«Оператор черного или белого ящика?», или Как найти компетентного главбуха

Александр Згода

Генеральный директор Центра образовательных технологий Advance

Так делают многие директоры, но, как правило, это в корне ошибочный путь. Второй аспект — несмотря на невысокую зарплату цена ошибки бухгалтера может грозить как разорением бизнеса из-за совершенно невовремя пришедших налоговых санкций или блокировок счетов или уголовной ответственностью директора. Именно поэтому выбор бухгалтера — это очень важная часть работы, в которую любой гендир, сколько бы он ни был стратегом и ни занимался стратегическим развитием, должен лично вникнуть и лично взять на себя за это ответственность.

Даже если вы пользуетесь услугами кадрового агентства или штатного HR далеко не факт, что они не ослеплены красивым резюме и хорошими навыками общения кандидата.

Есть еще одна ошибка, которую часто делают руководители. Многие смотрят на налоги как на «неизбежное зло», а на бухгалтеров как на прислужников этого неизбежного зла, со всеми вытекающими. Это в корне не так, бухгалтер — это очень полезный игрок в команде, который может принести много пользы. Но, чтобы эту пользу получить, надо понимать, что бухгалтер должен уметь делать, а что нет.

Есть две разных профессии, они находятся рядом, но они совершенно разные. Это бухгалтер и главный бухгалтер. Важно понимать, что как правило бухгалтер не становится и не должен становиться главным от выслуги лет или впитывания опыта. Даже заместители главбухов часто могут быть хорошими замами, но не всегда могут быть главбухами самостоятельно. Просто бухгалтера найти намного проще — ему достаточно пройти профессиональный тест, сертификаты об обучении от 1С тоже стоит учитывать в плюс, но надо обращать внимание на какой версии программы он учился работать. Поэтому дальше в статье мы будем говорить про подбор главбухов, поскольку там как раз нюансов намного больше.

Как руководитель Центра образовательных технологий Advance, крупнейшего в стране частного исследовательского центра, специализирующегося на развитии когнитивных навыков (более 150 специалистов в штате, более 300 миллионов рублей годовой оборот), а также как учредитель, директор юридической и бухгалтерской фирмы с более чем 50 профильными специалистами на протяжении 12 лет собеседовал очень много бухгалтеров и вижу причину такого деления в уровнях развития мышления.

В любой профессии есть два типа кандидатов: оператор черного ящика и оператор белого ящика. Разница в том, что первые могут пользоваться своими орудиями труда, но не понимают как что устроено. Например, бухгалтер может хорошо делать свою работу в 1С, но его работа сводится к правильному заведению цифр в реестры и нажиманию кнопок по заданному алгоритму. Такой человек будет не в состоянии понять, что он делает и зачем, но зато будет отлично делать свою работу и выдавать результат, пусть на его столе и будет висеть шпаргалка, что дебет слева, кредит справа. Ровно до того момента, когда на одно поле изменится бланк, к которому он привык или правила заполнения, в этом случае он становится беспомощным и даже самостоятельно найти правильный ответ не сможет.

Почему? Потому что, начав гуглить, он найдет много разных ответов, но не сможет выбрать правильный, так что он или возьмет первый попавшийся, или впадет в ступор. Аналогично происходит с работниками на любой должности, если они имеют низкий уровень развития абстрактного и образного мышления. А значит на любую идею и предложение вместо конструктива будет «лучше так не делать», с Чеховским «а то как бы чего не вышло». Основной «плюс» таких людей — они редко меняют работу и не создают текучку на своих должностях, ну и естественно претендуют на невысокие зарплаты.

Альтернативный вариант — это оператор белого ящика. Как мы понимаем, «ящик» один и тот же, только для человека, который знает его устройство, в нем нет ничего черного и непонятного. Он может легко ящик разобрать изменить и собрать заново, и этот ящик будет работать.

Именно таким должен быть главбух.

Представьте себе главбуха, оператора черного ящика, он когда-то закончил курсы, а может и экономический вуз по специальности «маркетолог», но бухучет ему преподавали (краткую версию), сдает декларации по каким-то алгоритмам, которые запомнил, и применяет, в глубине души все отлично понимает про свою квалификацию, но держится за работу, сидит на форумах, задает вопросы и не вникая в ответы применяет их на практике. Для стороннего наблюдателя все чинно и благородно. До момента налоговой проверки.

Надо понимать, что и налоговая для него это тоже «черный ящик», а значит налоговая проверка — это столкновение двух черных ящиков, причем прочность ящика налоговой по определению считается высокой, хотя точно не известна, а значит собственный черный ящик скорей всего столкновения не выдержит — и вот гендиру уже объясняют, что надо готовиться к большим штрафам, чтобы сохранить бизнес.

