Скопировать ссылку
Закон о персональных данных — один из самых суровых для бизнеса. Нарушения могут привести к штрафу с шестью нулями. Поэтому тема использования личной информации сотрудников очень чувствительна для работодателей. Так, по закону почти для каждого действия с данными требуется согласие, использовать информацию можно строго для указанной в согласии цели, данные кандидатов, которым отказали, и уволенных сотрудников надо удалить через 30 дней.
Парадокс в другом. С одной стороны, данные надо вовремя уничтожать по закону о персданных, с другой — обязательно хранить информацию о сотрудниках, причем отдельно и долго. Это сказано в Федеральном законе от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Расскажем, что и как он требует.
Создавать или нет?
Речь идет о хранении архива по личному составу обо всем, что касается трудовых отношений. Статья 22.1 Закона требует, чтобы для уволенных до 1 января 2003 года документы хранились 75 лет, для более новых — 50 лет.
А вот какие именно документы надо сохранять, уточняет уже Приказ Росархива от 20 декабря 2019 года №236 — об утверждении Перечня типовых архивных документов. Причем здесь сказано о том, что компании вправе организовать такой архив. Из этого можно сделать вывод, что создание архива — право, а не обязанность работодателя. Тем не менее, статья 17 Закона № 125-ФЗ указывает на то, что организация должна обеспечить сохранность документов на весь срок хранения. Таким образом, компания сама должна решать, создавать для этих целей архив или нет. При этом организовать его можно как внутри компании, так и на аутсорсинге.
Что архивировать?
Необходимость архивирования зависит от установленного срока хранения. Скажем, документы, которые надо хранить до 10 лет, в архив не передаются. Их надо оставить в структурном подразделении компании, а в конце срока уничтожить, как требуют Правила, утвержденные Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 года. Если срок хранения больше или речь идет о документах по сотрудникам, потребуется архив. Прежде всего, мы говорим о кадровых и бухгалтерских документах, налоговых декларациях и отчетах по взносам. Что касается конкретных сотрудников, то это могут быть трудовые договоры, личные дела, акты о несчастных случаях, оригиналы или копии личных документов — аттестаты, дипломы, свидетельства и др.
Отдельная комната или здание
Более того, согласно закону, для архива нужно подготовить или приспособить отдельное здание или помещение в офисе. Причем его надо специально оборудовать: должны быть вентиляция, шкафы с возможностью постоянного доступа к ним, учесть пожарный и температурный режим. Так, расстояние между стеллажами должно быть не менее 120 см, бумажные документы надо хранить при температуре не более 19°C, фотодокументы — до 15°C, компакт-диски — до 18°C. И все это должно быть в темноте. При этом архив не должен находиться в подвале или на чердаке.
Архив — отдельный отдел компании
Архив — это не просто помещение, его работу, как и любого другого отдела компании, должен регулировать свой локальный акт. Чаще всего это положение об архиве, которое утверждает генеральный директор. Хотя сам документ не является обязательным, но работу сотрудников архива в любом случае надо регламентировать.
Главное, указать должности и обязанности тех, кто отвечает за работу, определить сотрудников, которые будут взаимодействовать и передавать информацию в архив. Любой работник этого делать не может и не должен. Более того, вы определяете, какие именно документы в процессе деятельности компании подлежат хранению, порядок и сроки их сдачи, выдачи. Причем за нарушения работников можно будет законно наказать — применить дисциплинарное взыскание. Скажем, если документ потеряли, испортили, в архив зашел неуполномоченный человек и так далее.
Чем грозит нарушение?
Статья 27 Закона № 125-ФЗ предусматривает, что компании и лица, виновные в нарушении правил, должны нести ответственность. Так как создание архива является правом, а не обязанностью коммерческих организаций, за отсутствие «хранилища» ответственности нет. Но статья 13.20 КоАП РФ отмечает, что нарушение правил хранения, учета и использования хранящихся документов влечет штраф на должностных лиц — до 5 тысяч рублей, на компании — до 10 тысяч рублей.
В итоге для работодателей получается еще одна добровольно-принудительная норма. Вроде бы он не нужен, но за неправильное хранение ждет штраф. Никто не мешает надзорным органам приравнять отсутствие архива за неправильное его ведение. Однако, понимая размеры рисков и оценивая, как часто проверка может задать этот вопрос, принимать решение придется самим.
