Отправить статью или инфоповод

«Ворует или нет?»: как владельцу бизнеса проверить своего бухгалтера

«Ворует или нет?»: как владельцу бизнеса проверить своего бухгалтера
Иллюстрация: Everett Collection/Shutterstock

Собственники бизнеса, даже маленького, гораздо сильнее зависят от выбранного ими бухгалтера, чем может показаться на первый взгляд. Порой им удается проворачивать такие махинации, что волосы встают дыбом. В связи с этим с ними требуется все время держать ухо востро. Бизнес-консультант Александр Сейнов рассказывает, как владельцу бизнеса проверить своего бухгалтера.

Чтобы ответить на этот вопрос, сначала необходимо обратиться к историческому российскому опыту. Всего одно поколение прошло со времен СССР и сейчас многие бухгалтерские работники, получившие образование и начавшие работать до 1991 года, занимают должности бухгалтеров в сегодняшнем бизнесе. Статистика воровства в СССР показывает, что основные крупные хищения материальных ценностей в то время или происходили с участием бухгалтерских работников или при их укрывательстве или попустительстве.

Вместе с руководителями и специалистами, участвовавшими в хищениях, судебному преследованию подвергались и работники бухгалтерской сферы.

Печальный опыт предыдущих поколений говорит об этом. Так, министр торговли СССР В.Г. Жаворонков в 50-х годах прошлого века говорил, что дополнительным условием для расцвета хищений является низкая квалификация бухгалтерско-ревизорского аппарата, и нежелание продуктивно работать за низкую зарплату. Вот выдержка из рапорта министра внутренних дел СССР того времени: «Имеются неопровержимые данные, что на таких предприятиях как «Главконсерв», «Главмолоко», «Главвино», «Главпарфюмер» и многих других систематически совершаются кражи социалистической собственности».

Актуально для понимания природы воровства и базовое отношение людей к самому факту воровства как морально возможному, терпимому или аморальному. «Быть у воды да не напиться» — эта поговорка тоже дает понимание отношения работника, непосредственно связанного с денежным оборотом, к деньгам не только как к объекту сохранения по должностным обязанностям, но и как к объекту возможного личного использования.

Исследования, проведенные в России, Великобритании и других странах, показывают, что до 85% работников допускают, чтобы их коллеги воровали у работодателя, и будут скрывать это. А до 20% из них и сами, при удобном случае, готовы на воровство. Честными по отношению к работодателю готовы быть не более 20% работников.

Подытожив вышеперечисленное, можно уверенно сказать: с вероятностью до 80% у любого работодателя работники будут пытаться что-нибудь украсть! И здесь для сохранения материальных активов еще более велика роль бухгалтера как профессионала в учете и контроле движения товарно-материальных средств. Бухгалтерия является одной из основных мест контроля и учета активов и пассивов на любом предприятии. Ведь если работник бухгалтерии будет покрывать расхитителей или участвовать в хищениях или станет их организатором, то этот важнейший орган контроля будет выдавать лживую информацию руководителю, будет способствовать принятию руководителем неправильных и несвоевременных управленческих решений.

Примеры обнаружения воровства подчиненных из собственного управленческого опыта

Что воруют бухгалтеры? В абсолютном большинстве случаев это деньги. Вот свежий пример.

Выдержка из приговора по делу № 58RS0008-01-2020-000417-45:

«Гражданка «Х», выполняя обязанности бухгалтера, реализуя преступный умысел, направленный на хищение путем обмана и злоупотребления доверием ООО «Z», при помощи компьютерной техники создала файл-реестр, в котором изменила номер лицевого счета физического лица, анкетные данные получателя на свое имя, после чего создала файл-платежное поручение, где указала сумму для зачисления в качестве командировочных расходов, после чего файл-платежное поручение и файл-реестр заверила электронной подписью генерального директора ООО «Z» и используя дистанционную систему «Клиент-Банк» перевела денежные средства в размере 20 000 рублей на свой банковский счет».

Какие еще способы воровства используют недобросовестные бухгалтеры?

  • Способ первый — завышают себе зарплаты и премии путем допущения ошибки в расчетах, а иногда подделывая приказы о поощрениях, незаконно внося себя списки отличившихся.
  • Способ второй — подделывают авансовые отчеты, отчитываясь за купленные и используемые в личных целях малоценные предметы, канцтовары, посуду, оргтехнику, как будто используемые на предприятии.
  • Способ третий — производят перечисления на банковские счета подставных доверенных лиц, внося их в реестр обязательных зарплатных платежей.
  • Способ четвертый — манипулируют с оплатой сумм работников, находящихся на больничном, похищая сэкономленные деньги.
  • Способ пятый — получают откаты от контрагентов, выступая инициаторами заключения договоров по завышенным ценам на закупку товаров и услуг, связанных с функционированием бухгалтерии или других служб.
  • Способ шестой — вступают в сговор с другими службами, получая процент за согласование и подтверждение проведенных затрат на закупку ими материальных ценностей и нематериальных активов при их фактическом не получении.

И, несомненно, другие криминальные способы.

Как проверить добросовестность бухгалтера

Ключевым правилом является установление эффективных точек контроля над работой бухгалтера.

Это должны быть внутренние точки контроля во всех важных этапах бизнес-процесса бухучета и внешние точки контроля на пересекающихся или параллельных бизнес-процессах в организации.

