![](/res/images/uploaded/avatar/208997.jpg)
Эффективность работы сотрудников — ключевой фактор успеха организации, способствующий достижению бизнес-целей и увеличению конкурентоспособности. Он зависит от квалификации персонала и ряда других условий, создать которые — задача управленца.
Создание комфортной рабочей атмосферы
Важную роль здесь играют:
- физическое пространство;
- психологический климат.
Физическое пространство
Универсального решения не существует: все зависит от особенностей компании и команды, так как каждая имеет свои рабочие процессы и уникальные потребности.
Например, в производственном коллективе важны четкое планирование рабочих мест, грамотное размещение инструментов, а уровень шума зависит от специфики работы. Тем, кто выполняет задачи, требующие точности и аккуратности (бухгалтерия), необходима тишина. В креативных компаниях приветствуется нестандартное оформление и непринужденная атмосфера, часто происходят обсуждения, мозговые штурмы, обмен идеями, что создает естественный шум. Но именно в такой обстановке нередко появляются новые идеи.
Если компания на старте не располагает средствами для оформления офиса, можно сделать удобное, креативное пространство без значительных вложений, обыграв в интерьере название или символику фирмы. Это могут быть постеры и фотографии, отражающие ее философию и ценности, мебель с элементами, напоминающими логотип или цветовую гамму организации, декор в виде фирменной атрибутики. Иногда бюджетные, но удобные кресла — более практичное решение, чем стулья, которые прослужат много лет.
Для поддержания чистоты в офисе небольшой фирмы сотрудники могут самостоятельно поддерживать порядок и уют.
Организовать рабочее пространство поможет система 5С. Она основана на таких принципах:
- Сортировка и удаление ненужных предметов: позволяет сократить время на поиски необходимого.
- Самоорганизация (соблюдение порядка): упрощает работу и сокращает время на выполнение задач.
- Систематическая уборка: создает эстетичный вид и обеспечивает безопасность.
- Стандартизация: помогает обеспечить единообразие в поддержании порядка и чистоты на всех уровнях.
- Совершенствование: участие в процессах по улучшению рабочего места.
Психологический климат
По статистике, более половины опрошенных готовы уволиться из-за токсичных коллег (71%), стрессов на работе (27%), неподходящей корпоративной культуры (11%) и неуважения руководства. Это говорит о важности корректного отношения и совпадения ценностей сотрудников и организации.
Психологический климат — это общая атмосфера, включающая эмоциональное состояние членов команды, удовлетворенность работой, отношения с коллегами и руководством.
Климат может быть благоприятным или неблагоприятным, а на его формирование влияют как индивидуальные отношения, так и общие нормы и правила в коллективе — то есть корпоративная культура.
Благоприятный климат располагает к доверию, открытому обмену идеями, взаимной поддержке, работе на общий результат, снижению конфликтов. Его созданию во многом способствуют формирование культуры признания заслуг и поощрение за конкретные достижения.
Совет: благоприятный психологический климат должен стать нормой. Важно, чтобы человек хотел идти на работу, и она вызывала у него приятные эмоции. В этом случае люди ценят компанию и коллег. Без создания соответствующей рабочей атмосферы это невозможно.
Обучение и профессиональное развитие персонала
Lifelong learning — популярная современная концепция, которая предполагает непрерывное получение знаний и развитие навыков.
Например, цифровые технологии сегодня используются во всех сферах, а они постоянно обновляются: специалисты, не повышающие квалификацию, становятся неконкурентоспособными.
Чтобы поддерживать высокий уровень профессионализма своих сотрудников, необходимо уделять внимание их развитию и обучению.
По статистике, прибыль организаций, инвестирующих в развитие команды, в среднем на 24% выше, чем у тех, кто не вкладывается в обучение персонала. А 93% респондентов назвали корпоративное обучение в числе основных факторов, благодаря которым они готовы продолжать трудиться в компании.
Чтобы сотрудники были в курсе последних трендов и совершенствовали свои навыки, можно:
- отправлять специалистов на курсы повышения квалификации;
- проводить точечное обучение с приглашением различных экспертов;
- создать собственную систему развития через совместное обучение сотрудников:
- обмен опытом и успешными практиками внутри организации;
- вебинары и семинары;
- создать отдел обучения внутри компании;
- сформировать корпоративный университет — специально разработанную систему обучения и развития персонала.
Совет: сразу обозначьте условия повышения зарплаты — например, это произойдет не за будущий вклад, а за создание реальной ценности для компании. Это избавит от проблем в том случае, когда сотрудники, пройдя курсы за счет организации, сразу попросят прибавки.
Карьерный рост
Как правило, для сотрудников важна картина будущего: она дает человеку понимание своих перспектив в данной компании и мотивацию для профессионального развития.
Благодаря этому он может строить долгосрочные планы.
Если руководство не обозначит перспективы развития, сотрудники сделают это самостоятельно и, возможно, в будущем отдадут предпочтение конкурентам.
Чтобы этого не произошло, необходимо:
- определить перспективы карьерного роста и честно соблюдать договоренности;
- предлагать индивидуальные планы развития.
