень разный объем работы. И важная черта, объединяющая людей, самостоятельно добившихся успеха — это высокий уровень самодисциплины и умение выделить главное и отбросить второстепенное.
Так как же максимально эффективно и с пользой распланировать эти двадцать четыре часа? Какой инструмент применить? Многие назовут «знаменитый» список дел. Да, тот самый, который мозолит глаза и никогда не исполняется до конца. Результаты исследований неутешительны: 41 % пунктов из списка дел никогда не выполняются. Это плохая новость.
Те же исследования говорят нам о том, что 50 % из списка дел выполняются в течение одного дня, главным образом в первый час. И это тоже плохая новость. Ведь мы намеренно поощряем себя заниматься срочными и простыми вопросами, отодвигая решение важных задач на второй план. Ведь очень приятно вычеркивать из списка пункт за пунктом и чувствовать себя героем труда. Но кого мы пытаемся обмануть таким способом?
Вы можете себе представить Билла Гейтса, Дональда Трампа или Уоррена Баффета, пишущих длинные перечни задач и ранжирующих их по важности?
Успешные люди составляют не списки, а ежедневные планы дел. Для каждой задачи отводится свой блок времени. И эти временные блоки могут быть очень короткими. Календарь-планировщик разбивается буквально на пятнадцатиминутные блоки. Вам кажется, что это очень мелкое деление — и за пятнадцать минут ничего не успеть? Это не так. Дело занимает ровно столько времени, сколько на него отведено. Также верно и то, что задача, занесенная в планировщик, значительно увеличивает вероятность ее решения.
Деловой звонок Дональда Трампа в тот период, когда мы знали его не как президента США, а как успешного бизнесмена, длился обычно не более двух минут, а встреча редко превышала пятнадцать минут.
Конечно, в любые, даже самые подробные и детально продуманные планы, жизнь вносит свои коррективы. Совет от успешных предпринимателей — не отменять, но переносить задачи в течение дня.
Также в расписании большинства топ-менеджеров вы найдете так называемые резервные окна. О неприкосновенности этих «буферных зон» свято помнят секретари, отвечающие за расписание своего шефа. Это очень важные для любого руководителя, свободные от бесконечной череды встреч, звонков и решения неотложных задач, временные блоки. Остановиться, осмыслить происходящее, подумать. И снова в путь.
С внешним видом ежедневного плана мы разобрались, давайте углубимся в его содержание.
Как же наполнить свое расписание так, чтобы успевать всё и даже больше, чем всё? Универсального рецепта, как вы уже, наверное, догадались, не существует. Одним из способов эффективного планирования можно назвать разработку плана «идеальной недели». Такой план включает в себя как рабочие вопросы, так и личные дела, такие, как занятие спортом, хобби, время, которое вы проводите с семьей. В еженедельном расписании выделяются блоки под эти повторяющиеся виды деятельности, что позволяет структурировать свою жизнь, все или почти все успевать и получать от этого максимум удовольствия!
Еще одной общей чертой составления ежедневного расписания подавляющего большинства преуспевающих людей является особое отношение к началу дня.
Большинство из них встают достаточно рано — в 6:00 или раньше. И у каждого есть свои утренние ритуалы, помогающие настроиться на продуктивную работу. Большое внимание уделяется теме полезного утреннего завтрака. Причем представления о полезной еде у всех разные. Общим является ощущение заботы о себе и своем здоровье. Очень часто обязательным пунктом в начале дня являются различные варианты физических нагрузок. Также весьма популярна медитация или чтение.
И начало рабочего дня также очень важный и, как правило, самый продуктивный период. В это время редко возникают неотложные задачи, которые могут отвлечь вас от решения основной. Два драгоценных утренних часа обычно выделяются для «реальной работы» и самых важных дел. Важных — это не значит самых неприятных, с которыми хочется побыстрее разделаться. Также утро не занимается совещаниями, летучками и встречами. Их, как правило, планируют на вторую половину дня. День начинается с креативной, а не реактивной, работы.
Одной из самых печальных ошибок в управлении своим временем является привычка тратить два своих самых продуктивных часа в течение дня на вещи, которые на самом деле не требуют больших усилий. Это может быть, например, просмотр социальных сетей, электронной почты и пр.
Если вы приучите себя заниматься в этот драгоценный период действительно важными делами, вы гарантированно станете куда более успешными.
