Прислать статью

Избавьтесь от ненужных совещаний и встреч

Поделиться
Избавьтесь от ненужных совещаний и встреч
Независимый консультант в области IT и HR
Признаюсь, я тоже была в числе тех, кто до фанатизма любит проводить небольшие совещания.
Во-первых, в больших корпорациях это часть корпоративной культуры; во-вторых, есть масса тем для обсуждения и всегда приятно поделиться своей точкой зрения с умными людьми; в-третьих, это часть так называемых collaboration/cooperation активностей, ну и, в конце концов, ритуал посещения встреч уже вошёл в нормальный распорядок каждого рабочего дня.

По большей части мы так и не успеваем сконцентрироваться на своих текущих задачах, а с утра до вечера переходим из переговорки в переговорку, иногда даже целыми составами. И не раз как мои коллеги, так и руководство признавали, что мы уже утопаем в водовороте бесконечных встреч, но всё равно не шли наперекор стихии, а, наоборот, делали реновацию в офисе, создавая больше переговорных комнат и сокращая места в open space. Это, конечно же, не решало проблему, а, наоборот, подталкивало встречаться больше и чаще. И так год за годом.

Если взять среднее количество встреч — 4 в день — убрать выходные, праздники и отпуск, получится, что мы проводим около 944 часов в год на переговорах. Согласитесь: надо что-то менять. Я хочу остановиться на «проблемной» встрече и прописать алгоритм того, как из бесполезной превратить её в эффективную. «Проблемной» встречу конечно никто вслух не назовёт, скорее всего, в строке «Subject» вы увидите: «Обсудить наше участие в [название] форуме/обсудить статус сделки или предстоящую встречу». Для того чтобы встречи не заканчивались теми же вводными, какими начинались, и мы не расходились, просто «обсудив», а приходили к принятию конкретных решений, у меня сложился следующий алгоритм.

Проверочный этап

Задайте себе вопрос: возможно ли решить стоящий перед вами вопрос, не назначая встречу? Например, прописать несколько вариантов решения проблемы/вопроса, аргументировать свой выбор и указать дату, до которой вы ждёте ответы/возражения, если такие появятся. Возможно, потребность в некоторых встречах отпадёт. Но, допустим, нет — без личного обсуждения никак. Тогда переходим к следующему этапу.

Этап планирования


1. Продумайте цель встречи: с чем вы хотите уйти?

Пропишите маркеры, по которым вы будете судить об эффективности прошедшей встречи. Для этого нужно четко представлять себе конечный результат, к которому вы стремитесь. Пропишите путь к этому результату.

2. Определите тайминг

В среднем, 80% встреч назначаются на 60 минут, оставшиеся 20% — на 30 минут. Почему? Даже сам Outlook предлагает нам встречаться не менее 30 минут. Кстати, обратите внимание: мы склонны удлинять предлагаемое время встречи, но ни в коем случае не наоборот. Несолидно встречаться с уважаемыми людьми меньше, чем на час, не так ли? Подумайте, сколько времени реально нужно для обсуждения вашего вопроса.


3. Пропишите детальную адженду встречи с учетом необходимого тайминга для решения вопроса

Почему детальную? Согласитесь, адженда, состоящая из пары фраз — подвести итоги недели, проговорить план закрытия сделок — вряд ли замотивирует кого-либо к ней готовиться. Более того, из содержания встречи даже невозможно понять, кто будет основным действующим лицом на ней. Наверняка сложится мнение, что им будет сам назначивший встречу. Если же это руководитель, скорее всего, он ожидает какой-то предварительной подготовки и от вас. Стоит немного уточнить программу предстоящей встречи, и вам будет проще следовать своей цели. Например:

Подведение итогов недели
  • Статус движения top-сделок. Участники: все сейлз-менеджеры. Время: 15 мин.;
  • Прогноз по срокам закрытия сделок в текущем квартале. Участники: все сейлз-менеджеры. Время: 15 мин.;
  • Форекастирование сделок следующего квартала. Антон Петров, аналитик. Время: 10 мин.
Не намного более подробная программа, соглашусь. Тем не менее, она заставит участников призадуматься о необходимости подготовить данные по статусу сделок в работе, а также по закрытию сделок в текущем квартале. Как минимум, это сократит время на паузы, хождение за ноутбуками, открытие Экселей, CRM-системы, недоумённые взгляды и т.д.

4. Назовите встречу в терминах результата, а не процесса

Не «обсудить», «проговорить», «подумать», а «финализировать план», «распределить обязанности по ведению проекта». Так и вам, и другим участникам встречи будет понятно, к чему вы хотите прийти. 


