Отправить статью или инфоповод

Как досье сотрудника помогает его менеджеру

Как досье сотрудника помогает его менеджеру
© Brooke Cagle/Unsplash

«Предупрежден — значит, вооружен» — так звучит старая истина. В практике управления это означает, что чем больше менеджер знает о своих подчиненных, тем больше у него инструментов для руководства. Как собирать информацию о сотрудниках, что именно фиксировать в досье сотрудника и как использовать — рассказывает Оксана Смущенко, совладелица торгово-строительной компании Гельстер.

Финансовый директор и совладелица торгово-строительной компании Гельстер

Как собираем информацию

Первичный сбор информации происходит при устройстве на работу, когда сотрудник заполняет подробную анкету. В ней он указывает личную информацию — ФИО, дату и место рождения паспортные данные, адрес регистрации. Там же мы просим указать данные об образовании и дополнительных курсах, навыках и компетенциях, владение программами.

Есть графы, посвященные информации о близких родственниках, супруге, детях — их имена, степень родства, даты рождения. В дальнейшем руководитель, зная эту информацию, может поздравлять сотрудника с семейными праздниками или поощрить за хорошую работу выходным в день рождения жены.

Мы просим там же указывать причины, по которым кандидат выбрал нашу компанию, его цели и то, что он может дать компании как специалист. Это помогает в будущем сравнить изначальные устремления сотрудника с тем, как они выражаются на практике.

Однако одной анкетой заполнение досье не ограничивается. Туда вноситься полезная информация, полученная на собеседовании. Далее руководитель регулярно дополняет досье новой информацией, начиная с первых дней испытательного срока. В досье стоит вносить информацию сразу, как что-то происходит, и руководитель узнал о работнике новую важную информацию. Получать сведения можно в неформальной беседе или наблюдая, как работник справляется с задачами и общается с коллегами. В досье также стоит заносить информацию, когда у сотрудника случается успех и в случае неудачи в работе.

Что вносим в досье?

Информацию про хобби — это с одной стороны поможет лучше понять сотрудника, а с другой стороны через хобби руководитель может наладить контакт с подчиненным. Например, несколько лет назад мы узнали, что наш менеджер по продажам увлекается волейболом. В работе с ним его руководитель — генеральный директор компании, который сам играет в волейбол, стал чаще употреблять спортивные метафоры. Это помогло точнее доносить до сотрудника задачи в понятных ему образах и терминах. В дальнейшем менеджер по продажам и руководитель стали вместе играть в волейбол, что положительно повлияло на мотивацию специалиста и его лояльность к компании.

В досье стоит добавлять так же религиозные и политические взгляды сотрудника, его убеждения. Это поможет избежать неловких ситуаций и неуместных обсуждений на почве веры или взглядов. Более того, это будет полезно, если в компании есть люди с противоположными убеждениями, которые при этом любят активно их отстаивать. Знание об этих убеждениях не даст руководителю посадить таких сотрудников в один кабинет.

В досье можно и нужно включать мотивацию сотрудника, его жизненные цели, страхи. Стоит включать слабые и сильные стороны специалиста, его компетенции. Все это поможет нам понять, потенциал сотрудника, на какой позиции он будет чувствовать себя уверенно, сможет ли он в будущем стать руководителем. Также это помогает улучшить его эффективность через правильную мотивацию.

Например, в досье может быть такая информация о сотруднике:

Стремится добиваться совершенства в овладении профессией. Обладает высоким чувством ответственности. Во взаимоотношениях отличается излишней деликатностью. Считает неудобным отказать в просьбе коллеге. Берется сразу за все дела, зачастую переоценивая свои возможности.

Что мотивирует: семья, мнение семьи о его успехах, нуждается в прилюдной похвале, в одобрении своих действий и поступков.

Слабые стороны: безотказность, невнимательность к мелочам, рассеянность.

Как использовать информацию из досье?

Каждый руководитель периодически обращается к досье в сложных случаях — когда думает о мотивации сотрудника, когда хочет освежить в памяти успехи специалиста, когда принимает решение о повышении работника.

Так же досье крайне необходимо, когда в компанию приходит новый управленец. С помощью досье новый человек может быстро и оперативно познакомиться с командой, составить представление о сильных и слабых сторонах сотрудников, понять, как наладить взаимоотношения с командой.

Досье помогает не растерять кадры из-за незнания особенностей специалистов и сэкономить время новому руководителю на сбор информации. Это эффективный и очень простой инструмент менеджмента, доступный всем.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен в редакцию: