Скопировать ссылку
Как грамотно оформить дистанционную работу?
Раньше работодатель при выстраивании трудовых отношений с подчиненными руководствовался ТК РФ. Сегодня в условиях имеющихся ограничений нужно учитывать и нормативно-правовые акты высших должностных лиц субъектов РФ, губернаторов, глав регионов, которые обращаются к работодателям с рекомендациями. Требования предъявляет и Роспотребнадзор, отвечающий за санитарно-гигиеническое состояние. Все документы необходимо внимательно изучить. Невыполнение каких-то норм может повлечь административную ответственность.
Особенности регулирования дистанционного труда затрагивают ряд вопросов, начиная с порядка оформления и заканчивая основанием для увольнения. По всем остальным вопросам на дистанционных работников распространяются общие нормы трудового законодательства, касающиеся оплаты труда, предоставления отпусков, продолжительности рабочего времени, особенностей регулирования труда.
Расторгать с сотрудником действующий трудовой договор и заключать новый не требуется. Достаточно внести в него соответствующие изменения при помощи дополнительного соглашения. В нем прописывается характер дистанционной работы, условия и продолжительность. Кроме того, работодатель обязан издать соответствующий приказ. Обмен документами можно осуществить по электронной почте, но для этого как сотруднику, так и руководителю необходимо иметь цифровую подпись. В качестве альтернативы часто используют заказные письма. В любом случае работодатель должен быть уверен, что сотрудник ознакомился, подтвердил и подписал документы об изменениях.
По понятным причинам работодатель не всегда может обеспечить сотруднику безопасные условия и охрану труда. Он попросту не контролирует то, как подчиненный организовал свое рабочее место. Но обязанность по расследованию несчастных случаев сохраняется за работодателем. Поэтому в дополнительном соглашении стоит предусмотреть обязательные требования, а после провести инструктаж. Если сотрудник, находясь дома, получит бытовую травму, в некоторых случаях она может быть переквалифицирована в производственную.
Работодатель не имеет возможности контролировать соблюдение сотрудником режима работы. В связи с этим в дополнительном соглашении следует отразить порядок учета времени, которое нужно вести.
Следует учитывать, что решение о переводе на дистанционную работу является правом работодателя. Это означает, что если сотрудник просит перевести его на удаленку, ему могут отказать. Например, инфраструктура компании не заточена под такую работу. Таким образом, перевод возможен только по соглашению сторон.
Как организовать удаленную работу
Если вы переводите сотрудника на удаленную работу, целесообразно позаботиться об организационных и технических моментах. К организационным относится ведение кадрового делопроизводства: внесение изменений в правила трудового распорядка, дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ.
К техническим вопросам относится обеспечение сотрудников необходимым оборудованием (в том числе ноутбуками, планшетами и так далее), приложениями, мобильной связью, доступами к документам и базам данных. По последнему пункту в некоторых компаниях есть запреты. Забывать об информационной безопасности не стоит, так как разница между служебным компьютером и домашним ПК достаточно велика. ПК защищен меньше.
У сотрудника на время удаленной работы появляются новые обязанности. Среди них: проверка почты в определенное время, предоставление отчета о выполненной работе, требования находиться на связи — все это можно и нужно прописать в соглашении. Если вдруг сотрудник не выполняет эти условия, то его привлекают к дисциплинарной ответственности, а в отдельных случаях даже ставят вопрос об увольнении. Опять же такие требования должны быть зафиксированы в дополнительном соглашении.
Навязать сотруднику неполный рабочий день работодатель не вправе. Эта возможность устанавливается только по соглашению сторон. Если в полной мере подчиненного невозможно загрузить работой, то не позднее чем за два месяца его нужно известить об изменении режима. Окончательный перевод на неполный рабочий день должен произойти только после получения официального согласия от сотрудника.
Иногда работодателям приходится использовать смешанный режим работы. Например, несколько дней требуется присутствие сотрудника в офисе, а какую-то часть задач он может выполнить из дома. В этом случае работник все равно остается в статусе дистанционного. Даже если удаленно он работает только один день.
Как оплачивать удаленную работу
Временный характер дистанционной работы не является основанием для изменения оплаты труда, установленной трудовым договором. Условия оплаты труда могут быть изменены только по соглашению сторон, заключаемому в письменном виде. О предстоящих изменениях и причинах сокращения зарплаты работодатель уведомляет сотрудника в письменной форме не позднее чем за два месяца. Изменения вступают в силу со дня подачи работником согласия на продолжение работы и заключения дополнительного соглашения. В случае отказа работодатель обязан предложить другую работу, в случае отсутствия такой работы — договор может быть расторгнут.
Тем не менее, при сохранении двух условий — продолжительности рабочего времени и норм труда — основания для снижения зарплаты у работодателя нет.
Отдельная тема — стимулирующие выплаты при удаленной работе: премии, доплаты, надбавки. Обычно они предусмотрены за достижение каких-то количественных или качественных показателей. Соответственно, удаленный формат работы не влияет на такие выплаты. Но если сотрудник не достигает результатов, то руководитель применяет те положения об оплате, которые утвердил в своей компании сам.
Что ждет в будущем
Удаленная работа в России — пока что не прижившееся явление. До момента кризиса мало кто из работодателей практиковал такой формат из-за опасений, что при отсутствии должного контроля сотрудники перестанут работать. Однако именно сейчас руководители смогут реально увидеть тех, кто показывает результат даже в таких ограниченных условиях. Возможно, после прохождения кризиса работодатели задумаются о сохранении удаленного режима. Разумеется, воплотить в реальность это смогут только те компании, для которых подобный формат позволяет решать задачи одинаково эффективно.
