Что нужно знать ИП, который хочет нанять работника

Марат Самитов

Руководитель компании «Авирта», автор телеграм-канала «Налоги, законы, бизнес»

Как принять сотрудника

Человек, которого вы принимаете на работу, должен написать на ваше имя заявление о приеме.

Запросите у сотрудника документы:

1. Паспорт для заполнения кадровых документов.
2. Бумажную трудовую книжку, если он от нее еще не отказался. С этого года страна переходит на электронные трудовые и есть нюансы, о них чуть ниже.
3. СНИЛС или уведомление о регистрации в системе персонифицированного учета (АДИ-РЕГ).
4. Документы воинского учета, если есть.
5. Справка о доходах с прошлых мест работы за 2 года по форме 182-н.
6. Справка по форме 2-НДФЛ за текущий год. Данные о зарплате на предыдущей работе понадобятся для расчета отпускных и больничных.

В некоторых случаях потребуются и другие документы:

1. Если работа требует специальных знаний или специальной подготовки, нужен документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний.
2. Если работа связана с несовершеннолетними и в других случаях, предусмотренных в статьях 331, 351.1 Трудового кодекса — справка об отсутствии судимости.
3. Если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения — медицинская книжка (статья 213 ТК РФ).
4. В особых случаях — результаты предварительного медосмотра. Например, если принимаете на работу водителя (статья 328 ТК РФ).
5. Для некоторых категорий бывших госслужащих — согласие специальной комиссии (статья 64.1 ТК РФ).

Трудовой договор нужно оформить не позднее трех рабочих дней после того, как сотрудника допустили к работе. Проследите, чтобы в договоре были обязательные пункты, которые прописаны в статье 57 ТК РФ. Если нет отдельной должностной инструкции, обязанности сотрудника должны быть перечислены в трудовом договоре. Второй экземпляр договора нужно выдать сотруднику, а на первом он должен расписаться.

После этого нужно оформить приказ о приеме на работу и завести на сотрудника личную карточку по форме Т-2. Во втором разделе карточки сотрудник должен расписаться.

И последний шаг — не позднее следующего дня после издания приказа нужно отправить в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД о приеме на работу сотрудника.

Как вести трудовые книжки сотрудников

В 2020 году начался переход на электронные трудовые книжки, работодателю-новичку легко запутаться.

Чтобы разобраться, что нужно делать, узнайте, есть ли у сотрудника бумажная трудовая книжка и писал ли он у прошлого работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой или об отказе. Тут может быть несколько вариантов:

1. Трудовая книжка есть и никакого заявления сотрудник не писал, или писал и выбрал бумажную трудовую. Тогда вы должны сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу, а трудовую пока хранить у себя. Отчет СЗВ-ТД в ПФР отправить все равно нужно. Дальше вы будете делать записи в бумажную трудовую обо всех кадровых изменениях до тех пор, пока сотрудник не решит отказаться от нее. Но одновременно с этим при всех кадровых изменениях вы будете сдавать отчет в ПФР.
2. Сотрудник на прошлом месте работы уже отказался от бумажной трудовой в пользу электронной, работодатель выдал ему ее на руки и сделал соответствующую запись в трудовой. Тогда вам уже не нужно ее запрашивать и делать запись. Нужно только отправить отчет СЗВ-ТД в ПФР. При всех кадровых изменениях вы просто будете сдавать отчеты в ПФР.
3. Человек устроился на работу впервые и трудовой у него еще нет. В 2020 году вы еще обязаны за свой счет завести ему бумажную и сделать в ней запись. И также отправить отчет СЗВ-ТД в ПФР. С 2021 года заводить бумажные трудовые уже не нужно: у тех, кто первый раз устраиваются на работу, будут только электронные.

Куда вставать на учет как работодатель

Пенсионный фонд все данные получит из налоговой без вашего участия. А вот встать на учет в ФСС нужно.

Для этого в течение 30 дней после заключения первого трудового договора нужно обратиться в ФСС с копией договора и заявлением о постановке на учет в качестве страхователя физического лица.

Как платить заработную плату

Зарплата сотрудника, который отработал полный месяц, не может быть ниже МРОТ. Это требование статьи 133 ТК РФ. Исключение — сотрудник работает неполный день, неделю, месяц. Тогда зарплата может быть пропорционально меньше МРОТ.