Если же у нас главбух — оператор белого ящика, то он хорошо поймет «прочность» выстроенного учета и сразу скажет, что у нас все хорошо или что максимальная сумма штрафов незначительна при низкой вероятности обнаружения имеющихся нарушений, а значит бояться проверок не стоит. Или если он работает недавно и объективно не имел времени навести порядок в ранних периодах, то он объяснит, как обстоят дела, даст вероятную сумму штрафов и расскажет, в какой срок их надо будет платить, возможно подскажет, как через судебное оспаривание увеличить этот срок.

Как найти именно такого главбуха мы и будем говорить в этой статье.

Типичные ошибки

Никогда, ни при каких обстоятельствах не берите на позицию главбуха родственников, это даже объяснять не буду почему, любому хорошему руководителю это понятно.

Вторая наиболее частая ошибка: есть бухгалтерия, уволился главбух, вы решили повысить до этого статуса его зама или одного из бухгалтеров, ведь он в курсе дел и так далее. Категорически не советую так делать. Даже если вы серьезно об этом думаете, то попросите предполагаемого кандидата подготовить резюме и проведите с ним собеседование, причем не сразу, а после того как посмотрите на 2–3 внешних кандидатов. С большой вероятностью, проведя грамотно собеседование, вы увидите, что это оператор черного ящика.

Про деление бухгалтеров на линейных и главных уже говорили, так вот, обычно у хорошего главбуха стадия бухгалтера или зама главбуха длится не больше года, максимум двух, и проходит параллельно с учебой в вузе, редко когда после него. Если человек больше двух лет просидел в линейных бухгалтерах, то это не главбух. Бывают варианты, когда есть основное место работы линейным бухгалтером и много небольших проектов главбухом по совместительству или как фрилансер — это надо выяснять при общении, такой расклад характеризует кандидата положительно.

Поэтому идея повышать замов или линейных до главбуха в большинстве случаев провальная.

Главбухов же надо оценивать не по опыту работы в годах, а по количеству сданных деклараций и количеству бухгалтерского документооборота, упорядоченного им.

Если у вас нет бухгалтерской подготовки, то обязательно найдите хороший тест или стороннего эксперта, чтобы проверить профессиональные компетенции, коих много в интернете, и не пытайтесь оценивать кандидата на глаз.

Сильно упростить процесс подбора может методика структурированного интервью. Вы берете готовый список вопросов, неожиданных для кандидата, но известных вам, и по нему идете в общении со всеми кандидатами. Такой список вопросов можно составить из этой статьи, поскольку мы разберем основные вопросы, почему они задаются и как оценивать ответы на них.

Советую заранее распечатать бланк интервью отдельно на каждого кандидата и по каждому вопросу ставить плюсы или минусы в зависимости от того, правильно ответил кандидат или нет. Компетентность главбухов на общем режиме с НДС и на упрощенке может отличаться, но есть универсальные принципы, которые надо всегда учитывать.

Главбух — это специалист, который всегда должен ждать проверки в полной готовности, а значит не должен ее бояться. Очень советую на собеседовании проверить это. Например, независимо от того, чем занимаетесь, сказать, что вы стремитесь получить не очень денежный, но важный контракт от Министерства обороны, так что в следующем году очень вероятно будет проверка от аудиторов Минобороны, налоговой и Счетной палаты, поэтому заранее предупреждаете кандидатов, что надо и учет за прошлый период проверить, и в текущем периоде вести очень качественно. Всех бухгалтеров, операторов черных ящиков, такая постановка вопроса испугает, потому что они стараются избегать проверок своей работы, кстати часто они стараются не работать больше 2–3 лет на одном месте по той же причине. Уверенный в себе бухгалтер задаст много вопросов для оценки качества учета до него, но точно не выкажет страха перед проверкой, наоборот, для хорошего специалиста это будет профессиональным вызовом.

Полезно задать пару вопросов типа: налоговая по ошибке заблокировала счет и уже десять дней не снимает блокировку, ссылаясь на то, что у них не работает программа, что будете делать? Или: нам для тендера нужна справка об уплате налогов, а по сверке есть недоимка в 10 рублей и ее уже месяц не могут убрать, опять же ссылаясь на программу, что в этом случае? Всегда задавайте открытые вопросы и не подсказывайте, что ожидаете услышать. Если кандидат дает ответ, что надо подождать или избегает конфликта, то это тревожный сигнал. Если же наоборот говорит, что надо писать жалобу на имя начальника и копию жалобы сразу же отправить в вышестоящую налоговую или прокуратуру, чтобы там видели ситуацию и воспользовались ею, если у прокуратуры недовыполнение плана по прокурорскому реагированию, то это положительный признак.