5. Просмотрите еще раз список участников, которых вы хотите пригласить к обсуждению

Уверены ли вы, что в списке присутствуют только заинтересованные сотрудники, имеющие непосредственное отношение к обсуждаемой теме? Есть ли кто-то, кого можно не отвлекать от работы на данном этапе? Если таковые нашлись, но они должны быть в курсе результата вашей встречи, добавьте их в копию follow up письма, которое вы отправите участникам по окончании.

Этап проведения


1. Модерируйте встречу

Раз вы являетесь инициатором встречи, вам её и вести. (Мы не говорим о варианте, когда вас попросили назначить/переназначить встречу, но вы не являетесь ее полноценным оунером). Вести к достижению цели. По возможности, постарайтесь минимизировать дискуссии. На любой встрече окажутся участники, цель которых — просто поговорить. Переводите дискуссии в формат уточнений. Тем не менее, давайте слово каждому. Каждый участник встречи имеет право высказаться, тем более, раз вы уже признали, что все, кто собрался, крайне важны. Поэтому не прерывайте коллег, даже если их мнение идёт вразрез с вашим.

2. Зафиксируйте договорённости

Даже если встреча шла по намеченному вами плану, может оказаться так, что все разошлись из переговорной комнаты по своим местам с абсолютно светлым разумом, не замутнённым никакими новыми идеями. Напишите follow up встречи и сообщите коллегам о принятом решении и плане действий. Назначьте задачи со сроком исполнения. Вполне возможно, что в этом письме будет больше получателей, чем на встрече, что означает, что вы сэкономили им бесценное время.

3. Продумайте, как вы будете контролировать исполнение

Я перепробовала массу инструментов, начиная от постановки задач в Outlook с соответствующим reminder письмом о необходимости завершения задачи.


А также: Evernote — всё же больше инструмент для хранения и обмена заметками; специализированный, но менее известный Basecamp — подходит для управления проектами; у DoIt — красивая и продуманная версия для смартфонов. Идеал я всё ещё не нашла, поэтому по старинке ставлю задачи в Outlook. Слышала позитивные отзывы от коллег о программе Mindmanager:


Тут каждому — своё. Главное, как говорил Бисмарк, если вы хотите, чтобы задача была сделана, за её исполнение должен отвечать один и только один человек. Не поручайте задачу целому коллективу. Даже если для её решения необходима виртуальная команда, ставьте задачу лидеру.

Что-то новенькое

С точки зрения формата встреч — помимо очных и online-формата — мы тестировали практику проведения встреч стоя. Они действительно проходили оперативнее, но сложно сказать — результативнее ли. Основным желанием было побыстрее договориться и разбежаться по местам, а не вдумчиво решить вопрос. Позже пришли к чему-то среднему: опоздавшие стояли (но это уже была скорее «карательная» мера для любителей пропустить минут 10-15 встречи). Да и понятно, что подобная практика неприменима для любого вида совещаний.

Берегите человекочасы — свои и соседа.
Подписывайтесь на наш Телеграм-канал
Подписывайтесь на наш Дзен-канал
Доживёт ли ваш бизнес до первой прибыли

Предлагаем поиграть в предпринимателя.

Попробовать
Поделиться
Независимый консультант в области IT и HR
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Попробовать бесплатно
4 комментария
Афанасьев Денис
12 апреля в 18:29
Просто беру на вооружение большую часть. Всё по полочкам расписано. И хватит, в самом деле, трындеть без четких целей в рабочих встречах. Спасибо.
0
+1
Ответить
Шухаева Ирина
13 апреля в 10:42
Все верно. Иногда что у компаниях, что у людей просто "голод на встречи".
Уж что они там себе придумывают про эффект от личного общения неизвестно, но для дела толку мало.
Необходимо лично работать, когда креатив, разработка. Согласование, распределение дальнейших действий, когда люди между собой связаны.
Контроль (обвинения/оправдания) вообще лучше проводить письменно.
Потому что любое сказанное можно вывернуть по-своему.
Написанное - труднее.
Хорошее лекарство от личных встреч - уважение к времени.
Прежде всего - к своему, оно автоматом транслирует уважение к времени других людей.
Время вообще обожает, когда его уважают.
0
+1
Ответить
Ставить и отслеживать задачи лучше в специализированной системе, принятой в данной компании, например той же Jira.
0
0
Ответить
Кулагин Олег
29 сентября в 20:32
Адженда, тайминг, форекастирование, сейлз, финализировать... Русский язык плохо знаете?
0
0
Ответить
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Оставить заявку на регистрацию
Быстрая регистрация вашего бизнеса,
бесплатно и без визитов в налоговую!
Что вы хотите зарегистрировать?
Ваши персональные данные будут использованы для обработки вашей заявки согласно 152-ФЗ, Политика конфиденциальности.