Отправить статью или инфоповод

«Соглашайтесь на встречу только тогда, когда вам выписан чек»: тайм-менеджмент от миллиардеров

«Соглашайтесь на встречу только тогда, когда вам выписан чек»: тайм-менеджмент от миллиардеров

Мир стремительно меняется, на нас льются огромные потоки информации, работать приходится в постоянно ускоряющемся темпе. Искусство управления временем в таких условиях становится одной из приоритетных задач. Спрос, как известно, рождает предложение. И на тему тайм-менеджмента уже написаны тонны книг и проведена масса семинаров и тренингов. И вот, юбилейный пятидесятый сертификат тренинга по тайм-менеджменту получен, успешно «обмыт» с коллегами, а с работы все равно уйти раньше полуночи не получилось. Эксперт Общественной палаты города Москвы Юлия Матюнина рассказывает о секретах управления временем и дает советы, которыми поделились семь миллиардеров, а также руководители крупнейших компаний, олимпийские чемпионы, политики

Эксперт Общественной палаты г. Москвы, автор курсов для руководителей
Безусловно, в мире нет двух людей, которые одинаково планируют свое время. Но существует несколько общих принципов, которые применятся большинством успешных людей.

Давайте разберемся, что же это за «секретное оружие» и как оно применимо в различных сферах деятельности.

Как вы думаете, что общего между менеджером, пришедшим на первый день стажировки в крупную компанию, и её президентом? И у того, и у другого ровно двадцать четыре часа в сутках. И ни за какие деньги двадцать пятый час ни одному миллиардеру никто не продаст. Эти двадцать четыре часа объединяют вообще всех — студентов, спортсменов домохозяек, юристов и фокусников. Но за этот одинаковый объем времени все выполняют очень разный объем работы. И важная черта, объединяющая людей, самостоятельно добившихся успеха — это высокий уровень самодисциплины и умение выделить главное и отбросить второстепенное.

Так как же максимально эффективно и с пользой распланировать эти двадцать четыре часа? Какой инструмент применить? Многие назовут «знаменитый» список дел. Да, тот самый, который мозолит глаза и никогда не исполняется до конца. Результаты исследований неутешительны: 41 % пунктов из списка дел никогда не выполняются. Это плохая новость.

Те же исследования говорят нам о том, что 50 % из списка дел выполняются в течение одного дня, главным образом в первый час. И это тоже плохая новость. Ведь мы намеренно поощряем себя заниматься срочными и простыми вопросами, отодвигая решение важных задач на второй план. Ведь очень приятно вычеркивать из списка пункт за пунктом и чувствовать себя героем труда. Но кого мы пытаемся обмануть таким способом?

Вы можете себе представить Билла Гейтса, Дональда Трампа или Уоррена Баффета, пишущих длинные перечни задач и ранжирующих их по важности?

Успешные люди составляют не списки, а ежедневные планы дел. Для каждой задачи отводится свой блок времени. И эти временные блоки могут быть очень короткими. Календарь-планировщик разбивается буквально на пятнадцатиминутные блоки. Вам кажется, что это очень мелкое деление — и за пятнадцать минут ничего не успеть? Это не так. Дело занимает ровно столько времени, сколько на него отведено. Также верно и то, что задача, занесенная в планировщик, значительно увеличивает вероятность ее решения.

Деловой звонок Дональда Трампа в тот период, когда мы знали его не как президента США, а как успешного бизнесмена, длился обычно не более двух минут, а встреча редко превышала пятнадцать минут.

Конечно, в любые, даже самые подробные и детально продуманные планы, жизнь вносит свои коррективы. Совет от успешных предпринимателей — не отменять, но переносить задачи в течение дня.

Также в расписании большинства топ-менеджеров вы найдете так называемые резервные окна. О неприкосновенности этих «буферных зон» свято помнят секретари, отвечающие за расписание своего шефа. Это очень важные для любого руководителя, свободные от бесконечной череды встреч, звонков и решения неотложных задач, временные блоки. Остановиться, осмыслить происходящее, подумать. И снова в путь.

С внешним видом ежедневного плана мы разобрались, давайте углубимся в его содержание.