Точки контроля бывают плановыми, сценарными и циклическими.

Плановые точки контроля — это общеизвестные, предусмотренные руководящими документами, например, предусмотренные «Положением о бухгалтерском учете в организации», контрольные мероприятия. Плановые точки контроля, кроме непосредственно контрольных функций выполняют и предупредительную функцию. Персонал знает, что работает планово-предупредительная система предотвращения хищений, поэтому будет менее склонен к противозаконным действиям в отношении денег и имущества работодателя.

Сценарные точки контроля — это когда фактов воровства нет, предпосылок к этому в настоящий момент тоже нет, но можно спрогнозировать нештатные ситуации, при аврале, при возможном изменении организационной структуры предприятия, открытии филиалов, внезапной пандемии как сейчас. Это ситуации повышенного риска, при которых произойдет падение планки нормы морали работников. В таком случае рассматривается возможный сценарий этой ситуации и вводятся новые, возможно временные, точки контроля.

Циклические точки контроля — это контроль по наступившим фактам, когда как раз по каким-то причинам происходят события выявления хищений, появляются косвенные признаки возможного воровства и пора заняться раскруткой этой темы, то есть наступает время цикла углубленных проверок.

Контролерами в этих точках должны выступать различные должностные лица.

В зависимости от специфики конкретного предприятия к внутренним точкам контроля бухгалтерии могут относиться:

  • контроль совпадения плановых и реальных сумм платежей по статьям затрат;
  • проверка сданных за контролируемый период авансовых отчетов работников;
  • установление соответствия проводимых операций регламентам и полномочиям сотрудников;
  • нахождение ошибок и искажений между показателями бухгалтерского учета и сведениями, отраженными в управленческой отчетности;
  • проверка наличия согласующих подписей специалистов и руководителей на документах, являющихся сопроводительными по отношению к первичным бухгалтерским документам.

Внешними точками контроля по отношению к бухгалтерии будут такие:

  • содержание пунктов в заключаемых договорах об ответственности сторон договора, контролирующим органом здесь будет юридический отдел;
  • обоснованность договорной цены при отсутствии обязательной калькуляции, здесь контролирующим органом будет экономический отдел;
  • соответствие данных прохождения работниками проходной, данным табеля учета рабочего времени, а контролирующим органом здесь выступит служба безопасности;
  • другие информативно-важные точки контроля.

Например, должен ли что-то контролировать сам бухгалтер?

Он обязан выполнять обязанности в соответствии с должностной инструкцией:

  • проводить финансово-хозяйственные операции, учет обязательств и имущества, в том числе ТМЦ;
  • учитывать движение денежных средств, отражать в бухгалтерской отчетности в полном объеме процессы и операции проведённые на счетах организации;
  • работать с кассовой наличностью;
  • готовить платежные поручения и проводить операции по расчетным счетам в соответствии со своей компетенцией;
  • оформлять первичную бухгалтерскую документацию, относящуюся к его компетенции. И контролировать, что свою работу он сделал в предусмотренные регламентами сроки.

А контролировать других работников бухгалтер может следующим образом:

  • проверять правильность оформления другими работниками первичной бухгалтерской документации, таких как накладные, счета, акты и так далее;
  • участвовать в проведении ревизий и инвентаризации имущества других служб;
  • выявлять факты нарушений правил оформления документации, относящейся к бухгалтерскому учету, предоставлять информацию о таких фактах руководителям соответствующих подразделений и служб, в целях исправления нарушений.

Как перебороть ситуацию, если воровство случилось

Если воровство вскрылось, применяйте комплекс мероприятий:

  • Во-первых, проведите кадровый аудит, используя специалистов специализированных организаций. Особое внимание обратите на саму бухгалтерию, кадровую службу и службу безопасности. В первую очередь это именно они недоглядели!
  • Не передавайте право пользования электронно-цифровой подписью руководителя бухгалтеру на неограниченное время.
  • Начните использовать инструменты IT и средства технического контроля, например, системы видеонаблюдения.
  • Установите электронную систему контроля доступа в помещения бухгалтерии, канцелярии, бухгалтерского архива.
  • Установите специальное ПО, типа Data Leak Prevention, позволяющее отслеживать историю создаваемых или редактируемых на бухгалтерских компьютерах файлов, переписку между работниками в мессенджерах и так далее.
  • Для ритейлеров целесообразно использование онлайн-касс, позволяющих через оператора фискальных данных контролировать бухгалтерию онлайн.
  • Введите кодекс корпоративной этики для работников.
Поменяйте состав комиссий по проведению инвентаризаций не менее, чем на 50%. Введите приказом тайминг и ответственных контролеров как в этом примере:


Как предотвратить хищения

Используйте возможности тщательной проверки бухгалтера при приеме на работу. Используйте скрининговые проверки кандидата в бухгалтеры в социальных сетях. Проверьте отзывы на бухгалтера по предыдущим местам работы.

Проверьте, нет ли кандидата в базе лиц, привлекавшихся к уголовной ответственности. Проверьте потенциального бухгалтера по базам кредитных историй.

Обязательно заключайте договоры о материальной ответственности с работниками, работающими с денежной наличностью и банковскими счетами.

И как итог

После того, как описанные мероприятия станут системой, продолжайте их совершенствовать, чтобы опережать криминальные задумки подчиненных.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен в редакцию: