Прислать статью

Дистанционка в законе: 10 правил, которые защитят ваш бизнес

Поделиться
0
Дистанционка в законе: 10 правил, которые защитят ваш бизнес
Иллюстрация: Annie Spratt
Начальник отдела кадров компании «Мастер»

Многим работодателям «зашел» удаленный формат работы сотрудников: можно сэкономить на рабочем месте и сопутствующих тратах. Однако компаниям необходимо уделить внимание некоторым моментам, чтобы избежать негативных последствий перехода на дистанционную работу. Подробный план действий предоставила Маргарита Чернова, начальник отдела кадров компании «Мастер».

В прошлом году вся страна вынужденно тестировала возможность максимального перевода работников на удаленку. И многим компаниям, которые ранее и не задумывались о дистанционной работе своих сотрудников, этот формат понравился настолько, что они продолжили свою деятельность в таком режиме. Появилась возможность арендовать меньшие площади под офисы (и, как следствие, уменьшить коммунальные платежи); отсутствует необходимость проводить специальную оценку условий труда, медосмотры и обеспечивать спецодеждой. Да и сотрудники нашли такую работу весьма привлекательной.

Однако у всего есть и оборотная сторона. Рассмотрим основные моменты, на которые следует обратить внимание работодателю, чтобы избежать негативных последствий перехода на дистанционную работу.

Надомные vs дистанционные работники

Различайте надомных и дистанционных работников. И те, и другие работают вне офиса (помещения работодателя), однако термины «удаленная работа», «удаленщик» применимы только к дистанционному работнику.

Надомные работники: работают из дома (с использованием материалов, инструментов и механизмов), по самостоятельно установленному графику, могут привлекать для работы членов семьи (трудовые отношения с которыми при этом у работодателя не возникают). То есть это, как правило, ручной труд.

Дистанционные (удаленные) работники: трудятся вне места нахождения помещения работодателя и вне стационарного рабочего места, для выполнения трудовой функции и общения с работодателем используют информационно-телекоммуникационные сети и сети связи общего пользования. То есть это — труд интеллектуальный.

Правила оформления, увольнения, контроля трудового процесса для указанных групп работников имеют некоторые различия.

Место дислокации дистанционщика

Несмотря на то, что дистанционщик работает вне места расположения работодателя (в том числе и в другой местности), он не может находиться вне территории РФ (в том числе и временно проживать за границей), так как в указанном случае с ним нельзя заключить трудовой договор (но как вариант — можно заключить договор гражданско-правовой).

При этом сведения о месте работы указывать необходимо — это будет место нахождения организации-работодателя и ее наименование.

Место выполнения работы (обязанностей по договору, трудовой функции) сотрудник выбирает самостоятельно, но его также следует указать в договоре (адрес места жительства на территории РФ, электронный адрес). Дистанционщик не может работать «из любой точки мира» (как сейчас часто любят повторять к месту и без). То есть физически может, конечно, взять ноутбук и улететь на острова. Однако трудовое законодательство России на те территории не распространяется и формально работодатель не может этого разрешить. Но если в трудовом договоре место выполнения работы будет зафиксировано (на территории России) — нарушения в случае отлучки «за дальний кордон» будут у сотрудника, а не работодателя.

Вид дистанционной работы

Исходя из потребностей предприятия, правильно определите вид дистанционной работы при приеме сотрудника или переводе его на указанный вид работы:

  • постоянная (в течение всего срока трудового договора);
  • временная (устанавливается на срок не более 6 месяцев);
  • периодическая (работа дистанционная чередуется с периодическим посещением офиса/предприятия, где и трудится в течение дня);
  • временная — по инициативе работодателя (в исключительных случаях: катастрофы, аварии, угроза жизни населения, решение органа государственной власти или местного самоуправления — в частности, в случае пандемии).

Это необходимо для надлежащего оформления дистанционной работы, фиксации режима труда и отдыха, применения правильного основания увольнения.

Например, при переводе сотрудника на периодическую дистанционную работу оформляются документы, в которых указываются условия смешанного режима удаленки — в какие дни и часы он должен посещать стационарное рабочее место.

А если возникла потребность во временном переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя (ввиду чрезвычайной ситуации), то сотрудники не могут выполнять работу в офисе. В этом случае периодический выход на работу в офис не может быть предусмотрен какими-либо локальными нормативными актами.

При этом в первом случае решение о переводе принимается по взаимному согласию сторон и заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, а во втором согласие работника не требуется, документарно это оформляется приказом по организации и срок такого перевода не может быть более длительности ситуации, его обусловившей.

Внимание на документооборот

Уделяйте должное внимание документообороту, ведь неознакомление (ненадлежащее ознакомление — то есть с нарушением сроков, установленных ТК РФ) сотрудника с определенными документами приведет работодателя к негативным правовым последствиям. С дистанционными работниками взаимодействовать сложнее — необходимо проконтролировать не только своевременную отправку документов, но и их возврат с отметками об ознакомлении.

Так, если не отследить момент возврата подписанного сотрудником приказа об отпуске, это может позволить сотруднику «прихватить» день-другой и заявить, что он просчитался” а не умышленно не вышел вовремя на работу; отсутствие подписи на приказе о привлечении к дисциплинарной ответственности сделает невозможным увольнение по основанию «неоднократного неисполнения трудовых обязанностей» в случае последующего повторного проступка (ведь первый приказ будет нелегитимен), а то и хуже того — при состоявшемся увольнении суд восстановит нерадивого сотрудника на работе (со всеми положенными выплатами).

В большинстве случаев стороны могут обмениваться электронными документами без использования электронной цифровой подписи (исключение: трудовой договор, дополнительные соглашения, договоры ученический и о материальной ответственности).

