Скопировать ссылку
Стук в дверь.
Не дожидаясь ответа, в кабинет врывается Артем из техотдела. Глаза горят, шея в мыле.
— Шеф, тут такое! Накрылся станок, на котором печатаем листовки. Производство стоит. В сроки не укладываемся… Что делать?
Так начиналась пятница для Ильи, владельца компании «Принт». Они печатают листовки, флаеры, буклеты. Лишиться станка — катастрофа! Поэтому Илья подрывается с рабочего места, бросает дела и бежит осматривать место аварии.
— Артем, ты лучше разбираешься. Что скажешь?
— Не знаю, босс. Надо разобрать, посмотреть! Разобрать?
— Так чего ж ты стоишь?! Работай, — шеф вылетает из цеха и бежит в офис раздавать указания: обзвонить клиентов, сообщить о задержке, извиниться, дать скидку. Илья возвращается в кабинет, и тут его осеняет: «На станок же была гарантия!» Он мчит обратно в цех.
— Артем, а помнишь мы когда станок покупали, была там гарантия, где документы? Артем?
Артем на обеде. Отвертка торчит в принтере. Не доделал. Илья бежит к ящику с документами и среди вороха бумаг находит... Бинго! Гарантия есть! 8 800 2000… Он набирает номер и заказывает выезд мастеров. Возвращается в кабинет, но работать не может.
Илья на иголках: по телефону срывается на жену, забывает про встречу с партнером. Его спасает стук в дверь. Мастера приехали! Но радовался он недолго.
— А чего ж вы сами полезли? — говорит ремонтник, — поломка была несерьезная, но вы отверткой накрутили, теперь менять все. И гарантии не будет: пломбу сорвали.
— Артем! — Илья срывается на крик и бежит искать техника. — Твою мать, Артем! Ты почему станок доломал? У нас теперь гарантии нет, ремонт в 30 000 встал.
— Босс, ну вы же сами сказали работать — я и попробовал. А про гарантию это не я, а Юля из бухгалтерии помнить должна.
А-А-А-А-А
Илья потерял 30 000 рублей на ремонт. Илья потерял весь рабочий день. А еще выходной с шашлыками, потому что всю субботу ждал деталь на замену. Но переживать не надо: у «Принта», у Гены и даже у Артема все будет хорошо, потому что я их выдумала. Зато не выдумала ситуацию с безответственными сотрудниками. Они ведь уже протоптали дорогу к вашему кабинету, да? Приходят с проблемами и ждут решений? Просят совета, разрешения, денег?
Это отнимает время: нужно вникнуть, подумать, посоветовать. А еще это снимает с сотрудника ответственность: если ваша идея не сработает, всю вину он свалит на вас. Деньги, кстати, тоже вы теряете.
А есть ли решение? Или, может, такова участь руководителя? Бегать за подчиненными и тушить пожары? Быть решателем проблем?
Если не согласны, если хотите, чтобы сотрудники делали свою работу сами и приносили решения, вместо проблем — читайте дальше и забирайте лекарство.
Лекарство от безответственности сотрудников — это ЗРС
ЗРС расшифровывается как завершенная работа сотрудника. Это бумажный или электронный документ, который сотрудник подает руководителю, когда:
- Есть ЧП или проблема на работе;
- Есть предложение или идея;
- Нужно сделать расходы;
- Нужно уйти в отпуск;
- Или взять выходной.
Вся «соль» ЗРС в том, что сотрудник вместе с проблемой сразу же приносит решение. Но давайте обо всем по порядку.
Вот как выглядит стандартное ЗРС:
Поля: от кого, кому и дата
В самом верху находится служебная информация. Она нужна, чтобы документ не потерялся если получателей несколько, а еще, чтобы четко зафиксировать сроки.
Ситуация
Здесь самая суть. Сотрудник пишет конкретную проблему, которую нужно решить. Либо положение вещей, которое хочет улучшить.
Пример первой ситуации. Сломался принтер, производство встало, клиенты не получают продукцию.
Пример второй ситуации. Предлагаю начать пользоваться сервисом email-рассылок для увеличения продаж.
Пример третьей ситуации. Хочу уйти в отпуск в период с 10 до 24 августа 2018.
Данные
Сюда он включает всю информацию, которая поможет руководителю принять решение по этой проблеме или ситуации. Здесь все расписывается как можно подробней. Расчеты, графики, фото. Все можно использовать.
Пример данных № 1. Принтер вышел из строя сегодня в 11:30. Моих навыков не хватает, чтобы произвести ремонт, боюсь сломать. Гарантию проверил, она кончилась три месяц назад. Предлагаю вызвать срочную ремонтную бригаду за 10 000 рублей, у них больше всего положительных отзывов и средние цены. Также предлагаю известить отдел продаж о сбое на производстве.
Пример данных № 2. Я использовал пробный период email-программы и базу в 1 000 клиентов. За неделю это дало мне 10 заявок и три оплаты на сумму 30 000 рублей. Предлагаю купить платную версию и использовать базу в 10 000 адресов. Траты: 20 000 в месяц. Прогнозируемые продажи: 700 000 рублей.
Пример данных № 3. Последний раз был в отпуске в феврале. Сейчас у меня осталось 14 неиспользованных дней. За последний квартал я показал рост продаж и думаю, что меня можно поощрить. Клиентов я договорился отдать Ане и Полине. Денег компания не потеряет.
Решение
Тут сотрудник описывает самое оптимальное решение проблемы, которое видит исходя из ситуации и данных. Не три, не два, а только одно решение. Вот он — момент ответственности.
Решение первое. Выплатить 10 000 рублей на ремонт принтера из фонда амортизации или резервного фонда, чтобы устранить поломку.
Решение второе. Одобрить 20 000 рублей из фонда рекламы на использование email-рассылок для увеличения продаж.
Решение третье. Одобрить мой отпуск на 14 дней и отсутствовать на работе с 10 по 24 августа.
Это верно
Строчка для подписи сотрудника. Как в любом другом документе. Разница в том, что в ЗРС сотрудник, подписывая «это верно», берет ответственность за свое решение. За успех или за неудачу. Это не просто подпись «для галочки».
«Одобрено» или «Не одобрено»
Последний элемент ЗРС. Момент, когда руководитель одобряет запрос сотрудника или отклоняет его.
Руководитель не тратит время на то, чтобы вникнуть в проблему, собрать данные и придумать решение. Сотрудник все делает сам. А еще берет ответственность за свою идею. Он не может обмануть или что-то скрыть. Все изложено на бумаге. Руководитель сразу увидел нелогичность и отклонит такую ЗРС.
Хотите вырваться из операционки?
Попробуйте ЗРС. Это то, что работает у нас уже 11 лет. Подчиненные меньше приходят к вам проблемами, которые должны решать сами. А когда приходят, решение берут с собой.
Ваше время освобождается. Ответственность сотрудников растет. Компания ускоряется, а доход увеличивается.
Предоставить очередной отпуск - это поощрение? А не предоставить - наказание? И вы это приводите как пример повышения эффективности...
А в целом метод хороший, только работу по повышению ответственности сотрудников нельзя свести к внедрению "Формы подачи предложения - ЗРС."
ЗРС очень повышает ответственность сотрудников. И вы же понимаете, что в отпуск можно уйти по разному. Просто всё бросить и пойти, ведь работодатель не может отказать. Либо подготовить всё к своему отсутсвию, чтобы деятельность не останавливалась.
Да, метод очень помогает, и конечно, я с вами согласна, им одним нельзя повысить ответственность, нужно действовать комплексно .