Скопировать ссылку
Как изменился наш процесс адаптации с началом COVID-19
IBA Group — международная ИТ-компания с офисами в 12 странах Европы, США, Азии и Африки. Количество сотрудников — 2500+ человек. Мы разрабатываем и интегрируем заказное ПО, внедряем решения вендоров и собственные продукты, предлагаем техническую поддержку и консалтинг.
До перехода на удаленную работу у нас уже был внедрен процесс адаптации. Если что-то шло не так и сотрудник не мог самостоятельно сформулировать запрос к HR или оформить заявку в корпоративной системе, то он всегда мог обратиться к сидящему рядом коллеге за помощью. Аналогично проходил и процесс знакомства с командой: находясь в офисе, ты невольно знакомишься с разными людьми: в столовой, возле кулера с водой, в зоне отдыха.
С приходом пандемии большая часть компании перешла на удаленный формат работы. Теперь новый сотрудник уже не может обратиться к соседу, если ему что-то непонятно. Поэтому мы поставили себе задачу цифровизировать процесс адаптации и найти новое решение для каждого ее этапа.
Основные участники процесса адаптации
В нашей компании новый сотрудник взаимодействует с рекрутером, HR-специалистом подразделения, непосредственным руководителем и командой проекта. Поскольку мы ИТ-компания, каждый работник должен быть обеспечен компьютером и необходимым программным обеспечением. Поэтому в процессе адаптации новичок общается также с системным администратором и техническими специалистами. Взаимодействие со всеми этими людьми должно быть максимально комфортным и эффективным. Для нас важно, чтобы процесс адаптации проходил приятно, потому что конкуренция на рынке ИТ в Беларуси сейчас очень велика.
Первый рабочий день: чат-бот, приветственный пакет, совместные обеды
Знакомство будущего сотрудника с компанией мы начинаем еще на этапе подбора. Высылаем кандидату ссылку на чат-бот, который рассказывает, какие вакансии сейчас есть в компании, что входит в социальный пакет и как добраться до офиса.
В первый рабочий день новичок обычно приезжает в офис, чтобы оформить документы, получить компьютер, бейдж и приветственный пакет с подарками. Если коллеги работают в офисе, они могут пригласить его на совместный обед в столовой или на кофе, чтобы поближе познакомиться.
Дополнительно мы создали для новых специалистов еще один чат-бот, который в интерактивном формате знакомит их с фактами о компании, информационными системами, помогает с оформлением заявок на доступ к паркингу или получение специального оборудования.
HR-специалисты и руководители подразделений всегда загружены, а у новичка в первый день обычно много вопросов. Поэтому мы также автоматизировали ответы на часто задаваемые вопросы новых сотрудников: как настроить VPN, куда сходить на обед, где получить справку и так далее. Для создания такого F.A.Q. мы провели интервью с руководителями, чтобы выявить наиболее востребованные вопросы и подготовить на них полные ответы. В конце первого дня мы в формате опроса узнаем, как прошел первый день специалиста в компании.
Вовлечение новичка в рабочие процессы
На удаленке трансформировались наши рабочие процессы, а команды столкнулись с новыми вызовами. Например, как организовать обсуждение в четырех группах во время видеосозвона с участием двадцати человек?
Протестировав различные платформы, мы стали использовать функционал комнат в Zoom, проводить там блиц-опросы во время совещаний. Для организации брейнстормингов, планирований и командных обсуждений мы открыли для себя цифровую доску Miro. А чтобы новые сотрудники быстрее вливались в коллектив, мы стали проводить удаленные тимбилдинги: «Угадай мелодию» в Zoom, «Где логика?» в Discord, спортивные марафоны в Telegram.
Сейчас часть тимбилдингов вернулась и в офлайн. Летом в компании прошел ежегодный корпоративный турслет, сплав на байдарках и сбор грибов.
Когда и как заканчивается адаптационный период
Срок адаптационного периода зависит от позиции и опыта специалиста, который к нам приходит. В конце адаптации мы обязательно собираем обратную связь от руководителя и нового сотрудника. Нам важно понимать, как обстоят дела у новичка, насколько ему комфортно в коллективе, понятны ли ему задачи.
Как мы измеряем эффективность адаптации
Никакая автоматизация не делается ради автоматизации: нам важно анализировать процесс адаптации и принимать решение о его эффективности и необходимости внесения изменений на основе полученных данных.
Мы измеряем количество сотрудников, которые ежемесячно пользуются чат-ботом. Также отслеживаем вопросы, которые они задают. Это помогает создавать контент, который действительно интересен сотрудникам. Также мы анализируем впечатления новичков от первого рабочего дня в компании и от всего периода адаптации.
Всего с февраля 2021 года чат-ботом для новых сотрудников воспользовались 200+ человек, которые задали 500+ различных вопросов. Чат-ботом для кандидатов с августа 2021 года воспользовались 66 человек.
ТОП-5 запросов от сотрудников:
- Как оформить отпуск?
- Когда будет начислена зарплата?
- Где находятся ближайшие кафе возле офиса?
- Как получить технику?
- Где посмотреть расписание шаттла?
Наши результаты и планы
Частичная автоматизация онбординга стала отличным решением для удаленки в нашей компании. Мы собираем статистику и отслеживаем статус каждого сотрудника. Так он чувствует заботу и внимание с первых дней в новой должности.
Сейчас мы работаем над тем, чтобы повысить вовлеченность сотрудников в наш чат-бот. Хотим доработать его таким образом, чтобы большее количество новичков проходило программу адаптации до конца, а задания были максимально полезными. Параллельно мы работаем над созданием англоязычной версии материалов для адаптации, в том числе и чат-бота.
