Скопировать ссылку
Форму СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах» за сентябрь сдайте не позднее 15 октября 2018 года. Сдавать форму нужно в свое территориальное отделение ПФР всем организациям и ИП-работодателям. Если у вас 25 и более сотрудников, то сдавайте отчет только в электронном виде (с помощью интернета). Если количество сотрудников не превышает 24, то вы вправе выбрать, как сдавать отчет: на бумаге или с помощью интернета. Штраф за непредставление отчета — 500 рублей за каждого сотрудника, которого вы должны были включить в СЗВ-М. Например, если у вас 5 сотрудников, то штраф за непредставление (несвоевременное представление отчета) составит 2500 рублей.
Кстати! Безошибочно подготовить и сдать отчетность в ПФР и другие контролирующие органы вы легко можете с помощью онлайн-сервиса «Моё дело» — интернет-бухгалтерия для малого бизнеса. Сервис автоматически формирует отчетность, проверяет ее и отправляет в электронном виде. Вам не нужно будет лично посещать налоговую инспекцию, что, несомненно, сэкономит не только время, но и нервы. Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке.
Состав формы СЗВ-М
Форму СЗВ-М можно условно разделить на три части:
- данные о работодателе;
- список сотрудников;
- данные о подписанте.
Образец заполнения формы СЗВ-М за сентябрь 2018 года
Данные о работодателе
В данных о работодателе укажите:
- ваш регистрационный номер в Пенсионном фонде РФ;
- краткое наименование организации (ФИО ИП);
- ИНН и КПП (КПП только для организаций, у ИП его нет).
Организации-страхователи, в том числе вновь зарегистрированные с 2017 года, регистрируются (а, соответственно, и получают регистрационный номер) в ПФР автоматически. Это происходит по данным, полученным от налоговой из ЕГРЮЛ. Регистрационный номер ПФР доводит до организации самостоятельно.
В отношении ИП-работодателей порядок постановки на учет с 2017 года изменился. ИП, зарегистрированные до 2017 года в ПФР как страхователи-работодатели, продолжают использовать, в том числе для указания в отчетности, присвоенный им ранее регистрационный номер.
При этом по вопросу о том, какой регистрационный номер указывать ИП, который состоит на учете одновременно по двум основаниям (как самозанятый ИП и как работодатель), официальных разъяснений пока нет. Однако свои рекомендации дают региональные ПФР. Так, Управление ПФР в г. Воронеже в уведомлениях, рассылаемых страхователям-ИП, рекомендует в отчетности за февраль 2018 года указывать в СЗВ-М основной регистрационный номер, присвоенный страхователю как самозанятому ИП (то есть как плательщику взносов в фиксированном размере на основании данных из ЕГРИП).
«Моё дело» рекомендует: если никаких информационных уведомлений не поступало, уточните данный вопрос (на какой номер сдавать СЗВ-М) в своем отделении фонда.
Тем не менее, можно предположить, что специалисты территориальных ведомств солидарны со своими коллегами из Воронежского отделения фонда. Пример тому — Управление ПФР в Красногвардейском районе города Санкт-Петербурга, выпустившее аналогичные разъяснения (письмо № 06/2791 от 15 мая 2018 г.) Открытым остается только вопрос о периоде, с которого, по мнению конкретного отделения фонда, отчетность следует представлять с указанием именно регистрационного номера ИП, присвоенного ему как самозанятому страхователю.
Если вы ИП и зарегистрировались после 1 января 2017 года, то тут двоякого толкования нет. Так как у ИП (в том числе у ИП-работодателя) с этого времени только один регистрационный номер в ПФР (полученный при автоматической постановке на учет в качестве страхователя-самозанятого ИП). Его и указывайте в СЗВ-М.
Также в форме отчетности предусмотрено проставление кода типа формы:
- «исхд» — исходная форма: если вы подаете сведения за данный месяц первый раз;
- «доп» — дополняющая форма. Ее нужно оформить при необходимости уточнить (скорректировать) информацию, отраженную в уже сданной форме СЗВ-М. Или если сведения в отношении работника (исполнителя) вовсе не были вовремя представлены (например, из-за несвоевременного оформления СНИЛС);
- «отмн» — отменяющая форма. Подается с целью отмены ранее неверно поданных сведений за отчетный период.
Код «отмн» ставится при полной отмене ранее поданной информации о застрахованном лице за указанный месяц. Так, например, если в поданных сведениях о работнике (исполнителе) обнаружена ошибка (например, неверный ИНН), то следует заполнить две формы СЗВ-М:
- с типом «отмн» — отменяющую;
- «доп» — дополняющую с верными данными работника.
Список сотрудников
Сведения по каждому работнику в СЗВ-М включают:
- фамилию, имя и отчество (при его наличии) полностью — указывайте в именительном падеже. Например, Иванов Иван Иванович;
- страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС) — заполняйте обязательно;
- ИНН — заполняйте при наличии у вас данных об ИНН работника. При отсутствии ИНН соответствующие графы оставьте пустыми. Это не является основанием для отказа в приеме заполненных таким образом сведений по форме СЗВ-М.
«Моё дело» предупреждает: отдельные территориальные отделения ПФР на своих сайтах указывают, что если вы сдали в налоговую справку 2-НДФЛ, где есть ИНН по работнику, а в СЗВ-М по нему же ИНН не указали, то вас могут оштрафовать за недостоверное представление сведений на 500 рублей.
Каких сотрудников нужно включать в отчет:
Штатные сотрудники, то есть те, с которыми вы заключили трудовой договор, при условии, что хотя бы один день действия трудового договора приходится на отчетный месяц. Данное правило распространяется том числе на сотрудников, которые временно отсутствуют на работе по каким-либо причинам. То есть, сотрудников, которые болеют, находятся в отпусках (любых, в том числе неоплачиваемых), командировке и т.д. также нужно включать в отчет, основным условием является действие трудового договора.