Желательно задать человеку еще пару общих вопросов для оценки его конфликтности, поскольку вам нужен именно профессионал, уверенный в себе, а не патологически конфликтный сотрудник, который любит писать жалобы. Поэтому не забудьте спросить как обычно он решает конфликтные ситуации в рабочих отношениях и внимательно его выслушать.

Бухгалтер должен уметь разговаривать на языке руководителя. Это значит, что вместо ответов «это можно делать, а это нельзя», ответ будет такой, что сделать можно, но стоить будет столько-то. Например, спросите его, что делать, если сейчас ноябрь и вы привезли партию товара клиенту, лучшему и самому важному, а он попросил сделать отгрузку концом сентября. Естественно, НДС за третий квартал уже давно сдан. Какая будет реакция? Наиболее часто, к сожалению, вы узнаете, что так делать нельзя.

Хороший специалист скажет, что так сделать можно, но это увеличит отгрузку в прошлом квартале, если это не уравновешено расходами и входящим НДС, то придется заплатить НДС и налог на прибыль с суммы отгрузки в бюджет дополнительно, и тут надо смотреть как это повлияет на денежный поток, кроме того это потребует 3–7 часов дополнительной работы бухгалтера, подготовить и сдать уточненные декларации, свериться после этого с налоговой что все прошло и так далее, то есть сразу распишет план работ для выполнения этой задачи и возможно даже скажет, что это можно сделать без дополнительных финансовых затрат, если наш любимый клиент сам позаботится предоставить расходные документы на входящий НДС. Такой конструктивный подход встречается примерно у 2% процентов кандидатов в главбухи, так что запасайтесь терпением.

В приведенном примере важно, что главбух объяснил объем бухгалтерской работы и ее стоимость плюс влияние этой работы на денежный поток, то есть подготовил аналитику для принятия решения руководителем. Именно это и есть важнейшая функция бухгалтера. Но если вы в ответ получили бы шквал терминов, то пусть это и хороший специалист, но учить его язык придется вам. Бухгалтер должен уметь на пальцах объяснять понятным языком свою работу и ее ограничения. Если этого навыка нет, то или руководитель должен уметь правильно выспрашивать бухгалтера о том, какова трудоемкость реализации решения, какие последствия и риски оно создает и так далее или бухгалтеру надо объяснить, чтобы он общался понятнее и, конечно, понять, что лучше коммуникация не станет. Большим «плюсом» главбуху будет если после такого вопроса он спросит, как часто такая ситуация в среднем случается, чтобы заранее учесть, сколько срочной сверхурочной работы у него будет, и спросит про то, как такая внеплановая работа оплачивается. Это ни в коем случае не проявление «неправильной меркантильности», а очень грамотный вопрос от профессионала, оценивающего работу до того, как за нее браться, такие сотрудники, как правило, лучше планируют, точнее укладываются в сроки.

Еще один очень хороший вопрос, чтобы понять, насколько бухгалтер умеет объяснять сложные вещи простым языком: спросите его что такое НДС, входящий НДС и счет-фактура и почему «НДСникам» невыгодно работать с «упрощенщиками», засеките время, сколько потребуется бухгалтеру для ответа. До 3 минут это хороший показатель, от 3 до 6 — средний, если больше 6 минут, то вы должны понимать, что каждый раз, когда вам надо узнать про любой простой вопрос, вы будете тратить минимум 6–10 минут своего времени. Еще важный момент: если главбух не смог понятно вам объяснить, что такое НДС, откуда он берется и как связан со входящим НДС, то он и сам этого не понимает, а значит перед вами классический вариант оператора черного ящика и брать его на работу не стоит. Слабые специалисты стараются добавить как можно больше терминологии, чтобы «давить экспертностью», ведь ссылаться на свой авторитет намного проще, чем аргументировать логикой.

Проводить собеседования — это навык, каждая новая должность, на которую вы подбираете людей, требует времени чтобы разобраться, так что 2–3 собеседования со сторонними кандидатами позволят вам понять, как выглядит рынок труда в этой профессии и какие люди откликаются на предложенные вами условия, ясное дело, что хороший главбух должен стоить дороже, но как мы говорили, мало кто из работодателей умеет их отбирать, а значит хорошие специалисты сильно недооценены.

