Как оформить и учесть недостачи компании

Сразу предупрежу, что говоря о нормах естественной убыли, я имею в виду лимиты, утвержденные отраслевыми ведомствами. Если для ваших товаров и готовой продукции таких лимитов чиновники не утверждали, то все потери считаются сверхнормативными.

С недостачами в пределах норм естественной убыли вопросов возникает немного. Расскажу кратко, на что обратить внимание в бухгалтерском и налоговом учете.

Недостачи сначала списывайте на счет 94. А затем на издержки обращения или производственные затраты.

Оценивают сумму потерь чаще всего по стоимости, по которой имущество числилось в учете компании. Сделайте такие проводки:

– отражена стоимость недостающих товаров;

– списана на издержки обращения стоимость недостающих ценностей.

В налоговом учете недостачи в пределах норм естественной убыли включите в материальные расходы. Не путайте недостачи в пределах норм с технологическими потерями, которые возникают в результате особенностей производства. Последние можно списать в расходы полностью. Главное, чтобы сумму технологических потерь подтвердил специалист компании, отвечающий за их расчет. На основании такого расчета составьте бухгалтерскую справку. А в ней укажите, какую сумму техпотерь вы списываете на расходы. Такой же позиции придерживаются представители Минфина России в письме от 26 августа 2013 г. № 03-03-10/34845.

Гораздо чаще бухгалтеры задают вопросы, связанные с учетом недостач, которые превышают нормы естественной убыли. Такие потери можно разделить на те, которые возникли в результате форс-мажорных событий (пожаров, наводнений). И те, которые с чрезвычайными событиями не связаны.

Недостачи, возникшие в результате форс-мажорных событий, относите в бухгалтерском учете на прочие расходы.

– отражена стоимость недостающих товаров;

– списана в прочие расходы стоимость недостающих ценностей.

Потери, возникшие в результате чрезвычайных событий, списывайте в налоговом учете в состав материальных расходов. Но прежде обязательно получите от властей письменное подтверждение, что форс-мажор действительно имел место. Например, справку из МЧС.

Но обычно сверхнормативные недостачи все-таки не связаны с чрезвычайными событиями. Учет таких недостач зависит от того, есть ли виновные в них. Обычно за недостачи в ответе сотрудники, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности. Скажем, работник склада. Расскажу об этом подробнее.

Работники, по чьей вине образовались недостачи, обязаны возмещать материальный ущерб компании. Об этом прямо сказано в пункте 1 статьи 243 ТК РФ.

Чиновники с завидным постоянством требуют, чтобы компании восстанавливали входной НДС со стоимости потерянных товаров сверх норм естественной убыли. Такое мнение специалисты Минфина России высказали в письме от 4 июля 2011 г. № 03-03-06/1/387. Аргументы у проверяющих такие: раз предприятие перестало использовать товары в деятельности, облагаемой налогом, то и права на вычет нет.

Суды же поддерживают компании, подтверждая правомерность вычета. Для примера возьмите постановление ФАС Московского округа от 14 августа 2013 г. по делу № А40-150879/12-20-680. Случаи, когда нужно восстанавливать НДС, перечислены в пункте 3 статьи 170 НК РФ. О недостачах там не сказано.

В такой ситуации примите решение. Если вычеты несущественные и вы не готовы из-за них спорить с налоговиками, то восстановите НДС. Если же вы этого не хотите делать, то обязательно во время проверки выскажите свою точку зрения и сошлитесь на выводы судей. Инспекторам на местах дали установку избегать судебных споров. Поэтому надо показать проверяющим, что вы готовы обращаться в суд. И вас там скорее всего поддержат.

Сотрудник, виновный в недостаче, может покрыть ущерб, внеся деньги в кассу компании. Другой вариант – компания и сотрудник договорились, что средства бухгалтерия удержит из ближайших заработных плат. Не забудьте в этом случае про ограничение: сумма удержанных средств не должна превышать 20 процентов зарплаты. Если ущерб больше, то придется предоставить работнику рассрочку.

В любом случае с работника возьмите заявление, в котором он напишет, что согласен возместить ущерб и в какие сроки. Если же сотрудник отказывается возмещать ущерб, то компания вправе обратиться в суд. Но тут важно следующее. По общему правилу обратиться в суд вы можете, если прошел год с тех пор, как компания обнаружила недостачи. Но если сотрудник сначала написал заявление о том, что он готов погасить потери, а потом отказался это делать, срок считают по-другому. Тогда один год определяйте с того момента, когда сотрудник должен был погасить ущерб по своему заявлению. К такому выводу пришли судьи Верховного суда РФ в определении от 30 июля 2010 г. № 48-В10-5.

Приведу проводки, которые вам нужно сделать в бухгалтерском учете, если в недостаче ценностей виноват сотрудник вашей компании:

– списана стоимость потерянного товара;

– отражена задолженность работника;

– удержан с зарплаты сотрудника ущерб.

Как только работник признает ущерб, то есть напишет заявление, учтите в налоговом учете внереализационный доход. А после того, как сотрудник выплатит всю сумму, стоимость недостающих запасов можно включить в материальные расходы.

А теперь другая ситуация – виновных в потерях не нашли. К примеру, товары украли из магазина. В этом случае стоимость недостающих ценностей отнесите к прочим расходам:

– списана стоимость недостающих товаров;

– списаны в прочие расходы недостающие ценности.

В налоговом учете такие недостачи можно признать в расходах только в одном случае – если компания заявляла о краже в полицию. И там выдали документ, подтверждающий, что виновного не нашли. О каком документе идет речь? Чиновники настаивают, что это копия постановления о приостановлении предварительного следствия (письмо Минфина России от 6 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/630). Но на практике получить такой документ компаниям удается редко. Особенно если это крупный магазин, где недостачи выявляют ежедневно.