Как выбрать онлайн-кассу в зависимости от вида бизнеса

Четыре месяца осталось до завершения отсрочки применения онлайн-касс для последней группы «льготников» — предпринимателей без наемных работников на ЕНВД и патентах, а также сферы услуг. С 1 июля 2019 года теперь уже абсолютно вся оффлайн- и онлайн-торговля должна работать в соответствии с 54-ФЗ (кроме известных исключений — продажа товаров вразвал и вразнос, киоски с газетами и квасом, ремонт обуви и так далее).

Статистику в масштабах страны ФНС не раскрывает, однако известно, что только в Московской области за неполный 2018 год местная налоговая нашла 826 случаев нарушения закона о ККТ на общую сумму примерно в 5 миллионов рублей (66 % от общего количества проверок, то есть этим грешил, как минимум, каждый второй бизнес). В других регионах ФНС тоже не сидит сложа руки: так, в Томской области оштрафовали крупного сетевого ритейлера, у которого накопилось непробитых чеков на общую сумму 7,7 миллиона рублей (название бренда не раскрывается).

Практика работы нашего сервиса показывает, что крупный и средний бизнес более дисциплинированно подходит к выполнению буквы закона — обороты большие, и есть, что терять. Малый бизнес, особенно в сегменте онлайн, идет на перемены менее охотно. Раз по ТВ не показывают пугающие сюжеты о тотальных штрафах за неприменение ККТ, то и торопиться не нужно, надеясь на удачу. Конечно, подражание страусу, сующему голову в песок, в этом случае бессмысленно: государство задало жесткий курс на обеление рынка и повышение собираемости налогов. Рано или поздно руки дотянуться до всех, ведь технически это совсем несложно. В Тверской области, например, налоговики провели рейд и «поймали за руку» около 30 предпринимателей, торгующих тортами через соцсети.

Итак, вниманию тех, кто еще не успел «переобуться», советы по выбору онлайн-кассы в зависимости от вида бизнеса.

Выбор конкретной модели зависит от нескольких параметров: величина номенклатурного ряда, способ приема оплаты, необходимость в дополнительном оборудовании.

Онлайн-предпринимателю с небольшим ассортиментом товара, который при этом осуществляет доставку, не придется долго и мучительно выбирать из всех представленных видов кассовых агрегатов. Торговля через Instagram вязаными свитерами, элементами декора, авторскими украшениями, десертами или домашней косметикой вполне может быть обеспечена автономным кассовым аппаратом или мобильной онлайн-кассой. Самые недорогие модели таких касс можно приобрести за 14-15 тысяч рублей, включая фискальный накопитель.

Небольшое устройство подзаряжается как обычный телефон. На него не нужно устанавливать специальную программу. Функционал предельно прост: касса «запоминает» до 100 наименований товара, в день может распечатать примерно столько же чеков. Размеры такого аппарата могут не превышать 20 сантиметров по сумме трех измерений.

Конечно, существуют мобильные кассы с продвинутым функционалом, которые используются крупными курьерскими службами: они принимают банковские карты, имеют сенсорные экраны и так далее, но если речь идет о небольшом обороте и просто возможности работать в легальном поле, то подойдет самая простая модель. Например: АТОЛ 90Ф, АТОЛ 91Ф Ньюджер, Меркурий 185Ф, Элвес МФ.

Управление интернет-магазином подразумевает наличие как минимум одного компьютера/ноутбука, а объемная номенклатура — программу учета (например, 1С). В связке с ними отлично будет работать фискальный регистратор. Это небольшое устройство отличается универсальностью и относительно низкой ценой (от 20 тысяч рублей с фискальным накопителем). Оно запоминает до 1 000 наименований товаров, не требует специального ПО, печатает QR-коды. Например: К1-Ф, АТОЛ 15-Ф, АТОЛ 30-Ф, Штрих-Нано-Ф.

Среди онлайн-касс есть модели, разработанные под нужды небольших онлайн-магазинов: например МодульКасса, Дримкас-М, EKAM.Касса. Их довольно легко «подружить» с админкой сайта, а также одновременно использовать для онлайн и оффлайн-продаж. То есть одна и та же касса, установленная в пункте выдачи товаров, может напечатать бумажный вариант покупателю в оффлайне и одновременно сформировать онлайн-чек для пользователя на сайте интернет-магазина.

