Скопировать ссылку
Что обязан сотрудник
Работник после возвращения из командировки обязан представить работодателю в течение 3-х рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения о командировках).
Обязанности организации намного шире
А вот обязанности организации, в частности, в связи с командировкой, намного шире. Прямой обязанностью организации является документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, которое осуществляется организацией на русском языке. Это относится к любого рода обязательствам, при этом первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения № 34-н).
Другими словами, для того, чтобы организация имела возможность отразить в учете расходы, связанные с командировкой, она должна иметь документы на русском языке.
Расходами организации, учитываемыми при исчислении прибыли, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
А вот под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы.
Другими словами, в ситуации, когда командированный сотрудник предоставил в качестве подтверждения своих расходов документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, т.е. оформленными на иностранном языке, то он ничего не нарушил, а лишь выполнил свою обязанность по предоставлению авансового отчета с прилагаемыми к нему документами.
А что же организация? А вот как раз у организации и возникает обязанность по переводу предоставленных документов на русский язык, поскольку, в противном случае, она просто банально не сможет их учесть в составе расходов.
При этом следует отметить, что порядок перевода первичных учетных и иных документов на русский язык действующим законодательством РФ не установлен.
Поэтому такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, которые обладают специальными знаниями и на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей, в том числе и от руки. Такие разъяснения были даны Минфином России еще в 2012 году. В последующие периоды Минфин не высказывал противоположную позицию, поэтому мы смело можем руководствоваться разъяснениями 2012 года.
И, кстати, если организация своими силами не имеет возможности перевести документы, то она вправе заключить договор со сторонней организацией или физическим лицом, которыми и будут оказаны услуги перевода. А понесенные затраты организация сможет учесть при исчислении прибыли.
Полагаем, что критерий экономической обоснованности расходов здесь налицо и претензий от проверяющих органов не поступит. Ведь если документы, представленные командированным сотрудником, не будут переведены, то затраты на командировку не будут считаться документально подтвержденными, и, как следствие, не смогут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль.
Так кто же прав?
Учитывая все вышеизложенное, полагаем, что требование может быть правомерно только в том случае, если на данного командированного сотрудника обязанность по переводу возложена в рамках исполнения должностных обязанностей, и он обладает для этого специальными знаниями. В противном случае — требования неправомерны.
Иметь построчный перевод необходимо организации, чтобы учесть расходы, связанные с командировкой, при исчислении налога на прибыль. А обязанностью командированного сотрудника является лишь своевременное предоставление авансового отчета и прилагаемых к нему документов.