Есть ряд вопросов, которые задаете не вы, а вам. Хороших главбух, если у вас есть линейные специалисты, спросит об их судьбе и ограничениях в работе с ними, в том числе сможет ли он их уволить, если их компетенция будет низкой. Об этом вопросе стоит подумать заранее, поскольку это решение в сфере ответственности генерального директора. И будьте готовы, что если в бухгалтерии стажируется кто-то из ваших родственников, что его тоже могут попросить, хороший профессионал всегда формирует команду по профессиональному принципу, а значит если система не даст ему этого, то он систему покинет.

Еще есть ряд вопросов, которые относятся ко всем кандидатам без исключения, но к главбухам особенно.

Спросите кандидата про три его самых больших профессиональных провала. Попросите рассказать о них, если человек рассказывает, что у него провалов нет, то это «до свиданья сразу». Это означает, что человек не умеет признавать свои ошибки, а значит свои ошибки от руководителя он будет скрывать, а бухгалтер, скрывающий свои ошибки, — это бомба с часовым механизмом.

Далее спросите, что привело к этим «провалам», и внимательно слушайте, какие причины будут указаны, если кандидат ссылается на глупость прежнего руководителя или сотрудников на любые внешние причины, то это «внешне обвинительная позиция» будет сопровождать его постоянно. Наоборот, если он говорит, что сам что-то не досмотрел или не учел, пусть даже не учел возможность невероятного события, типа падения метеорита, то это хороший признак, человек в состоянии брать на себя ответственность. Как правило есть какое-то сочетание внешнего и внутреннего локуса контроля, и тут уже надо оценивать, чего в человеке больше.

После того как пообщались с кандидатом по всем перечисленным вопросам, советую не принимать решение сразу, а сделать простое, но очень полезное упражнение.

Мы регулярно практикуем его на корпоративных курсах по развитию мышления у руководителей и буквально неделя тренировок дает очень хороший результат. После собеседования у вас в голове есть образ кандидата, его виртуальная версия в вашем воображении. Поэтому сядьте поудобней, лучше с открытыми глазами, и максимально подробно представьте, что завтра этот человек выходит к вам на работу главбухом. Вы наверняка знаете свой распорядок и ритм жизни компании, и ваше воображение легко сможет вписать образ кандидата в эту ситуацию. Представьте, что вы провели его по офису, со всеми познакомили, попробуйте заранее представить, какие мысли и эмоции он вызовет у остальных сотрудников, что вы ему расскажите при введении в должность, с какой оценкой вашего бизнеса и работы предыдущего бухгалтера и его работы он к вам подойдет в обед или по завершении первого дня и предоставит отчет о первых результатах работы. После того как это все представили, оцените по шкале от 1 до 10 насколько вы довольны таким кандидатом. Запишите ответ цифрой на бумаге.

Это упражнение формирует навык визуализации и основано на способности мозга делать огромное количество вычислений. Когда мы переходим улицу по нерегулируемому переходу, мы легко рассчитываем скорость машин, плотность потока, способность к торможению, причем очень точно как для скользкой дороги, так и для сухого асфальта, вычисляем вероятность травмы и делаем это всего за долю секунды.

Способность мозга к анализу через визуализацию колоссальна, ее надо развивать осознанным усилием. Представление как кандидат впишется в ваш офис в первые разы будет не очень точным, но после недели-двух тренировки вы увидите, как хорошо калибруется этот инструмент. Кстати, на всех гостях вашего офиса из числа клиентов, партнеров, просто знакомых и других людей этот навык можно тренировать, просто представляйте заранее, как пройдет их визит к вам, кто и как на них среагирует, вы увидите, что скоро у вас будет очень точный прогноз при визуализации.

Тем более, что навык визуализации — это важнейший навык руководителя. Даже Рей Далио в своей книге «Принципы» в каждой главе говорит о визуализации возможных сценариев. У военных есть поговорка «смотрю на карту, а вижу местность», это тоже про умение смотря на карту сразу визуализировать, какая техника и с какой скоростью сможет пройти. Естественно руководитель, когда рисует организационно-штатную структуру, должен видеть живых людей и их взаимодействие. Естественно, проверить развитие визуального мышления у кандидата тоже важно и полезно, поэтому очень хороший вопрос — дать лист бумаги и попросить нарисовать общую систему из всех известных ему налогов. По тому, насколько это будет система, а не просто список, и по каким принципам она будет построена, вы сможете оценить и уровень мышления кандидата, и понимание им принципов своей работы.

Уверен, после прочтения этой статьи многим руководителям захочется проверить своих бухгалтеров, будет здорово, если вы поделитесь с редакцией своими мыслями о том, что у вас получилось.