У всех бывают периоды, когда наваливается огромное количество задач, и все срочные. В такой ситуации нам, казалось бы, приходит на помощь популярное качество — умение работать в режиме многозадачности. А успешные руководители так не думают, считая многозадачность крайне непродуктивной. Они советуют сосредотачиваться на решении одной задачи, не отвлекаясь на другие внешние раздражители. При этом никогда не нужно забывать о регулярных перерывах. Самые эффективные сотрудники делают перерывы достаточно часто. График таких пяти или десятиминутных передышек, когда можно встать из-за рабочего стола, попить воды, взглянуть в окно — у всех разный. Чаще встречаются рабочие блоки по двадцать пять, пятьдесят и девяносто минут. Такой режим работы позволяет сохранить свою продуктивность и концентрацию на хорошем уровне в течение всего рабочего дня.
Совет Марка Пинкуса — посвящать работе над самой главной задачей не менее 50 % своего времени. Отвлекаться на разного рода второстепенные дела — выступления, интервью, встречи нужно только в том случае, если они обещают принести конкретные преимущества для вас и вашей компании.
Также очень важной темой для размышления является планирование и проведение деловых встреч. Их нужно стараться проводить во второй половине дня, освобождая утро для работы над самыми важными задачами. Можно даже выделить один день в неделю, свободный от встреч, и сосредоточиться в этот день на индивидуальной творческой работе.
Обязательно нужно трезво оценивать их продолжительность и не растягивать удовольствие. Основные вопросы могут быть решены за первые 15 минут.
Не бояться говорить нет, когда вы сомневаетесь в целесообразности личной встречи. Совет «Соглашайтесь на встречу только тогда, когда вам выписан чек» от миллиардера Марка Кьюбана может быть адаптирован и успешно применен сотрудником любой отрасли, занимающим любую должность.
Итак, теперь становится понятно, что миллиардеры и другие успешные люди, добившиеся всего самостоятельно, работают иначе, чем все остальные. Они обладают зашкаливающим уровнем самодисциплины. Кажется, что они знают все о продуктивности и выработали для себя лучшие способы управления временем. Почему бы не применить их?
Еще в институте я поняла, что не хочу учиться у теоретиков, а доверяю только успешным практикам.
Первый раз применив несколько принципов планирования времени от лучших мировых практиков, я, к своему удивлению, выполнила почти недельный объем задач уже за первый день жизни по новому расписанию. Результат впечатлил настолько, что не поделиться им с вами я просто не могла. Всем хорошего, продуктивного рабочего дня!
Особенности менеджмента таковы, что суть его, это управление предприятием. Есть два основных определения слова «Менеджмент»:
1. экон. искусство управления, а также собственно управление ресурсами, процессами, службами и проектами в компаниях, организациях.
2. то же, что руководство, руководители компании, организации.
Происходит от (англ.) Management «управление», manage «управлять» + -ment, далее от (франц.) Manège «манеж», далее из (итал.) Maneggiare «управлять», далее из (лат.) manus «рука».
Как не прискорбно писать к этой статье, но время подчиненного планирует за него его руководитель, а также обратное, если у «руководителя» нет вышестоящего «терминала» ( тот кто получает и передает сообщения на коммуникационных линиях), то
руководитель уже не является руководителем в полной мере.
Я не буду вдаваться в подробности о том, почему мы русские называем своё управление временем, (своим собственным временем) двумя западными словами «тайм» и «менеджмент»?
Мы -Русские не разобрались пока ещё со своими собственными проблемами, как наз начинают «загружать» западной терминологией.
В этом ничего плохого нет. Но это однозначно требует прояснения, по скольку у нас родной язык, это наш язык, и какие-то слова новы в обиходе и сложны для тех, кто не знает например английского языка. Тем более если это сленговые выражения и они предназначены для специальных областей. Терминология.
Далее ( я и сам когда-то работал на этой «популярной» должности) такое слово как «Менеджер»
Менеджер (от англ. manage — управлять) — сотрудник компании, основная задача которого состоит в управлении другими сотрудниками и ключевыми ресурсами компании.
Но почему нельзя назвать человека занимающемся продажами - «Продавцом» ?.
Потому, что на западе продавец это другой человек это: Коммивояжер (фр.commis voyageur) - Разъездной торговый агент какой-нибудь частной фирмы.
Как видите терминология перепуталась и функциональность поменялась местами. В западную терминологию привнесли русский менталитет. Акценты сместились. Характер сказанного оценивается по эмоциональной составляющей написанного в тексте. Каждый трактует понятия по своему. А по скольку в нашем «бизнесе» обучением занимаются как бог на душу положит, то и распространение информации происходит обрывками и с искажением.
Индивидуальный подход в планировании дел в бизнесе это хорошая вещь, но когда это соответствует общему стратегическому плану компании,
Дела со «списка дел» никогда не выполняются. Ну здесь я окончательно «поздравляю» не только автора но и всех руководителей с очередным «ложным данным» - как заноза, в нашем молодом бизнесе.
