Вредные советы по установке системы учета рабочего времени

Проблему нецелевого использования рабочего времени может решить правильно подобранная система контроля. Ключевым моментом здесь является именно выбор конкретной программы учета рабочего времени и ее позиционирование сотрудникам. Любое, даже самое полезное начинание, из-за ошибок на первых этапах может принести больше проблем, чем пользы.

Вот несколько "вредных советов", которые помогут понять, как не наделать ошибок в самом начале:

1. Выберите систему «пожестче». Совершенно ясно: чем сильнее контроль, тем лучше сотрудники работают. Не забудьте про такие функции, как скриншоты рабочего стола, наблюдение через веб-камеру, подсчет кликов и отслеживание биометрических показателей. Работа должна выполняться сотрудником в любом состоянии, в одном ритме и с постоянной скоростью. Тотальный контроль – вот что нужно, чтобы сотрудники работали на все 200%, ну или стройными рядами покидали компанию.
2. Остановитесь на наиболее сложной системе. Менеджеру трудно разобраться в интерфейсе, а сисадмин третий день устанавливает и настраивает программу? Не страшно, главное, что система нравится руководству. Компания-разработчик не отвечает на вопросы по системе? Пусть работники разбираются самостоятельно, менять решение и выбирать более подходящее ПО нецелесообразно.
3. Ничего не говорите сотрудникам о системе. При необходимости сами погуглят, что это такое. Идеально, чтобы никто ни о чем не узнал. Так руководитель всегда будет знать правду и только правду о подчиненных! Не имеет никакого значения, что кто-то может перерабатывать или страдает от неумелого управления и потому выдает низкую продуктивность. Рассказывать о системе – только тратить драгоценные рабочие минуты. И забудьте про обратную связь. Тем более не стоит назначать ответственного для ответов на вопросы сотрудников: пусть сами догадаются какие сайты и программы им можно использовать в работе, как устроена система, какие показатели она замеряет и др.
4. Убедите сотрудников, что система нужна для штрафов и санкций. Пусть боятся! Оптимизация труда и повышение эффективности – это второстепенно. Страх наказания – лучший стимул работать эффективнее, негативная мотивация – секрет вашего успеха.
5. Не используйте программу в интересах сотрудников. Оплата переработок? – это совсем не обязательно, сотрудники должны успевать выполнять работу в течение трудового дня. Не успевают? – это их проблемы. Работники перегружены и находятся на грани “выгорания” – вы не обязаны этого знать. HR-менеджер предлагает выдавать премии, бонусы и другие поощрения за высокую продуктивность, чтобы мотивировать сотрудников? Не соглашайтесь! Пусть просто боятся.
6. Штрафуйте без разбора. Отмечайте только плохие результаты сотрудников, которые зафиксирует система, и делайте это “прилюдно”, в назидание всему коллективу. Не исключено, что работники при таком подходе возненавидят и систему, и вас. Это ведь просто работа, ничего личного.
7. Заставьте сотрудников отмечать любую активность. Если сотрудник не за компьютером – отлучился на несколько минут – пусть отметит в программе, где он был и чем занимался. Некоторые программы предусматривают такую возможность – отмечать оффлайн-активность. Вы же должны быть в курсе любых перемещений и действий своих подчиненных. И совершенно неважно, что это может вывести из себя любого здравомыслящего человека, а также отнимает много времени сотрудника. Главное – режим.
8. Добивайтесь от сотрудников сверхотдачи. Все исследования по поводу необходимости коротких перерывов между задачами – полнейшая чепуха. У сотрудников есть обеденный перерыв, в остальное время они должны работать, не отрываясь. 8 рабочих часов, 40 часов продуктивного времени в неделю – вот ваш девиз.
9. Не используйте систему по назначению. Пусть сотрудников пугает сам факт её существования. Зачем вам эта головная боль: оптимизация процессов, анализ продуктивности сотрудников и отделов, штатные перестановки? У вас и так все отлично! А система будет просто “напоминать” сотрудникам, что за ними всегда следят.

Вот так действительно можно легко и просто нанести ущерб своей компании, убить мотивацию сотрудников и ухудшить общий климат в коллективе. И в завершении небольшие кейсы:

Как-то к нам обратилась проектная компания с просьбой включить в систему учета рабочего времени возможность делать скриншоты рабочего стола сотрудников. Как бы мы ни объясняли, что данная функция бесполезна, и даже вредна, руководство компании все-таки настояло на своем и обратилось к системе, которая такую функцию имела. Через пару месяцев использования системы контроля со скриншотами, с нами связался HR-руководитель вышеназванной компании. Скриншоты оказались не только неинформативны, сложны в анализе (их нужно было обрабатывать вручную, выделять под задачу штатную единицу, т.к. автоматизировать процесс невозможно), но и тормозили работу ПК сотрудников, негативно сказывались на отношении сотрудников к компании (случайный скриншот мог перехватить личные данные или переписку сотрудника, такое вторжение в личную жизнь неприятно, а без согласия работника – незаконно). В итоге клиент отказался от использования функции и пересмотрел отношение к контролю времени.

IT-департамент предприятия шинной отрасли установил систему учета рабочего времени. Через месяц использования, когда система уже была протестирована и привязана к оплате труда, команда IT-отдела обратилась к руководству компании, чтобы систему установили и в их отделе. Им стали очевидны преимущества программы для сотрудников: возможность получать объективную оценку труда, сделать оплачиваемыми переработки и др. Если сотрудники действительно ответственны и работают с полной отдачей, то установка лояльной системы контроля и полноценное объяснение ее возможностей будет ими только приветствоваться.

Можно было бы перечислить целый ряд компаний, которые установили систему, но не использовали её функционал в полной мере. Их объединяет одно: сотрудники в таких компаниях понимали, что теперь их онлайн-активность анализируется и некоторое время они старались исключить непродуктивную трату времени. Эффективность персонала повысилась даже при таком условном подходе к использованию системы контроля рабочего времени. Но номинальное присутствие программы, в конце концов, становилось очевидным для сотрудников, и первые положительные результаты вскоре сходили на нет. Кроме того, когда руководство не использовало полный функционал таких программ, оно лишало себя многих инструментов для повышения продуктивности организации: понять, где требуются кадровые изменения, на какие процессы в компании уходит слишком много времени и др.