Некоторые модели фискальных регистраторов можно дополнить терминалом для эквайринга, а также преобразовать в мобильную кассу, подключив их к смартфону со специальным приложением.

Малому бизнесу в сфере оффлайн-торговли стоит присмотреться к недорогим моделям POS-терминалов (или смарт-терминалов). Это мини-компьютеры с сенсорным экраном и онлайн-кассы со встроенным фискальным накопителем: два в одном. Они запоминают неограниченное количество номенклатуры, подключаются к сканерам штрих-кодов и цифровым весам, а некоторые модели имеют встроенное решение по приему банковских карт (стоят они от 27 тысяч рублей). Например: Эвотор-5, Штрих-Смартпос-Ф, Unika, aQsi.

На смарт-терминалы устанавливается специальное ПО, которое, помимо очевидных функций учета продаж, позволяет использовать маркетинговые инструменты: применять карты лояльности, устанавливать скидочные периоды. Программа содержит элементы СRM-системы и позволяет вести бухучет. Это самый дорогой вид онлайн-касс, но и наиболее функциональный.

Однозначно советовать определенную модель онлайн-кассы в сфере услуг трудно — все зависит от типа клиентуры и масштабов бизнеса. Салоны красоты, к примеру, часто используют разнообразные маркетинговые инструменты: карты лояльности, спецпредложения и персональные скидки и так далее, в подобных случаях желательно иметь кассу с расширенным функционалом, которая бы интегрировалась с CRM-системой. Таким салонам подойдут смарт-терминалы вроде Эвотор-5 или любой фискальный регистратор в связке с гаджетом, на котором установлено соответствующее ПО (например, решение ЕКАМ). Если же речь идет о парикмахерской на два кресла (химчистке, например) в спальном районе с небольшим оборотом и типовым набором услуг, то вполне подойдет самая дешевая автономная касса для малого и микробизнеса вроде АТОЛ 90Ф.

В случае с кафе важен профиль заведения: например, наличие алкоголя, ведь это автоматически подразумевает встроенный модуль УТМ для передачи сведений в ЕГАИС. Как правило, в этом случае речь идет о смарт-терминале. Небольшое кафе до 100 позиций в меню без алкоголя может обойтись автономной онлайн-кассой.

Онлайн-предприниматели, которые хотели бы принимать оплату исключительно на сайте (то есть не имеют дела с наличными), могут вообще не покупать онлайн-кассу. По большому счету, тут есть два варианта:

1. Интегрировать с сайтом облачную онлайн-кассу. Подобные решения предоставляют АТОЛ онлайн, OrangeData, Nanokassa, e-ОФД. С технической точки зрения связать сайт с существующей платежной системой и облачную кассу довольно сложно, скорее всего, придется оплачивать работу программиста (если есть навыки продвинутого пользователя, можно попробовать сделать это самостоятельно с помощью готовых плагинов). Аренда облачной кассы обойдется минимум в 1 500 рублей в месяц.

Прибегнуть к такому решению имеет смысл в том случае, если предприниматель находится в месте с очень нестабильной связью, и есть риск, что «физическая» онлайн-касса не сможет долгое время выходить в интернет и отправлять чеки покупателям.

2. Фискализация через платежного агента. Без покупки кассы можно обойтись, если сделки купли-продажи будут проводиться через ККТ платежного агента, такое решение — «Робочеки» от Robokassa. Онлайн-магазин может подключить на сайте эту платежную платформу, и вместе со стандартным набором услуг получить обслуживание в рамках 54-ФЗ.

Решений по онлайн-кассам в рамках 54-ФЗ на рынке очень много — на любой вкус и кошелек. Можно обойтись самым минимальным функционалом и «отбить» расходы, получив налоговый вычет на техническое переоснащение в размере 18 тысяч рублей. Правда, помимо финансовых, есть еще и организационные трудности, связанные с выбором кассы, постановкой на учет и другими действиями в налоговой, оформлением договора с ОФД, а в некоторых случаях — настройкой ПО, интеграцией с сайтом и так далее. Однако часть предпринимателей все же может избежать этой «головной боли» — это касается тех, кто принимает платежи исключительно в онлайне.