Азбука разумизации затрат: 7 способов эффективной экономии в бизнесе

Если ваши затраты выше ваших продаж, то ни один продукт и ни один «суперпродажник» не спасет ваш бизнес. Если ваши затраты низки и дают вам хороший резерв маржи, то вы сможете уверенно выстоять в любом кризисе. Эта аксиома проверена множеством удивительных историй взлетов и падений из мира бизнеса.

Начиная с 2003 года, Google остается одной из самых быстрорастущих и прибыльных ИТ-компаний в мире, а его чистая прибыль составляет порядка 30% от выручки. Это положение дел дает возможность Google нанимать самых профессиональных сотрудников и работать над такими футуристическими проектами, как протоколы для высокоскоростного межпланетного интернета и беспилотные автомобили. А вот с компанией Nokia не так давно произошла история трагического банкротства, и это при том, что данная фирма успешно приспосабливалась к изменениям времени и была успешна на протяжении более чем ста лет своей истории.

Оба эти исхода с вероятностью 50 на 50 могут ждать вашу компанию. В чем же причины стремительных взлетов и обескураживающих падений компаний? Несомненно, большое значение для любого бизнеса играют такие факторы, как качество и полезность продукта компании, команда и кадровая политика, совершенство продаж и маркетинга. Однако решающим в определении судьбы компании часто становится другой аспект. О нем не так часто говорят, да и говорят как о чем-то само собой разумеющемся и неинтересном.

И при этом данный аспект является оборотной стороной буквально любого бизнеса. Этот аспект — затраты.

Эта статья для компаний, которые твердо настроены на процветание и заинтересованы в овладении искусством использования денег. Мы называем это разумизацией затрат.

1. Осознайте миссию организации и классифицируйте все затраты

Множество стартапов, получивших инвестиции, не достигают успеха и разоряются.

Причина часто в том, что основатели тратят деньги на все подряд, без четкой стратегии. Стратегия затрат вашей компании может опираться только на один аспект — на миссию вашей организации.

Приведем пример. Возьмем две ИТ-компании:

• Миссия компании № 1: зарабатывать максимум прибыли путем оказания ИТ-услуг другим компаниям.
• Миссия компании № 2: решить проблему неудобства и дороговизны пользования ИТ-продуктами, зарабатывая на этом деньги.

То, что способствует достижению миссии вашей организации, должно быть включено в стратегию затрат. То, что не помогает достичь миссии вашей организации, исключается, даже если аналогичные затраты есть у похожих компаний или в бизнесе ваших знакомых и друзей.

2. Пропишите регламент работы и исключите потери

Одна из самых частых причин дыр в бюджете — непредвиденные затраты и расходы. Чтобы избежать этого, пропишите детальный регламент затрат и правила выделения денег на отдельные нужды.

Отрывок такого регламента — в примере ниже:

• Компания «ПростоИТ».
• Миссия: решить проблему неудобства и дороговизны пользования ИТ-продуктами, зарабатывая на этом деньги.

Затраты на разработку	Затраты на маркетинг	Затраты на продажи	Затраты на PR	Затраты на АХР
Принимающий решение — СТО	Принимающий решение — СМО, согласует с СЕО	Принимающий решение — СЕО	Принимающий решение — СТО	Принимающий решение — СЕО
Предельный бюджет — 400 000 в месяц	Предельный бюджет — 150 000 в месяц	Предельный бюджет — 300 000 в месяц	Предельный бюджет — 200 000 в месяц	Предельный бюджет — 30 000 в месяц
Бюджет на дизайн — 200 000 в месяц	Бюджет на продвижение — 100 000 в месяц	Премии — до 50 000 рублей в месяц	Бюджет на мероприятия — 100 000 в месяц	Премии не предусмотрены
Приоритетная статья	Регулярная статья	Регулярная статья	Приоритетная статья	Низкий приоритет

Каждый сотрудник каждого отдела при необходимости траты на те или иные нужды обращается в вашу бухгалтерию и уточняет возможность данной траты, исходя из уровня затрат текущего месяца. Если трата видится необходимой и при этом превышает месячный лимит, сотрудник согласует эту трату с руководителем компании.