Смотреть на выдающихся талантов и спортсменов, индивидуально достигших результатов в спорте или искусстве, и не брать закулисную сторону дела, значит ничего не понять. Любой из выдающихся спортсменов имеет тренера, друзей из клуба и родственников, которые как правило идут «бок о бок» с такими кто достиг успехов в своем деле.
Послушайте тех, кого награждают разного рода премиями в кино, музыке, театре. Что они говорят? «Спасибо папе, тренеру, другу». Как сказал (олимпийский призер 2012 года) Александр Усик недавно победивший (21 июля 2018) Мурата Госиева (профессиональный боксер) «Эта победа посвящается нашим отцам» и перечислил список имен состоящий по моему из 10-15 человек.
То, что существуют ассоциации, профсоюзы, академии, клубы и т.д это не будет секретом даже для «пионеров» в данной области.
По этому «эгоистичный» подход «индивидуализация» не то чтобы не практичен, он не возможен сам по себе.
Почему у нас к примеру слово «порядок» заменяется другим западным словом: «ранжировать», что значит:
1) ставить, подбирать по росту.
2) приводить что-либо в порядок.
Произошло от (фр. ranger, нем. rangiren - приводить в порядок).
Почему бы просто не сказать «привести в порядок» или распланировать на «первостепенные» и «второстепенные» задачи?
По сути это одно и тоже, но нашему русскому человеку это нужно еще и прояснять.
В целом и общем я хочу акцентировать внимание на том, чтобы что то понять в этом нужно хорошо разбираться. Просто так ничего не приходит в голову.
Например автор говорит «Буферная зона». Если взять новичка в это дело, и попробовать ему объяснить, что значит та или иная «терминология» в менеджменте , этому просто нельзя будет дать точного определения, по скольку его просто напросто нет в словарях. Но автор дает этому самостоятельное определение - «свободное время» среди загруженности и дел.
Менеджмент это искусство или эзотерика?
Следующее на что хочется обратить внимание, что существует ( есть правильная технология менеджмента) работающая технология менеджмента, а существуют просто «успешные действия» того или иного лица, которые помогли им достичь успеха.
И когда мы говорим о том, что существуют такие «успешные действия» мы имеем ввиду, что они основаны на личном успехе.
Но это не то же самое, что «История успеха». Личные достижения в спорте, искусстве это тяжелый труд, а вот например польза от «обучения» или полученной услуги, это будет совершенно другим. Личный отзыв о том, какую пользу принесла человеку та или иная услуга это и будет «История успеха».
В этом есть небольшая мало уловимая грань.
Когда автор начинает смешивать одно с другим, добавляя такие вещи как рацион питания, спорт и медитации в начале рабочего дня, это я не могу объяснить, потому, что каждому нужен свой настрой. Что-то прочитать с утра? Не могу сказать, что сегодня читают, а что прослушивают в качестве аудио лекций.
Второе «ложное данное», что существуют, некие «самые продуктивные» первые два часа рабочего дня. А потом, что? Обед, перекур, социальные сети и домой? Значит такой руководитель работает только 2 часа в день?
Я могу составить «список дел» на день и в течении для последовательно их выполнять. Это зависит от того, будет ли «успешным» выполнение таких дел или нет.
Для этого у меня есть железное правило «Никаких срочных дел», а именно я не «расталкиваю» народ в надежде успеть сделать срочное дело.
Когда есть «срочность», это значит уже были допущены просчёты обычном планировании.
«Важные дела» - важным делом можно заниматься и нужно заниматься. Как можно с утра сделать «важные дела», а потом «менее важные» что-ли? Написано неоднозначно. Есть жизненно важные задачи, первоочередные, в конце концов «главные» задачи которые надо выполнять. А есть условные задачи, те в которых устанавливается выбор «Либо-Либо».
Думаю, что расстановка по местам таких задач и является инструментом для достижения целей в менеджменте.
Я к стати этим занимаюсь и ко мне можно обратиться за помощью.
Не хочется, но проситься охарактеризовать временной интервал работы и время для отдыха. Обычно это регламентируется в компаниях по разному. Люди начинают курить сигареты, для того, чтобы ходить на «перекуры». Некоторые пьют «кофе», а кто-то и вовсе берёт длительный перерыв и уходит в «декрет». Не хочется но все таки этим слегка злоупотребляют. Сидеть «прикованным» к стулу и «работать» не получиться. Человек так быстро устанет не физически а морально, мысленно.
Я например использую свой час перерыва на обед, в том числе и на небольшую прогулку в парке, или вокруг небольшого участка жилого района.
Автор конечно молодец, что нашла время рассказать и поделиться своими мнениями на эту тему, а я лишь всего навсего придал этому колоритности.
Спасибо.