Как повысить эффективность сотрудников

Эффективность работы сотрудников — ключевой фактор успеха организации, способствующий достижению бизнес-целей и увеличению конкурентоспособности. Он зависит от квалификации персонала и ряда других условий, создать которые — задача управленца.

Создание комфортной рабочей атмосферы

Важную роль здесь играют:

• физическое пространство;
• психологический климат.

Физическое пространство

Универсального решения не существует: все зависит от особенностей компании и команды, так как каждая имеет свои рабочие процессы и уникальные потребности.

Например, в производственном коллективе важны четкое планирование рабочих мест, грамотное размещение инструментов, а уровень шума зависит от специфики работы. Тем, кто выполняет задачи, требующие точности и аккуратности (бухгалтерия), необходима тишина. В креативных компаниях приветствуется нестандартное оформление и непринужденная атмосфера, часто происходят обсуждения, мозговые штурмы, обмен идеями, что создает естественный шум. Но именно в такой обстановке нередко появляются новые идеи.

Если компания на старте не располагает средствами для оформления офиса, можно сделать удобное, креативное пространство без значительных вложений, обыграв в интерьере название или символику фирмы. Это могут быть постеры и фотографии, отражающие ее философию и ценности, мебель с элементами, напоминающими логотип или цветовую гамму организации, декор в виде фирменной атрибутики. Иногда бюджетные, но удобные кресла — более практичное решение, чем стулья, которые прослужат много лет.

Для поддержания чистоты в офисе небольшой фирмы сотрудники могут самостоятельно поддерживать порядок и уют.

Организовать рабочее пространство поможет система 5С. Она основана на таких принципах:

1. Сортировка и удаление ненужных предметов: позволяет сократить время на поиски необходимого.
2. Самоорганизация (соблюдение порядка): упрощает работу и сокращает время на выполнение задач.
3. Систематическая уборка: создает эстетичный вид и обеспечивает безопасность.
4. Стандартизация: помогает обеспечить единообразие в поддержании порядка и чистоты на всех уровнях.
5. Совершенствование: участие в процессах по улучшению рабочего места.

Психологический климат

По статистике, более половины опрошенных готовы уволиться из-за токсичных коллег (71%), стрессов на работе (27%), неподходящей корпоративной культуры (11%) и неуважения руководства. Это говорит о важности корректного отношения и совпадения ценностей сотрудников и организации.

Психологический климат — это общая атмосфера, включающая эмоциональное состояние членов команды, удовлетворенность работой, отношения с коллегами и руководством.

Климат может быть благоприятным или неблагоприятным, а на его формирование влияют как индивидуальные отношения, так и общие нормы и правила в коллективе — то есть корпоративная культура.

Благоприятный климат располагает к доверию, открытому обмену идеями, взаимной поддержке, работе на общий результат, снижению конфликтов. Его созданию во многом способствуют формирование культуры признания заслуг и поощрение за конкретные достижения.

Совет: благоприятный психологический климат должен стать нормой. Важно, чтобы человек хотел идти на работу, и она вызывала у него приятные эмоции. В этом случае люди ценят компанию и коллег. Без создания соответствующей рабочей атмосферы это невозможно.

Обучение и профессиональное развитие персонала

Lifelong learning — популярная современная концепция, которая предполагает непрерывное получение знаний и развитие навыков.

Например, цифровые технологии сегодня используются во всех сферах, а они постоянно обновляются: специалисты, не повышающие квалификацию, становятся неконкурентоспособными.

Чтобы поддерживать высокий уровень профессионализма своих сотрудников, необходимо уделять внимание их развитию и обучению.

По статистике, прибыль организаций, инвестирующих в развитие команды, в среднем на 24% выше, чем у тех, кто не вкладывается в обучение персонала. А 93% респондентов назвали корпоративное обучение в числе основных факторов, благодаря которым они готовы продолжать трудиться в компании.

Чтобы сотрудники были в курсе последних трендов и совершенствовали свои навыки, можно:

• отправлять специалистов на курсы повышения квалификации;
• проводить точечное обучение с приглашением различных экспертов;
• создать собственную систему развития через совместное обучение сотрудников:
• обмен опытом и успешными практиками внутри организации;
• вебинары и семинары;
• создать отдел обучения внутри компании;
• сформировать корпоративный университет — специально разработанную систему обучения и развития персонала.

Совет: сразу обозначьте условия повышения зарплаты — например, это произойдет не за будущий вклад, а за создание реальной ценности для компании. Это избавит от проблем в том случае, когда сотрудники, пройдя курсы за счет организации, сразу попросят прибавки.

Карьерный рост

Как правило, для сотрудников важна картина будущего: она дает человеку понимание своих перспектив в данной компании и мотивацию для профессионального развития.

Благодаря этому он может строить долгосрочные планы.

Если руководство не обозначит перспективы развития, сотрудники сделают это самостоятельно и, возможно, в будущем отдадут предпочтение конкурентам.

Чтобы этого не произошло, необходимо:

• определить перспективы карьерного роста и честно соблюдать договоренности;
• предлагать индивидуальные планы развития.

