Скопировать ссылку
Финансовый директор не всегда спокоен как скала, а его рабочий процесс не всегда прозрачен, как столбик цифр. Жизнь, знаете ли, умеет удивить, а чем больше опыт работы, тем больше у вашего финансового директора было удивлений. В конце концов, стройные ряды цифр — они появляются в результате работы финдира. А на старте — чего только не бывает. Новый проект — всегда интересно, и перед стартом какие только сны не снятся. Иногда — страшные.
Представляю вам калейдоскоп страшных снов финдира.
По 3 купили, по 5 продали!
Не зря говорят, что дьявол прячется в деталях. Мы товар по 3 купили, по 5 продали, все же ясно? — ой, нет! Сколько мы потратили на доставку? Сколько платим в месяц нашему продавцу? Клиент забрал товар сам или мы отвезли? Какие суммы ушли в налоги и взносы — с продажи и с зарплаты?
Вопросов много больше, это лишь вершина айсберга. На выходе легко может получиться, что, покупая по 3 и продавая по 5, мы по дороге тратим еще 4. То есть — чем больше продадим, тем большего убытка достигнем.
Как надо?
Перед стартом бизнеса надо сводить все планируемые доходы и расходы в единую модель. Кроме прямых переменных расходов на закупки, есть еще и постоянные накладные расходы — на содержание персонала, на склад, на программное обеспечение, на банк. Список, как говорится, дополните сами.
Только собрав все воедино и положив на календарный план, мы можем понять, сколько денег нужно на старте, есть ли шанс, что вложения окупятся, и когда это случится. Финансовая модель также покажет онлайн — как изменится ситуация от роста или падения продаж, как влияют расходы на общую картину прибыли. Изменяя параметры, можно заранее просчитать шансы на успех. В финансовом планировании как нигде актуален лозунг о том, что провал подготовки — это подготовка провала!
С НДС как-то солиднее
Есть какая-то странно устойчивая иллюзия о том, что с фирмой без НДС будут работать «не так охотно». На самом деле работа с НДС или без — просчитывается на этапе построения бизнес-модели. В начале пути очерчивается круг поставщиков и покупателей, сводится финмодель и становится ясно, какая система налогообложения лучше в этом бизнесе. Никаких «кажется» или «выглядит» здесь нет, это вопрос сухих цифр. Государство, как главный по рынку, выставляет свои условия за работу разными способами.
Как надо?
Имеет смысл просчитывать, нужны ли тяжеловесы — дорогие ООО с НДС. Может, обойдемся легкими способами — ООО на упрощенке? А может, начать поход могут самые дешевые фигуры — ИП без работников и самозанятые?
Всех их можно выпускать на поле сразу или по очереди, но всегда понимая — кто для чего нужен. Так как у каждой единицы своя цена и по налогам, и по управлению.
Мы без кассы
Мы тут продали частному лицу пару объектов, можете посмотреть, что там по налогам на прибыль по этой сделке?
Стоп-стоп-стоп! До того, как мы углубимся в отчетность по прибыли, где же чек?
Как надо?
Когда мы что-то продаем физлицам — чек нужен в любой ситуации. Нельзя работать с частными покупателями без кассового аппарата и отправки данных в налоговую!
Вы не сможете сами провести сделку с физическим лицом, не применяя ККТ. Нужно пробивать чеки, даже когда получаете безналичную оплату от физлиц. Способ безналичной оплаты не имеет значения, кассу нужно применять в любом случае.
Оплата даже за здание или автомобиль — это оплата за товар. А значит, вам нужно применять ККТ, даже если физлицо будет вносить деньги на наш расчетный счет в банке (статья 1.1 Федерального закона № 54-ФЗ).
Чеков не допросишься
Сотрудники купили что-то за наличные или по карте, а чек не взяли. Мы не смогли их убедить, так вышло, спешили, не подумали… — неважно, по какой причине нет документов по затрате.
Как надо?
Важно помнить, что мы не можем без документов компенсировать никакие расходы. Ну вот так вот. Нельзя просто взять и послать деньги без подтверждающего документа. Потом же затраты надо сводить — а как это сделать без документов?