Мотивация сотрудников
Мотивация — комплекс мер, направленных на повышение заинтересованности и вовлеченности персонала в рабочий процесс. Она может быть материальной и нематериальной.
Материальная мотивация:
- конкурентоспособная зарплата;
- бонусы, премии, льготы;
- денежные вознаграждения или ценные подарки за идею или изобретение, полезное для бизнеса.
Так, 70% компаний в качестве основных инструментов привлечения и удержания сотрудников применяют повышение зарплат. Однако высокая зарплата не должна быть единственным стимулом. Например, для 70% представителей поколения Z не менее важно совпадение ценностей, наличие компенсаций и льгот. Именно поэтому примерно 32% работодателей мотивируют персонал расширением соцпакета за счет улучшения ДМС.
Нематериальная мотивация:
- признание заслуг, похвала;
- гибкий график работы;
- гибкий график;
- корпоративный мерч.
Компании, в которых присутствует культура признания заслуг, благодарность и похвала, отмечают снижение текучести кадров на 31%.
Выразить признание можно разными способами: устно и в письменной форме. При этом важно, чтобы руководитель грамотно выбирал способы коммуникации, используя принцип: позитивные моменты озвучивать публично и в письменной форме, а негативные — лично и устно.
Публичное признание заслуг часто имеет больший вес, чем личное «спасибо», так как позволяет отметить достижения сотрудника и показать остальным членам команды, что их вклад в общее дело ценен. С другой стороны, благодарности в письменной форме нередко сохраняются в корпоративных чатах и архивах и служат приятным напоминанием о факте.
Совет: понять, испытывают ли сотрудники дефицит в похвале и поощрениях, помогут анонимные опросы. Предложите команде ответить на вопросы:
- как часто вас хвалили за последний месяц?
- сколько раз руководитель признавал ваши заслуги?
- как часто вы благодарили коллегу?
Гибкий график — еще один мощный инструмент мотивации: опыт показал, что его внедрение нередко является более эффективным стимулом, чем дорогостоящие программы и бонусы вроде спортивного зала и бесплатного питания.
В 2024 году вакансии с гибким графиком составляют 23% от общего числа, а 28% работодателей позволяют сотрудникам самостоятельно выстраивать график присутствия в офисе.
Совет: создайте систему, при которой гибкий график работы не будет препятствовать выполнению служебных задач, так как некоторые сотрудники воспринимают гибкий график как возможность работать в любое время.
Чтобы такой режим не оказывал негативного влияния на рабочий процесс, можно:
- предложить гибкое начало рабочего дня, но не позже 10:00;
- использовать разные системы учета рабочего времени. Предполагается, что в рабочей неделе 5 рабочих дней, 40 часов, которые должны выработаться в рамках текущей недели. Их распределение по дням может быть различным. Контролирует график сам сотрудник;
- использовать ПО, которое отслеживает поведение специалистов за ПК в рабочее время.
Не менее важным стимулом работать с максимальной отдачей могут быть интересные проекты. Этим привлекают и удерживают специалистов такие организации, как Студия Артемия Лебедева и Яндекс.
Организация рабочего процесса
Сотрудникам важно:
- иметь конкретную задачу;
- понимать, с какой целью она выполняется;
- знать, какие их действия будут оцениваться руководством как положительные либо отрицательные и почему;
- понимать, насколько можно доверять компании.
Четкое распределение задач и ясные достижимые цели повышают продуктивность: в этом случае каждый работник понимает свою роль в общем процессе и может сконцентрироваться на выполнении.
Доверие и прозрачность позволяют создать комфортную рабочую атмосферу, в которой каждый может свободно делиться идеями, предлагать улучшения и брать на себя ответственность за выполнение задач.
Это снижает уровень стресса и мотивирует работать на результат.
Определить текущий уровень доверия и прозрачности и разработать стратегию по их повышению поможет Матрица доверия.
Матрица доверия и прозрачности, или Матрица 2 на 2 — система координат с двумя осями: доверие и прозрачность.
Доверие отражает степень уверенности сотрудников в честности и надежности работодателя и коллег. Прозрачность — показатель того, насколько открыто руководство делится информацией с сотрудниками, а сотрудники — с коллегами и руководством.
Совет: соблюдайте эти параметры. Когда доверие формируется благодаря прозрачности, сотрудники с большей вероятностью будут лояльны по отношению к своему работодателю.
Делегирование полномочий — важный инструмент управления, он помогает распределять задачи в соответствии с навыками и опытом специалистов.
Три способа делегировать:
- по задаче — передача ответственному лицу конкретного задания с ожидаемым результатом, сроками и ресурсами для его выполнения. В этом случае важно, чтобы сотрудник получил подробное описание процесса выполнения задачи и результата, который необходимо получить;
- по результату: сотрудник получает задание и свободу действий для его выполнения, а оценка результата становится основным критерием успешного выполнения работы;
- по действиям/проблеме — передача задачи (часто стратегической) с определенными вводными и ожидаемым результатом без указания конкретных сроков выполнения.
