Скопировать ссылку
Многие работодатели игнорируют требование о выдаче сотрудникам расчетных листков. Особенно при переходе на безналичную выплату зарплаты, тогда как нарушение требований законодательства может вылиться в кругленькую сумму.
Итак, расчетный листок вы обязаны выдавать своим сотрудникам при выплате зарплаты за месяц. При наличии необходимости вы можете выдавать сотрудникам расчетные листки и чаще, чем раз в месяц. Например, при выдаче аванса, а потом еще раз при выдаче окончательного расчета. Это не будет являться нарушением. Однако, поскольку общую сумму зарплаты каждого работника за соответствующий период (месяц) можно определить только по итогам данного периода, то расчетные листки целесообразно формировать и выдавать работникам один раз в месяц — при окончательном расчете. Такого же мнения придерживается и Роструд в своих недавних разъяснениях.
И сразу про ответственность. Если вы не выдаете расчетные листки сотрудникам, то трудовая инспекция при проверке может оштрафовать организацию на сумму от 30 до 50 тысяч рублей. В данном случае работодателя привлекут к ответственности за нарушение требований трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. При этом сумма штрафа не будет зависеть от количества сотрудников, которые не получили расчетные листки, так как нарушение единое. То есть вне зависимости от количества сотрудников при выявлении нарушения компанию оштрафуют на сумму до 50 тысяч рублей, не больше.
А теперь непосредственно к порядку формирования и выдачи расчетных листков.
Форма
Официально форма расчетного листка не утверждена. Поэтому вы должны утвердить его форму самостоятельно (да-да, именно утвердить специальным приказом, локальным актом). Иначе могут оштрафовать все так же за нарушение норм трудового законодательства. Есть примеры подобных судебных решений.
Расчетный листок может быть сформирован посредством специальных компьютерных программ, позволяющих распечатать его на бумаге либо направить на электронную почту работника.
Утвердить форму расчетного листка вы вправе в отдельном локальном нормативном акте. Например, в приказе. Кроме того, работодатель может разработать форму расчетного листка и сделать ее приложением к Положению об оплате труда работников (см. Положение об оплате труда работников) или к коллективному договору (см., например, Расчетный листок по выплатам и вознаграждениям работника).
Подтверждение: ч. 2 ст. 136 Трудового кодекса РФ, письма Минтруда России № 14-1/ООГ-1560 от 21 февраля 2017 г., Роструда № 739-6-1 от 18 марта 2010 г.
Посредством расчетного листка вы обязаны известить работника в письменной форме:
- о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период. Если применяется районный коэффициент к зарплате, то в расчетном листке обязательно должна быть отдельная строка с указанием его размера.
- о размерах иных сумм, начисленных работнику (в т. ч. денежной компенсации за задержку зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику);
- о размерах и основаниях произведенных удержаний (НДФЛ, алименты и т.д.);
- об общей денежной сумме к выплате.
Подтверждение: ч. 1 ст. 136 Трудового кодекса РФ.
Формировать и выдавать расчетные листки — это требование трудового законодательства. Оно распространяется только на штатных сотрудников (тех, с которыми заключен трудовой договор). Если у вас сотрудник работает по ГПД, то выдавать ему расчетный листок не нужно. Аналогичные правила касаются и учредителей, с которыми не заключен трудовой договор и которые получают лишь дивиденды.
Кроме того, в расчетных листках штатных сотрудников не отражайте данные о командировочных расходах (суточных, расходов по проезду и др.) Поскольку указанные расходы не относятся к выплате зарплаты (письмо Минтруда России № 14-2/В-154 от 26 февраля 2016 г.)
Порядок выдачи
В документе, утверждающем форму расчетного листка, отразите порядок его выдачи. Вы можете выдавать расчетный листок как в бумажном виде, так и в электронном (например, по электронной почте, в этом случае в приказе об утверждении обязательно укажите почту, с которой будете рассылать расчетные листки сотрудникам).
Если вы выдаете расчетные листки в бумажном виде, то ведите журнал учета выдачи расчетных листков. Там сотрудники должны расписаться за получение расчетного листка (этот момент также проверяют трудовые инспекторы).
Если вы отсылаете расчетные листки сотрудникам по электронной почте, то попросите их написать заявление с указанием своей электронной почты (почта может быть любая: как рабочая, так и личная). Фактом получения сотрудником расчетного листка может быть специальное уведомление об открытии письма, к которому прикреплен расчетный листок.
И последнее
Следует помнить о защите персональных данных. Дело в том, что доходы работника отнесены к персональным данным. А значит это является конфиденциальной информацией. И работать с ней могут только строго допущенные к таким данным люди. И если, например, вы выдаете расчетные листки руководителю подразделения, а он уже позже выдает их сотрудникам, позаботьтесь о том, чтобы он (руководитель подразделения) был письменно предупрежден о сохранении режима секретности. Иначе — штраф за то, что не обеспечили защиту персональных данных.
Для вашего удобства мы подготовили примеры бланков, необходимых для формирования расчетных листков.
Приказ об утверждении формы расчетного листка (выдача расчетных листков на бумаге) — образец
Журнал учета выдачи расчетных листков (образец)
Заявление сотрудника об электронной почте для получения расчетных листков (образец)
Кстати! Онлайн-сервис «Моё дело» автоматически рассчитает зарплату и сформирует расчетный листок сотрудникам. Кроме того, сервис «Моё дело.Бюро» содержит огромную базу данных по вопросам учета (в том числе кадрового) и всевозможные бланки. Бесплатный доступ к сервису можно получить прямо сейчас по ссылке.