Это не кредит, это другу
Предприниматель перечислил деньги как заем знакомому предпринимателю. Сумма висит в учете, потребовать не получается. Дело в том, что при согласовании суммы ничего не подписывалось, ведь другу было полное доверие. Знаю, многим предпринимателям, особенно когда дела идут неплохо и средства есть, бывает тяжело отказать в просьбе — знакомому предпринимателю или наемному сотруднику. А потом, увы, нередко как минимум нет возврата. А может, уже и друга — тоже.
Как надо?
Вот вам лайфхак — валите все на нас, строгую финслужбу. Вы бы и рады, но вот бухгалтерия у вас должна отчитываться, вышколена и правил не нарушает. Так что документы все-таки надо оформить. А почему нет? Ведь сомнений в возврате займа нет, значит, и проблем с подписанием документов быть не должно. А если они появляются — то это и повод подумать еще раз, выдавать ли такой заем.
А давайте я с карты сниму
Это тот же страшный сон, что и деньги без чеков. Банковские службы сильно упростили жизнь привязкой карт к расчетному счету. Но это иллюзия легкости — ведь правил целевого расходования средств никто не отменял! А нецелевое использование — это верный сигнал для любой проверки: что-то здесь нечисто.
Как надо?
Снимая деньги с корпоративной карты, нужно четко представлять себе назначение расходования и далее иметь подтверждающие документы о том, на что средства ушли.
Отчетность сдавала прошлый бухгалтер
Страшный сон в том, что доступ к налоговому кабинету и флешка-ключ были у бухгалтера, бухгалтер на удаленке, по каким-то причинам расстались недовольные друг другом… Ситуация встречается чаще, чем хотелось бы.
Как надо?
Нужно наличие всех ключей у руководителя и самостоятельная проверка отчетности — только так будет представление о том, что сдается в госорганы. И обязательна полезная привычка вести архив документов организации. С развитием электронного документооборота это стало еще проще, архив отчетности за много лет умещается в объеме флешки. И тогда — никаких седых волос и восстановления данных.
А путевку на Крит от фирмы оплатите?
Нет преступления в том, чтобы оплачивать бизнес-поездки с расчетного счета фирмы и учитывать их в расходах. Проблемы начинаются тогда, когда у организации, вся деятельность которой в России — от заказчика до поставщика мыла, — бизнес-поездки внезапно оказываются на Мальдивы.
Как надо?
Соотносить все затраты компании с ее бизнес-целями. И как бы ни хотелось, не проводить то, что откровенно бизнес-затратами не является.
Инициативный бухгалтер
Владелец бизнеса часто хочет от бухгалтера, чтоб он посмотрел и справа, и слева. Еще, чтобы бухгалтер предложил, как лучше структурировать будущую сделку, а заодно периодически подбрасывал бы мысли про выгодные направления работы. Но — чтобы отчетность была в полном порядке!
Какой нужен?
Дело в том, что такие противоречивые запросы один живой человек удовлетворить не в состоянии. Предпринимательская жилка плохо уживается с усидчивостью и скрупулезным вниманием к мелочам, которыми славится хороший главбух. Смотрите, какая аналогия: хороший бухгалтер — это зеркала заднего вида. Он правильно и аккуратно фиксирует и отчитывается за то, что мы уже проехали!
Финдиректор — это навигатор. Когда владелец берет на себя эту роль (а это часто бывает в малом бизнесе), вам надо думать, куда едем. Все прошлое имеет значение только как отправная точка. А выгодные направления, финмодель новых проектов — это уже планируемое будущее.
Здесь пригодится и чуйка, и обширные контакты в новой сфере — этим может похвастаться хороший коммерческий директор. Нужен и структурный, математический склад ума, юридическая и финансовая подготовка, чтоб все оценить и собрать в модель — это дело финдиректора. И только на этапе практической реализации проведенные реальные сделки отразит и сведет в отчетность ваш главный бухгалтер.
Чтобы страшные сны не снились — изучайте карты и правила управления кораблем, подбирайте правильных сотрудников в свою управленческую команду. И — попутного ветра вашему бизнес-кораблю!
