Скопировать ссылку
Как собираем информацию
Первичный сбор информации происходит при устройстве на работу, когда сотрудник заполняет подробную анкету. В ней он указывает личную информацию — ФИО, дату и место рождения паспортные данные, адрес регистрации. Там же мы просим указать данные об образовании и дополнительных курсах, навыках и компетенциях, владение программами.
Есть графы, посвященные информации о близких родственниках, супруге, детях — их имена, степень родства, даты рождения. В дальнейшем руководитель, зная эту информацию, может поздравлять сотрудника с семейными праздниками или поощрить за хорошую работу выходным в день рождения жены.
Мы просим там же указывать причины, по которым кандидат выбрал нашу компанию, его цели и то, что он может дать компании как специалист. Это помогает в будущем сравнить изначальные устремления сотрудника с тем, как они выражаются на практике.
Однако одной анкетой заполнение досье не ограничивается. Туда вноситься полезная информация, полученная на собеседовании. Далее руководитель регулярно дополняет досье новой информацией, начиная с первых дней испытательного срока. В досье стоит вносить информацию сразу, как что-то происходит, и руководитель узнал о работнике новую важную информацию. Получать сведения можно в неформальной беседе или наблюдая, как работник справляется с задачами и общается с коллегами. В досье также стоит заносить информацию, когда у сотрудника случается успех и в случае неудачи в работе.
Что вносим в досье?
Информацию про хобби — это с одной стороны поможет лучше понять сотрудника, а с другой стороны через хобби руководитель может наладить контакт с подчиненным. Например, несколько лет назад мы узнали, что наш менеджер по продажам увлекается волейболом. В работе с ним его руководитель — генеральный директор компании, который сам играет в волейбол, стал чаще употреблять спортивные метафоры. Это помогло точнее доносить до сотрудника задачи в понятных ему образах и терминах. В дальнейшем менеджер по продажам и руководитель стали вместе играть в волейбол, что положительно повлияло на мотивацию специалиста и его лояльность к компании.
В досье стоит добавлять так же религиозные и политические взгляды сотрудника, его убеждения. Это поможет избежать неловких ситуаций и неуместных обсуждений на почве веры или взглядов. Более того, это будет полезно, если в компании есть люди с противоположными убеждениями, которые при этом любят активно их отстаивать. Знание об этих убеждениях не даст руководителю посадить таких сотрудников в один кабинет.
В досье можно и нужно включать мотивацию сотрудника, его жизненные цели, страхи. Стоит включать слабые и сильные стороны специалиста, его компетенции. Все это поможет нам понять, потенциал сотрудника, на какой позиции он будет чувствовать себя уверенно, сможет ли он в будущем стать руководителем. Также это помогает улучшить его эффективность через правильную мотивацию.
Например, в досье может быть такая информация о сотруднике:
Как использовать информацию из досье?
Каждый руководитель периодически обращается к досье в сложных случаях — когда думает о мотивации сотрудника, когда хочет освежить в памяти успехи специалиста, когда принимает решение о повышении работника.
Так же досье крайне необходимо, когда в компанию приходит новый управленец. С помощью досье новый человек может быстро и оперативно познакомиться с командой, составить представление о сильных и слабых сторонах сотрудников, понять, как наладить взаимоотношения с командой.
Досье помогает не растерять кадры из-за незнания особенностей специалистов и сэкономить время новому руководителю на сбор информации. Это эффективный и очень простой инструмент менеджмента, доступный всем.
