Какие нужны документы при приеме на работу? Как оформить сотрудника и что делать дальше: ведение и отчетность

Бизнес запущен, деятельность набирает обороты, — если в первые месяцы предприниматель может позволить себе работать в одиночку, то вскоре, в связи с увеличением объема работы, придется задуматься о расширении штата. Если это, к примеру, магазин, то продавец будет очень разгружать своего работодателя, освобождая время для других задач.

Принять на работу сотрудника — очень ответственный шаг. Теперь предприниматель отвечает не только за себя, но и за наёмного работника. И ответственность начинается еще до самого оформления на работу, поскольку необходимо подготовить такие документы, как:

1. Штатное расписание: в нем указываются должности и оклады, которые утверждаются приказом руководителя;

2. Правила внутреннего трудового распорядка: очень важный документ, с которым принимаемые сотрудники знакомятся под роспись. В нем указываются правила приема и увольнения, права и обязанности работников и работодателя, режим работы, перерывы в работе, возможно дресс-код, также оплата труда, сроки выплаты, меры поощрения, наказания, вся важная информация об условиях труда и его оплате;

3. Положение об оплате труда не является обязательным по трудовому законодательству, в нем отражают системы оплаты труда, трудовой режим, порядок начисления и выплаты заработной платы, оплата труда в условиях отклонения от нормальных, форма расчетного листа, порядок премирования и другие важные аспекты по оплате труда. Вся эта информация может быть отражена во внутреннем распорядке, поэтому часто положение об оплате труда не составляется.

4. График отпусков (этот документ формируется ежегодно до 16 декабря на следующий год и входит в список обязательных документов).

Когда эти документы сформированы, можно смело принимать сотрудника на работу.

Документы, необходимые при приеме на работу:

Список этот не является исчерпывающим, поскольку все зависит от той работы, на которую принимают сотрудника. Помимо перечисленных возможно потребуется санитарная книжка, справка от психиатра или справка об отсутствии судимости.

Трудовая книжка, в случае ее отсутствия у принимаемого на работу в связи с утерей, повреждением или если он впервые устраивается на работу, заводится работодателем самостоятельно. Трудовая книжка является очень важным документом, доказывающим трудовой стаж и деятельность сотрудника. СНИЛС также оформляется работодателем, если сотрудник его ещё не получал.

В связи с переходом отчётности по страховым взносам в налоговые службы, ИНН стал обязательным документом при приеме на работу. СНИЛС теперь носит второстепенный характер, поскольку для идентификации сотрудника в базе налоговой инспекции актуален именно ИНН.

Итак, сотрудник принес все необходимые документы для приема на работу. Можно переходить к следующему этапу.

Трудовой договор — это обязательный атрибут оформления трудовых отношений. Принимая сотрудника на работу без оформления договора, предприниматель нарушает трудовое законодательство.

Если сотрудник приступил к работе, то работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней с момента привлечения его к работе оформить трудовой договор.

В содержании трудового договора обязательно должны присутствовать полные реквизиты принимаемого на работу сотрудника. Это его фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, паспортные данные, включая место регистрации и фактического проживания.

Также в трудовом договоре прописывается должность, на которую сотрудника принимают, его трудовая функция, размер ежемесячного вознаграждения, место работы, условия работы, наличие компенсации при наличии условий, отличных от нормальных, права и обязанности сторон, обязательно должна быть информация об испытательном сроке, если он есть, режим работы, информация о страховании. Полный перечень обязательных пунктов трудового договора можно посмотреть в статье 57 Трудового кодекса.

Трудовой договор составляется в двух экземплярах, один остаётся у сотрудника, второй у работодателя.

После заключения договора можно переходить к следующему этапу.

Прием оформляется приказом руководителя о приеме на работу. Он создаётся на основании трудового договора. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись.

В приказе указывается дата, с которой сотрудник принят на работу, и должность. Содержание приказа должно соответствовать трудовому договору.

После принятия сотрудника на работу он приступает к выполнению своих обязанностей, ознакомившись перед этим с правилами внутреннего трудового распорядка. А работодатель теперь должен вовремя начислять и выплачивать зарплату, страховые взносы и НДФЛ за своего сотрудника.

Заработная плата, согласно закону, сейчас должна выплачиваться за каждые полмесяца и не позднее пятнадцати дней с того срока, за который она начислена.

НДФЛ удерживается в день получения дохода, которым считается последний день месяца, а перечислен в бюджет должен быть не позднее следующего дня после удержания. То есть, если в месяце 30 дней, то удержать НДФЛ нужно 30 числом, а перечислить либо 30 числа, либо 1 числа следующего месяца.

Страховые взносы необходимо перечислить до 15 числа месяца, следующего за месяцем начисления.

При наличии сотрудников нужно будет сдавать следующие отчёты:

1. Расчет по страховым взносам в ИФНС сдается ежеквартально до конца месяца, следующего за отчётным кварталом;

2. 6-НДФЛ сдается в ИФНС ежеквартально до конца месяца, следующего за отчётным кварталом;

3. 2-НДФЛ сдается в ИФНС один раз в год до 1 апреля года, следующего за отчётным;

4. СЗВ-М сдается ежемесячно до 15 числа следующего месяца;

5. 4-ФСС по части несчастных случаев до 20 числа следующего за отчётным месяца;

6. Сведения о среднесписочной численности сдаются в ИФНС за год до 20 января следующего года;

7. Подтверждение вида деятельности в ФСС до 15 апреля следующего за отчётным года.

Завершая статью хотелось бы отметить, что нарушение трудового законодательства влечет за собой серьезные штрафы. Например, уклонение от заключения договора может стоить работодателю-ИП от десяти до двадцати тысяч рублей, а организации — от пятидесяти до ста тысяч рублей, причем должностные лица также будут оштрафованы. А невыплата заработной платы в установленные сроки для ИП обойдется от одной тысячи до пяти, а для организации штраф уже от тридцати до пятидесяти. Поэтому будьте внимательны и добросовестно относитесь к сотрудникам, их благополучие полностью зависит от работодателя.