Как же наполнить свое расписание так, чтобы успевать всё и даже больше, чем всё? Универсального рецепта, как вы уже, наверное, догадались, не существует. Одним из способов эффективного планирования можно назвать разработку плана «идеальной недели». Такой план включает в себя как рабочие вопросы, так и личные дела, такие, как занятие спортом, хобби, время, которое вы проводите с семьей. В еженедельном расписании выделяются блоки под эти повторяющиеся виды деятельности, что позволяет структурировать свою жизнь, все или почти все успевать и получать от этого максимум удовольствия!

Еще одной общей чертой составления ежедневного расписания подавляющего большинства преуспевающих людей является особое отношение к началу дня.

Большинство из них встают достаточно рано — в 6:00 или раньше. И у каждого есть свои утренние ритуалы, помогающие настроиться на продуктивную работу. Большое внимание уделяется теме полезного утреннего завтрака. Причем представления о полезной еде у всех разные. Общим является ощущение заботы о себе и своем здоровье. Очень часто обязательным пунктом в начале дня являются различные варианты физических нагрузок. Также весьма популярна медитация или чтение.

И начало рабочего дня также очень важный и, как правило, самый продуктивный период. В это время редко возникают неотложные задачи, которые могут отвлечь вас от решения основной. Два драгоценных утренних часа обычно выделяются для «реальной работы» и самых важных дел. Важных — это не значит самых неприятных, с которыми хочется побыстрее разделаться. Также утро не занимается совещаниями, летучками и встречами. Их, как правило, планируют на вторую половину дня. День начинается с креативной, а не реактивной, работы.

Одной из самых печальных ошибок в управлении своим временем является привычка тратить два своих самых продуктивных часа в течение дня на вещи, которые на самом деле не требуют больших усилий. Это может быть, например, просмотр социальных сетей, электронной почты и пр.

Если вы приучите себя заниматься в этот драгоценный период действительно важными делами, вы гарантированно станете куда более успешными.

У всех бывают периоды, когда наваливается огромное количество задач, и все срочные. В такой ситуации нам, казалось бы, приходит на помощь популярное качество — умение работать в режиме многозадачности. А успешные руководители так не думают, считая многозадачность крайне непродуктивной. Они советуют сосредотачиваться на решении одной задачи, не отвлекаясь на другие внешние раздражители. При этом никогда не нужно забывать о регулярных перерывах. Самые эффективные сотрудники делают перерывы достаточно часто. График таких пяти или десятиминутных передышек, когда можно встать из-за рабочего стола, попить воды, взглянуть в окно — у всех разный. Чаще встречаются рабочие блоки по двадцать пять, пятьдесят и девяносто минут. Такой режим работы позволяет сохранить свою продуктивность и концентрацию на хорошем уровне в течение всего рабочего дня.

Совет Марка Пинкуса — посвящать работе над самой главной задачей не менее 50 % своего времени. Отвлекаться на разного рода второстепенные дела — выступления, интервью, встречи нужно только в том случае, если они обещают принести конкретные преимущества для вас и вашей компании.

Также очень важной темой для размышления является планирование и проведение деловых встреч. Их нужно стараться проводить во второй половине дня, освобождая утро для работы над самыми важными задачами. Можно даже выделить один день в неделю, свободный от встреч, и сосредоточиться в этот день на индивидуальной творческой работе.

Обязательно нужно трезво оценивать их продолжительность и не растягивать удовольствие. Основные вопросы могут быть решены за первые 15 минут.

Не бояться говорить нет, когда вы сомневаетесь в целесообразности личной встречи. Совет «Соглашайтесь на встречу только тогда, когда вам выписан чек» от миллиардера Марка Кьюбана может быть адаптирован и успешно применен сотрудником любой отрасли, занимающим любую должность.

Итак, теперь становится понятно, что миллиардеры и другие успешные люди, добившиеся всего самостоятельно, работают иначе, чем все остальные. Они обладают зашкаливающим уровнем самодисциплины. Кажется, что они знают все о продуктивности и выработали для себя лучшие способы управления временем. Почему бы не применить их?

Еще в институте я поняла, что не хочу учиться у теоретиков, а доверяю только успешным практикам.

Первый раз применив несколько принципов планирования времени от лучших мировых практиков, я, к своему удивлению, выполнила почти недельный объем задач уже за первый день жизни по новому расписанию. Результат впечатлил настолько, что не поделиться им с вами я просто не могла. Всем хорошего, продуктивного рабочего дня!
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно