Менеджер группы бухгалтерских услуг аутсорсинговой компании Acsour
Что такое представительские расходы
К представительским расходам относят затраты компании по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) организации.
Перечень расходов, относимых к представительским, является закрытым и закреплен в пункте 2 статьи 264 НК РФ, а именно:
1. Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.
2. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, указанных в пункте 1, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.
3. Транспортное обеспечение доставки лиц, указанных в пунктах 1 и 2, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.
4. Буфетное обслуживание во время переговоров.
5. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Также в Налоговом кодексе уточняется, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний сотрудников.
Бухгалтерский учет представительских расходов
Согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации», представительские расходы включаются в траты компании по обычным видам деятельности. Затраты на представительские расходы отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажу, в зависимости от специфики деятельности организации. Рассмотрим ниже пример возможных проводок, регистрируемых при учете представительских расходов:
| Дебет счета | Кредит счета | Содержание операции |
| 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | Приняты к учету услуги (работы) по представительским расходам |
| 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» | 10 «Материалы» | Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия (например, продукты питания для буфетного обслуживания) |
| 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | Учтены представительские расходы, на основании авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия |
| 90.02 «Себестоимость продаж» | 44 «Расходы на продажу», 26 «Общехозяйственные расходы» | Представительские расходы учтены в себестоимости товара, работ, услуг |
При должном документальном оформлении в бухгалтерском учете представительские расходы принимаются в полной сумме понесенных затрат. При этом порядок учета представительских расходов определяется учетной политикой организации.
Представительские расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место (пункт 18 ПБУ 10/99). Датой их признания могут являться даты:
- утверждения руководителем организации авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия;
- утверждения отчета о проведении представительского мероприятия;
- подписания акта приема оказанных услуг, связанных с проведением представительского мероприятия.
Налоговый учет и нормирование представительских расходов
В налоговом учете, на основании подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ, представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, организации вправе учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
При этом включение представительских расходов в состав прочих расходов нормируется в размере, не превышающем 4 процента от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период (абзац 3 пункт 2 статьи 264 НК РФ). Состав расходов на оплату труда определен статьей 255 НК РФ, где используемая при нормировании величина определяется суммой расходов на оплату труда, которая признана организацией в целях налогообложения в соответствующем (отчетном) периоде.
Превышающая норматив сумма представительских расходов при определении облагаемой базы по налогу на прибыль не учитывается (пункт 42 статьи 270 НК РФ).
При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (пункт 7 статьи 264, статьи 315 НК РФ). Таким образом, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, может увеличиваться, а значит может изменяться и предельный размер представительских расходов, который будет учтен в целях налогового учета.
Важно обратить внимание на то, что представительские расходы могут быть учтены при определении размера базы по налогу на прибыль, если они соответствуют требованиям, приведенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, а именно, иметь:
- Экономическую обоснованность.
- Документальное подтверждение.
- Направленность на получение дохода.
Если проведенное представительское мероприятие не обладает вышеуказанными признаками, не носит официального характера, либо отсутствуют подтверждающие документы, расходы по проведению такого представительского мероприятия не учитываются для целей налогового учета.
Документальное оформление представительских расходов
Расходы по проведению представительских мероприятий, как и расходы по любому факту хозяйственной деятельности, должны оформляться первичными учетными документами (пункт 1 статьи 9 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). На сегодняшний день актуальные нормативные акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформлять для включения представительских расходов в общие затраты, поэтому организации вправе самостоятельно определять порядок их документального оформления.
Для подтверждения представительских расходов рекомендуется иметь следующие документы, указанные в таблице ниже.
| №п/п | Вид документа | Комментарии |
| 1. | Приказ (распоряжение) руководителя организации | В приказе (распоряжении) руководителя организации о проведении представительского мероприятия необходимо указать цель планируемого мероприятия и перечень работников организации, которые будут участвовать в проведении мероприятия. |
| 2. | Смета представительских расходов | Так как представительские расходы – расходы целевые, их предельную величину рекомендуется утверждать сметой на отчетный год. В смете определяется предполагаемая сумма возможных расходов с возможной разбивкой по статьям затрат и предельными суммами на отчетный период. |
| 3. | Первичные документы | Минфин России в письме от 10.04.2014 №03-03-Р3/16288 указал, что любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных представительских расходах, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли. В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные подотчетному лицу (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров, оказанных услуг, товарные накладные), а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм. |
| 4. | Отчет о проведенном представительском мероприятии | В отчете о проведении представительского мероприятия, утвержденном руководителем организации, должно быть отражено: - время и место проведения представительского мероприятия;
- состав участников приглашенной стороны;
- цели проведения представительского мероприятия;
- сумма понесенных расходов;
- ответственные за проведение мероприятия лица со стороны организации;
- результаты проведенного мероприятия.
|
| 5. | Бухгалтерская справка с расчетом предельного норматива представительских расходов для налогового учета | В связи с тем, что представительские расходы нормируются для целей налогового учета и превышающая норматив сумма не учитывается при определении облагаемой базы по налогу на прибыль целесообразно подготовить бухгалтерскую справку с расчетом предельного норматива. |
Наличие полного перечня вышеуказанных документов не является обязательным требованием, однако их составление поможет избежать возможных рисков исключения заявленных представительских расходов из базы по налогу на прибыль и претензий со стороны налоговых органов.
Скопировать ссылку