Например, нарастить выручку и не потерять прибыль на 20%.
Управление временем
Когда запускается новый бизнес-проект или направление, ответственный за его выполнение может действовать по календарю либо по задачнику.
По календарю — значит планировать свою работу, ориентируясь на календарь или расписание.
По задачнику — выполнять задачи, руководствуясь списком дел или задачником. Сотрудник самостоятельно определяет порядок и сроки выполнения задач.
Организовать работу помогут инструменты тайм-менеджмента:
- планирование;
- расстановка приоритетов;
- делегирование задач и другие методы организации рабочего процесса.
Они позволят управлять временем и достигать поставленных целей, в том числе долгосрочных. Например, можно составить план на несколько лет вперед, разбив его по годам, полугодиям, кварталам, месяцам, неделям и дням. Это позволит детально продумать шаги и распределить ресурсы.
Совет: каждый день сверяйте свой график с намеченными целями. Это поможет вам достичь сначала месячных, затем годовых и так далее целей.
Для решения таких задач существуют специальные приложения:
- Google Календарь — инструмент для планирования событий и встреч, который интегрируется с другими сервисами Google;
- Microsoft To Do — приложение от Microsoft для управления задачами и списками дел.
Обеспечение современными технологиями
Новые технологии позволяют автоматизировать рутинные задачи и помогают управлять бизнесом.
Автоматизация рутинных задач:
- системы электронного документооборота (СЭД);
- программы для автоматического создания отчетов;
- сервисы для управления проектами и задачами.
Использование CRM-систем решает такие бизнес-задачи:
- сбор и анализ данных о клиентах;
- автоматизация продаж и маркетинга;
- управление взаимоотношениями с клиентами.
- Яндекс Диск и Google Диск — облачные сервисы хранения данных со схожими базовыми функциями;
- eXpress — видеоконференции и мессенджер на одной платформе; VK Teams — защищенное приложение для совместной работы сотрудников; Р7-Офис — российский кроссплатформенный пакет приложений для совместной работы с офисными документами (альтернатива MS Teams), Яндекс 360 — сервисы для бизнеса;
- виртуальные доски задач помогают организовать работу, визуализировать процессы и повысить эффективность командной работы: Google Jamboard, Witeboard, Miro и другие.
Совет: не автоматизируйте хаос. Сначала необходимо создать систему — хотя бы в Excel. Если бизнес вышел на плато, важно интегрировать имеющиеся наработки и проанализировать процессы — это оптимальное время для автоматизации.
Забота о здоровье и благополучии коллектива
По данным ВЦИОМ, в 2024-м около 18% населения живет в состоянии стресса либо сталкивается с ним регулярно. Стресс негативно влияет на все сферы жизни человека, в том числе и на его деятельность:
- падает мотивация;
- снижается уровень удовлетворенности работой;
- повышается раздражительность.
Чтобы предотвратить нежелательные последствия и повысить результативность, стоит играть на упреждение.
Для поддержания ментального и физического здоровья сотрудников можно использовать различные методы, такие как:
- организация консультаций с психологом;
- проведение консультаций и тренингов по стресс-менеджменту и развитию навыков самоконтроля;
- создание комфортной рабочей атмосферы;
- внедрение программ фитнеса и здоровья — например, создание клубов по интересам: секции единоборств, йога-стретчинга, выездного волейбола, организацию которых можно поручить инициативным сотрудникам;
- включение в соцпакет ДМС.
Действенность этих методов подтверждают данные опроса СберСтрахования: в 2024 году ДМС стал одним из основных инструментов удержания специалистов.
Эффективное управление
Успешное руководство — это синергия лидерства и менеджмента.
Открытость подразумевает готовность топ-менеджеров делиться информацией, обсуждать цели и стратегии, быть доступными для сотрудников на всех уровнях.
Открытость предполагает получение обратной связи. Для этого можно:
- проводить регулярные встречи и обсуждения. Это позволяет обмениваться мнениями, идеями, выявлять проблемы на ранних стадиях;
- давать конструктивную критику и предложения;
- проводить open talk — мероприятия в формате открытого диалога, которое может проходить ежемесячно, а в моменты внешних или внутренних кризисов чаще. Оно может проходить в формате вопрос — ответ, когда на анонимные вопросы сотрудников, собранные через Google Форму или по email, отвечают топ-менеджеры организации.
Эта практика:
- улучшает коммуникацию между руководством и персоналом;
- помогает сотрудникам снизить уровень стресса и убедиться, что ситуация находится под контролем;
- создает атмосферу открытости и доверия.
Итог
Чтобы повысить продуктивность сотрудников, важно использовать комплексный подход: создать комфортную рабочую атмосферу, обеспечить профессиональное развитие и мотивацию персонала, грамотно организовать рабочий процесс, предоставить современные технологии. Также стоит уделять внимание заботе о здоровье и благополучии коллектива.
Реализуйте предложенные стратегии, отслеживайте результаты и на основе полученных данных вносите коррективы в методы работы с персоналом — это позитивно скажется на результатах работы персонала.