Мотивация сотрудников

Мотивация — комплекс мер, направленных на повышение заинтересованности и вовлеченности персонала в рабочий процесс. Она может быть материальной и нематериальной.

Материальная мотивация:

• конкурентоспособная зарплата;
• бонусы, премии, льготы;
• денежные вознаграждения или ценные подарки за идею или изобретение, полезное для бизнеса.

Так, 70% компаний в качестве основных инструментов привлечения и удержания сотрудников применяют повышение зарплат. Однако высокая зарплата не должна быть единственным стимулом. Например, для 70% представителей поколения Z не менее важно совпадение ценностей, наличие компенсаций и льгот. Именно поэтому примерно 32% работодателей мотивируют персонал расширением соцпакета за счет улучшения ДМС.

Нематериальная мотивация:

• признание заслуг, похвала;
• гибкий график работы;
• гибкий график;
• корпоративный мерч.

Компании, в которых присутствует культура признания заслуг, благодарность и похвала, отмечают снижение текучести кадров на 31%.

Выразить признание можно разными способами: устно и в письменной форме. При этом важно, чтобы руководитель грамотно выбирал способы коммуникации, используя принцип: позитивные моменты озвучивать публично и в письменной форме, а негативные — лично и устно.

Публичное признание заслуг часто имеет больший вес, чем личное «спасибо», так как позволяет отметить достижения сотрудника и показать остальным членам команды, что их вклад в общее дело ценен. С другой стороны, благодарности в письменной форме нередко сохраняются в корпоративных чатах и архивах и служат приятным напоминанием о факте.

Совет: понять, испытывают ли сотрудники дефицит в похвале и поощрениях, помогут анонимные опросы. Предложите команде ответить на вопросы:

• как часто вас хвалили за последний месяц?
• сколько раз руководитель признавал ваши заслуги?
• как часто вы благодарили коллегу?

Гибкий график — еще один мощный инструмент мотивации: опыт показал, что его внедрение нередко является более эффективным стимулом, чем дорогостоящие программы и бонусы вроде спортивного зала и бесплатного питания.

В 2024 году вакансии с гибким графиком составляют 23% от общего числа, а 28% работодателей позволяют сотрудникам самостоятельно выстраивать график присутствия в офисе.

Совет: создайте систему, при которой гибкий график работы не будет препятствовать выполнению служебных задач, так как некоторые сотрудники воспринимают гибкий график как возможность работать в любое время.

Чтобы такой режим не оказывал негативного влияния на рабочий процесс, можно:

• предложить гибкое начало рабочего дня, но не позже 10:00;
• использовать разные системы учета рабочего времени. Предполагается, что в рабочей неделе 5 рабочих дней, 40 часов, которые должны выработаться в рамках текущей недели. Их распределение по дням может быть различным. Контролирует график сам сотрудник;
• использовать ПО, которое отслеживает поведение специалистов за ПК в рабочее время.

Не менее важным стимулом работать с максимальной отдачей могут быть интересные проекты. Этим привлекают и удерживают специалистов такие организации, как Студия Артемия Лебедева и Яндекс.

Организация рабочего процесса

Сотрудникам важно:

• иметь конкретную задачу;
• понимать, с какой целью она выполняется;
• знать, какие их действия будут оцениваться руководством как положительные либо отрицательные и почему;
• понимать, насколько можно доверять компании.

Четкое распределение задач и ясные достижимые цели повышают продуктивность: в этом случае каждый работник понимает свою роль в общем процессе и может сконцентрироваться на выполнении.

Доверие и прозрачность позволяют создать комфортную рабочую атмосферу, в которой каждый может свободно делиться идеями, предлагать улучшения и брать на себя ответственность за выполнение задач.

Это снижает уровень стресса и мотивирует работать на результат.

Определить текущий уровень доверия и прозрачности и разработать стратегию по их повышению поможет Матрица доверия.

Матрица доверия и прозрачности, или Матрица 2 на 2 — система координат с двумя осями: доверие и прозрачность.

Доверие отражает степень уверенности сотрудников в честности и надежности работодателя и коллег. Прозрачность — показатель того, насколько открыто руководство делится информацией с сотрудниками, а сотрудники — с коллегами и руководством.

Совет: соблюдайте эти параметры. Когда доверие формируется благодаря прозрачности, сотрудники с большей вероятностью будут лояльны по отношению к своему работодателю.

Делегирование полномочий — важный инструмент управления, он помогает распределять задачи в соответствии с навыками и опытом специалистов.

Три способа делегировать:

• по задаче — передача ответственному лицу конкретного задания с ожидаемым результатом, сроками и ресурсами для его выполнения. В этом случае важно, чтобы сотрудник получил подробное описание процесса выполнения задачи и результата, который необходимо получить;
• по результату: сотрудник получает задание и свободу действий для его выполнения, а оценка результата становится основным критерием успешного выполнения работы;
• по действиям/проблеме — передача задачи (часто стратегической) с определенными вводными и ожидаемым результатом без указания конкретных сроков выполнения.