Так работает упорядочивание затрат.

3. Ведите отчетность и анализируйте излишки

Если у вас нет отчетности по доходам и затратам вашему бизнесу, считайте, что у вас нет бизнеса. Форма отчета может быть разной, в вашей компании она должна быть понятна и удобна одному человеку — вам.

В вашей отчетности на одном листе таблицы обязательно должны фигурировать минимум четыре из шести перечисленных показателей:

• План продаж месяца.
• Факт продаж месяца.
• Общие затраты месяца.
• Инвестиции в данном месяце из общих затрат.
• Рентабельность текущего месяца.
• Остатки на счетах.

В краткой форме у вас может получиться что-то вроде такого отчета. Дай бог, чтобы с сопоставимыми цифрами.

Ведя такую таблицу каждый месяц, вы будете видеть динамику и вам будет легко исключать неэффективные платежи и быстро определять завышенные траты.

4. Обсуждайте все необходимые траты, ведите переговоры

Если вам нужно снять проморолик для вашей компании, а стоимость его превышает ваш месячный бюджет на маркетинг — не спешите отказываться от плана снять ролик.

Проведите переговоры с подрядчиком, и лучше, если их будет несколько. Вот три классических приема экономии:

• Первый прием экономии. Предложите подрядчику, что сделаете часть описанной им работы самостоятельно. Например, напишете сценарий.
• Второй прием экономии. Объявляйте конкурс между потенциальными подрядчиками и сообщайте им об этом.
• Третий прием экономии. Просите скидку за более скорое подписание договора.

Применяя эти приемы, вы уместите все ваши необходимые затраты в ваш бюджет.

Проверено практикой!

5. Делайте сами больше

Часто мы думаем, что нам нужно кого-то нанять, чтобы для нас было сделано что-то, в то время как для того, чтобы получить это, нанимать кого-то со стороны совершенно необязательно. Достаточно освоить несколько нехитрых вещей, и вы получили желаемое без больших затрат.

Все успешные компании применяют эту стратегию. Так, например, мы в GreenBusiness поступили с SMM и email-маркетингом. Ведение наших аккаунтов в Facebook и VK, ведение нашей рассылки и написание оригинальных статей для нас оценивали в месячный бюджет от 20 000 до 80 000 рублей в месяц. Мы научились всему сами. То же самое вы можете сделать практически с любой статьей затрат. Вам следует просто помнить свои приоритеты и взвешивать временные ресурсы, необходимые для освоения новой компетенции.

6. Используйте творческие подходы

Говорят, чтобы попасть в СМИ и таким образом получить трафик на сайт, нужен блат и много денег.

Однако многие просто прибегают к креативным подходам: делятся нестандартными взглядами на известные темы, пишут провокационные статьи, вводят новые понятия в публичный дискурс — и таким образом получают «место на трибуне». Помните правило: креатив должен быть по-настоящему креативным. И искренним. Тогда он будет замечен и оценен.

7. Ведите ваше хозяйство

Даже если вы компания из трех человек, вам нужно проявлять уважение к вашей «матчасти». Инвентаризируйте ваше имущество. Фиксируйте ваши расходы на канцелярию. Поливайте цветы. Следите за техникой. Когда вы проявляете внимание к вашему хозяйству, каждая вещь отвечает вам безотказной службой.

Соблюдение семи правил обеспечит вашей компании 100% разумизацию затрат, и очень скоро, управляя финансовыми потоками вашего бизнеса, вы начнете испытывать от каждой траты удивительные чувства: радость от вложений, уверенность в завтрашнем дне и ощущение, что все идет как надо.