Тайм-менеджмент и повседневная деятельность

Использование методов и рекомендаций по повышению эффективности рабочего времени (Time management, TM) совершенно необходимо для успешного выполнения своей повседневной деятельности (ПД). Планирование времени, составление личных расписаний, контроль, делегирование полномочий и другие, хорошо отработанные и описанные в литературе приемы ТМ могут существенно продвинуть руководителя на пути к эффективности.

На тему эффективного использования рабочего и личного времени существует обширная литература, как зарубежных, так и отечественных авторов, которая содержит развернутые рекомендации по совершенствованию офисной деятельности.

ТМ безусловно необходим, но рассматривать его как универсальный и единственный механизм для решения вопросов повышения эффективности работы руководителя, очевидно, не следует. ТМ, как и любой метод, имеет свои ограничения.

Во-первых, ТМ, как метод, ориентирован в первую очередь, на личную эффективность менеджера, сотрудника организации. При этом ПД конкретного руководителя выходит далеко за рамки личных ориентиров, она связана с большим объемом контактов и актов взаимодействия с другими должностными лицами внутри предприятия и за его пределами. Что хорошо для данного руководителя в его ПД, может быть плохо для ПД коллег и для компании в целом, и методы ТМ тут не помогут. Нужна тесная взаимная содержательная координация, увязка и синхронизация в процессах исполнения ПД различными руководителями. Следовательно, надо идти дальше, продвигаться от эффективности использования личного времени (ТМ) к эффективности «группового» времени всей компании или ее структурных единиц.

Во-вторых, ТМ не учитывает в должной мере характер управленческого труда. Руководитель здесь больше рассматривается как механический обработчик (или генератор) писем, документов, поручений и т.д., чем их больше пропустить через себя в единицу времени, тем, вроде бы и лучше. Но руководитель, в ходе своей ПД, перерабатывая поступающие единицы работы, обеспечивает реализацию основных управленческих бизнес - процессов, включающих выработку, принятие и контроль исполнения управленческих решений, которые-то и продвигают компанию к установленным в планах целям. В этом весь смысл ПД руководителя. Как усовершенствовать данную часть ПД - этого в ТМ нет.

В-третьих, эта методика требует достаточно высокой личной организационной готовности, скрупулезного самоконтроля, постоянного просмотра и анализа своих текущих и перспективных целей, периодических аудитов и самооценок, хронического организационного напряжения и т.д., т.е., такого управленческого совершенства в людях, которого может и не быть у многих руководителей. И эти качества – на должном уровне – имеют предел роста для каждого человека, который не преодолеть и не обойти никакими методиками и тренингами ТМ.

Наконец, при поверхностном овладении философией ТМ, у многих создается впечатление своей полной способности индивидуально справиться с любыми управленческими проблемами. Некоторым руководителям представляется, что для этого необходим только хороший органайзер или продвинутый личный планировщик (что-то вроде Outlook по всем вопросам в мобильном телефоне), или база данных (неизвестного происхождения), содержащая все необходимое (хотя неясно, что именно) для управления компанией. Или, на худой конец, надо просто прослушать курс по ТМ. Таким образом, реально немалая мощь ТМ при некритическом восприятии создает еще один артефакт - трудно рассеиваемую иллюзию всемогущества этого метода, что также вредно для руководителя.