Например, нарастить выручку и не потерять прибыль на 20%.

Управление временем

Когда запускается новый бизнес-проект или направление, ответственный за его выполнение может действовать по календарю либо по задачнику.

По календарю — значит планировать свою работу, ориентируясь на календарь или расписание.

По задачнику — выполнять задачи, руководствуясь списком дел или задачником. Сотрудник самостоятельно определяет порядок и сроки выполнения задач.

Организовать работу помогут инструменты тайм-менеджмента:

• планирование;
• расстановка приоритетов;
• делегирование задач и другие методы организации рабочего процесса.

Они позволят управлять временем и достигать поставленных целей, в том числе долгосрочных. Например, можно составить план на несколько лет вперед, разбив его по годам, полугодиям, кварталам, месяцам, неделям и дням. Это позволит детально продумать шаги и распределить ресурсы.

Совет: каждый день сверяйте свой график с намеченными целями. Это поможет вам достичь сначала месячных, затем годовых и так далее целей.

Для решения таких задач существуют специальные приложения:

• Google Календарь — инструмент для планирования событий и встреч, который интегрируется с другими сервисами Google;
• Microsoft To Do — приложение от Microsoft для управления задачами и списками дел.

Обеспечение современными технологиями

Новые технологии позволяют автоматизировать рутинные задачи и помогают управлять бизнесом.

Автоматизация рутинных задач:

• системы электронного документооборота (СЭД);
• программы для автоматического создания отчетов;
• сервисы для управления проектами и задачами.

Использование CRM-систем решает такие бизнес-задачи:

• сбор и анализ данных о клиентах;
• автоматизация продаж и маркетинга;
• управление взаимоотношениями с клиентами.

Инструменты для совместной работы:

• Яндекс Диск и Google Диск — облачные сервисы хранения данных со схожими базовыми функциями;
• eXpress — видеоконференции и мессенджер на одной платформе; VK Teams — защищенное приложение для совместной работы сотрудников; Р7-Офис — российский кроссплатформенный пакет приложений для совместной работы с офисными документами (альтернатива MS Teams), Яндекс 360 — сервисы для бизнеса;
• виртуальные доски задач помогают организовать работу, визуализировать процессы и повысить эффективность командной работы: Google Jamboard, Witeboard, Miro и другие.

Совет: не автоматизируйте хаос. Сначала необходимо создать систему — хотя бы в Excel. Если бизнес вышел на плато, важно интегрировать имеющиеся наработки и проанализировать процессы — это оптимальное время для автоматизации.

Забота о здоровье и благополучии коллектива

По данным ВЦИОМ, в 2024-м около 18% населения живет в состоянии стресса либо сталкивается с ним регулярно. Стресс негативно влияет на все сферы жизни человека, в том числе и на его деятельность:

• падает мотивация;
• снижается уровень удовлетворенности работой;
• повышается раздражительность.

Чтобы предотвратить нежелательные последствия и повысить результативность, стоит играть на упреждение.

Для поддержания ментального и физического здоровья сотрудников можно использовать различные методы, такие как:

• организация консультаций с психологом;
• проведение консультаций и тренингов по стресс-менеджменту и развитию навыков самоконтроля;
• создание комфортной рабочей атмосферы;
• внедрение программ фитнеса и здоровья — например, создание клубов по интересам: секции единоборств, йога-стретчинга, выездного волейбола, организацию которых можно поручить инициативным сотрудникам;
• включение в соцпакет ДМС.

Действенность этих методов подтверждают данные опроса СберСтрахования: в 2024 году ДМС стал одним из основных инструментов удержания специалистов.

Эффективное управление

Успешное руководство — это синергия лидерства и менеджмента.

Открытость подразумевает готовность топ-менеджеров делиться информацией, обсуждать цели и стратегии, быть доступными для сотрудников на всех уровнях.

Открытость предполагает получение обратной связи. Для этого можно:

• проводить регулярные встречи и обсуждения. Это позволяет обмениваться мнениями, идеями, выявлять проблемы на ранних стадиях;
• давать конструктивную критику и предложения;
• проводить open talk — мероприятия в формате открытого диалога, которое может проходить ежемесячно, а в моменты внешних или внутренних кризисов чаще. Оно может проходить в формате вопрос — ответ, когда на анонимные вопросы сотрудников, собранные через Google Форму или по email, отвечают топ-менеджеры организации.

Эта практика:

• улучшает коммуникацию между руководством и персоналом;
• помогает сотрудникам снизить уровень стресса и убедиться, что ситуация находится под контролем;
• создает атмосферу открытости и доверия.

Итог

Чтобы повысить продуктивность сотрудников, важно использовать комплексный подход: создать комфортную рабочую атмосферу, обеспечить профессиональное развитие и мотивацию персонала, грамотно организовать рабочий процесс, предоставить современные технологии. Также стоит уделять внимание заботе о здоровье и благополучии коллектива.

Реализуйте предложенные стратегии, отслеживайте результаты и на основе полученных данных вносите коррективы в методы работы с персоналом — это позитивно скажется на результатах работы персонала.