Во внутренних документах или трудовом договоре должны быть прописаны конкретные числа, когда вы платите за первую половину месяца и за вторую (понятия «аванс» в трудовом законодательстве нет). Это может быть 20 и 5 число, 25 и 10, и так далее. Промежуток между двумя выплатами не может быть меньше 15 дней за исключением месяцев, в которых 31 день — тогда один промежуток в любом случае будет 16 дней и это не будет считаться нарушением.

Какие налоги и взносы платить за сотрудника

С выплат сотруднику нужно всегда удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Этими вопросами скорее всего будет заниматься ваш бухгалтер, но азы нужны, чтобы знать, во сколько на самом деле вам обходится сотрудник, и контролировать бухгалтера.

НДФЛ — налог на доходы физически лиц. Ставка 13%.

НДФЛ всегда платят за счет сотрудника. Вы просто удерживаете его из зарплаты и перечисляете в налоговую. Работодателю нельзя платить НДФЛ за свой счет — он просто налоговый агент. Нельзя и перекладывать обязанность заплатить на сотрудника — удерживать и перечислять НДФЛ должен только работодатель.

С первой части зарплаты (аванса) НДФЛ не удерживают. Со второй части удерживают весь НДФЛ, включая аванс. Если есть какие-то надбавки, премии — они тоже войдут во вторую часть зарплаты.

Страховые взносы платят на 4 вида обязательного страхования: пенсионное, медицинское, социальное и от несчастных случаев.

В отличие от НДФЛ, взносы работодатель платит уже за свой счет. Категорически запрещено перекладывать это бремя на самого сотрудника.

Предприниматель, который впервые нанимает сотрудника, скорее всего относится к малому бизнесу, поэтому расскажу, как платит взносы именно малый бизнес.

С зарплаты в пределах МРОТ ставки взносов стандартные:

• на пенсионное страхование — 22%;
• медицинское — 5,1%;
• социальное (на случай временной нетрудоспособности и материнства) — 2,9%;
• от несчастных случаев на производстве — от 0,2 до 8,5%. Это зависит от класса опасности работ, который вам присвоили в ФСС в зависимости от вашего основного ОКВЭД. Здесь в примерах буду говорить о минимальном взносе в 0,2%.

С части зарплаты, которая превышает МРОТ, для малого бизнеса действуют сниженные ставки:

• на пенсионное страхование — 10%;
• медицинское — 5%;
• социальное — 0%;
• от несчастных случаев — стандартные ставки от 0,2 до 8,5%.

То есть придется отдельно считать взносы с зарплаты в пределах МРОТ и оставшейся части.

Все эти взносы нужно перечислить не позднее 15 числа следующего месяца.

Взносы на пенсионное, социальное и медицинское страхование перечисляют в налоговую инспекцию, а от несчастных случаев — в ФСС.

Есть выплаты, которые не облагаются НДФЛ и взносами, а некоторым работникам полагаются налоговые вычеты при расчете НДФЛ. Это нужно знать тому, кто будет заниматься расчетом зарплаты и взносов.

Какие отчеты сдавать за сотрудника

Это отчеты в налоговую инспекцию, ПФР и ФСС. Все они обязательны, даже если у вас всего один сотрудник.

Формы и сроки приведены в таблице:

Специальная оценка условий труда

Вы наняли сотрудника — значит создали рабочее место, а значит должны провести специальную оценку условий труда (закон № 426-ФЗ от 28 декабря 2013 года «О специальной оценке условий труда»).

Это нужно сделать в течение 12 месяцев. Проводить спецоценку могут только специализированные организации. Не делать спецоценку можно только если у сотрудников нет постоянных рабочих мест или они трудятся удаленно. В некоторых нужно проводить внеплановую спецоценку. Например, если произойдет несчастный случай на работе или профзаболевание.

Заключение

Как только ИП официально нанимает работника, у него появляется целый пласт новых обязанностей. Нужно платить за сотрудника налоги и взносы, сдавать отчеты, оформлять кадровые документы, проводить спецоценку рабочих мест и выполнять требования по охране труда. Все это требует специальных знаний.

Если не соблюдать требования налогового и трудового законодательства, будут штрафы и другие санкции. Поэтому если вы новичок, рекомендую хотя бы на начальном этапе привлечь специалиста, который разбирается в этих вопросах и поможет ничего не упустить.