Пример 1
Сотрудник уволен 1 сентября. Так как последний день его работы попадает на отчетный месяц — сентябрь, включите данного сотрудника в отчет СВЗ-М за сентябрь 2018 года.
Пример 2
Сотрудник уволен 30 августа 2018 года. Окончательный расчет с сотрудником по выплате зарплаты и компенсации за неиспользованный отпуск был проведен в сентябре. Так как в сентябре трудовой договор уже не действует, сотрудника в отчет за сентябрь не включайте.
1. Руководители-единственные учредители, с которыми не заключен трудовой договор. Включайте их в отчет вне зависимости от того, выплачиваете вы им зарплату или нет.
2. Граждане, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, если с вознаграждений по таким договорам начисляются взносы в ПФР. Включайте таких граждан в СЗВ-М, если хотя бы один день действия договора ГПД приходится на месяц, за который вы отчитываетесь (вне зависимости от наличия или отсутствия выплат в отчетном месяце, оформления акта сторонами).
Пример 3
С гражданином заключен договор ГПД с 30 августа по 20 сентября на выполнение работ по ремонту производственного помещения. С вознаграждения по такому договору начисляются взносы в ПФР (согласно законодательству). В такой ситуации сотрудника включите в отчет за август и сентябрь 2018 года.
Пример 4
С гражданином заключен договор аренды имущества. С вознаграждения по данному виду договора взносы в ПФР не начисляются (согласно законодательству). В такой ситуации гражданина не нужно включать в отчет СЗВ-М.
3. Граждане, с которыми заключены следующие виды договоров, с вознаграждения по которым начисляются взносы в ПФР (согласно законодательству):
- договоры авторского заказа;
- договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
- издательские лицензионные договоры;
- лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.
Иностранных граждан включайте в отчет СЗВ-М в общем порядке. Исключение: иностранные граждане, имеющие статус временно пребывающих высококвалифицированных специалистов. Их в отчет не включайте, так как они не признаются застрахованными в системе ПФР.
В отдельных случаях может получится ситуация, когда список застрахованных лиц в отчете является пустым (некого включать в отчет). О том, нужно ли сдавать в ПФР нулевой отчет по СЗВ-М, мы писали ранее.
Как указать в форме СЗВ-М данные по недавно принятому работнику, у которого не было СНИЛС и в ПФР представлены документы для его оформления?
Сейчас отделения ПФР должны оформлять СНИЛС в течение пяти рабочих дней с момента обращения. Поэтому формально такая ситуация возникнуть не должна (если вы своевременно подали документы для оформления свидетельства вновь принятому работнику).
Работнику, принимаемому на работу впервые, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) оформляет работодатель путем представления в отделение ПФР необходимых для этого документов. После получения документов ПФР в течение пяти рабочих дней принимает решение об открытии застрахованному лицу (работнику) лицевого счета и о выдаче страхового пенсионного свидетельства.
Таким образом, чтобы не попасть в ситуацию, когда СНИЛС принятого работника (например, в конце отчетного месяца) находится на оформлении, а крайний срок сдачи СЗВ-М уже подошел (15-е число следующего месяца), документы для получения СНИЛС представьте в фонд в кратчайшие сроки после заключения с гражданином трудового (гражданско-правового) договора.
Аналогичная ситуация может возникнуть не только с новым работником, но и с любым гражданином (застрахованным лицом), который при получении нового паспорта (например, в связи со сменой работником фамилии) не успел к отчетной дате поменять пенсионное свидетельство (Информация отделения Пенсионного фонда РФ по Республике Хакасия от 6 июля 2017 г.) Поэтому в таком случае работодателю целесообразно самому оперативно обратиться в фонд с документами на замену СНИЛС работнику, у которого изменились личные сведения.
«Моё дело» рекомендует: если на момент отчетной кампании у работника отсутствует СНИЛС (на этапе регистрации), в СЗВ-М такого сотрудника не включайте. В этом случае фонд примет форму (ответственности за ее непредставление в отношении иных застрахованных лиц можно будет избежать).
После получения СНИЛС досдайте дополняющую форму СЗВ-М со сведениями на такого работника. При этом отчет можно сопроводить письмом с пояснениями, что в связи с наложением сроков сдачи отчетности и оформления свидетельства подать сведения ранее (в составе исходных данных) не представлялось возможным.
Нужно ли включать в отчет СЗВ-М работника, с которым заключен ученический договор?
Нет, не нужно. Сведения о потенциальном работнике, с которым заключен ученический договор и которому выплачивается стипендия, не включайте в отчет СЗВ-М. Ведь ученический договор — это самостоятельный договор, не относящийся ни к трудовым, ни к гражданско-правовым договорам. А выплаты по ученическому договору (стипендия) не облагаются страховыми взносами (письмо Минтруда России № 17-3/В-83 от 26 февраля 2015 г.)
Сведения о подписанте
Форму СЗВ-М подписывает руководитель организации, индивидуальный предприниматель либо уполномоченный представитель (с указанием данных доверенности). Оттиск печати проставьте только при ее наличии (п. 30 Инструкции, утв. Приказом Минтруда России № 766н от 21 декабря 2016 года).
Безошибочно подготовить и сдать отчетность в ПФР и другие контролирующие органы вы легко можете с помощью онлайн-сервиса «Моё дело» — интернет-бухгалтерия для малого бизнеса. Сервис автоматически формирует отчетность, проверяет ее и отправляет в электронном виде. Вам не нужно будет лично посещать налоговую инспекцию, что, несомненно, сэкономит не только время, но и нервы. Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке.