Главное — закрепить в трудовом договоре способ обмена документами и подтверждения факта, что документы получены, а также контролировать их движение.

Режим труда и отдыха дистанционщика

В обязательном порядке укажите режим рабочего времени сотрудника. Ведь если в локальном акте или трудовом договоре не прописан режим времени труда и отдыха, то дистанционный сотрудник вправе установить его по своему усмотрению — и не всегда в интересах работодателя.

Но при любом режиме сотрудник обязан отрабатывать определенное количество часов (при этом все его взаимодействия с работодателем — созвоны, общение в мессенджерах и прочие — включаются в рабочее время).

Учет рабочего времени должен осуществлять работодатель, который имеет право контролировать трудовые будни своих сотрудников и самостоятельно решает, каким образом ему это делать. А так как работник имеет право на полную и достоверную информацию об условиях своего труда, до его сведения должны быть письменно доведены все применяемые способы учета и контроля.

Зарплата

Не допускайте снижения заработной платы сотрудника при переводе его на дистанционную работу, а также установления меньшей (по сравнению с аналогичной должностью на стационарном рабочем месте) зарплаты при приеме удаленщика на работу.

Компенсации затрат

Заранее оговорите порядок использования оборудования и размер компенсации затрат на электроэнергию и интернет.

Оборудование и программное обеспечение дистанционному сотруднику предоставляются работодателем; он же компенсирует затраты на электроэнергию и интернет.

Сотрудник может работать и на своем компьютере, но только с согласия работодателя, который в данном случае обязан компенсировать также и использование оборудования.

Минимальные размеры этих компенсаций нигде не установлены, потому каждая организация определяет их самостоятельно (но руководствуясь здравым смыслом и некоторыми исходными данными — о стоимости электроэнергии в данной местности, например, и уровне ее потребления используемым оборудованием). Удобно заранее определиться с фиксированным размером суммы и указывать ее при заключении трудового договора. Так будет оптимизирован документооборот и расход рабочего времени (регулярная подготовка отчетных документов и их обработка).

Также в трудовом договоре необходимо указать, что на период отпуска или пребывания сотрудника на больничном компенсация будет выплачена пропорционально времени, фактически отработанному в учетный отрезок времени.

Контроль за деятельностью сотрудников

Так как работодатель ограничен в возможности контролировать место исполнения дистанционным сотрудником своих обязанностей и его передвижение в течение рабочего дня, к этой необходимой процедуре следует подойти творчески. Каждая организация вправе разработать свои этапы контроля, в частности:

  • обязать сотрудника в начале и конце рабочего дня звонить на номер мобильного телефона руководителя;
  • направлять отчеты о проделанной работе на электронную почту или отчитываться в служебных чатах мессенджеров;
  • письменная постановка сотруднику конкретных задач, со сроками их исполнения, по электронной почте;
  • использование соответствующего программного обеспечения, контролирующего включение/выключение компьютера и делающего скриншоты экрана.

Обязательным условием законности использования любых методов контроля является осведомленность о них со стороны работника. Потому все они должны найти отражение в трудовом договоре либо локальных нормативных актах работодателя (с которыми сотрудник ознакомится под роспись).

Дисциплинарная ответственность

Привлекая работников к дисциплинарной ответственности, учитывайте некоторые особенности.

Дистанционного работника, как и любого другого, можно привлекать к дисциплинарной ответственности в общем порядке. Таким образом схема привлечения одна для всех, независимо от того, как далеко находится ваш работник, желает ли общаться на эту тему и удобно ли работодателю надлежащим образом документировать его проступок.

Однако здесь имеются свои нюансы, которые необходимо учитывать:

  • В случае отсутствия сотрудника по неизвестным причинам (то есть в установленном ранее порядке он не звонит, не пишет, не общается в чатах и так далее), необходимо оформлять акты, документирующие попытки связаться с ним, а в табеле проставлять реквизиты НН (отсутствие по невыясненной причине). Это позволит в дальнейшем не оплачивать указанные дни, а также, при желании запустить механизм привлечения к дисциплинарной ответственности: затребовать после выхода на связь объяснительную записку (либо составить акт об отказе ее предоставления), принять решение о мере ответственности.
  • За прогул (то есть отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение рабочего дня или более 4 часов подряд без учета времени обеда) удаленного работника нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности, в том числе и уволить. ТК РФ определяет рабочее место как место, находящееся под контролем работодателя, а такового у дистанционщика попросту не имеется (в силу самого характера его работы). Исключением являются лица с периодическим режимом дистанционной работы: о прогуле можно говорить только в те дни, когда сотрудник должен прибывать для работы на территорию работодателя.
  • Несколько иная ситуация складывается с фактом нахождения дистанционного сотрудника на работе в состоянии опьянения (алкогольного, наркотического и так далее). ТК РФ предусматривает, что в таком виде работник не может находиться в том числе и на территории объекта, где он выполняет трудовую функцию (то есть и там, где работает дистанционно). Однако в данном случае будет весьма проблематично собрать доказательства, подтверждающие состояние опьянения. Документальных доказательств (медицинское освидетельствование, показания свидетелей о наличии запаха алкоголя) у вас, скорее всего, не будет, а все прочее — субъективно. То, что бесспорно для работодателя в момент общения (бессвязная речь, неадекватный внешний вид и прочее) может не быть доказано в суде, куда работник обратится после незаконного, по его мнению, увольнения (ведь всем этим сопутствующим состояниям можно найти и другое объяснение — повышенная температура и давление, аллергические реакции и прочее).

Во всех указанных случаях работника рекомендуется привлекать к дисциплинарной ответственности за неисполнение (ненадлежащее исполнение) возложенных на него трудовых обязанностей (то есть конкретных действий, которые он не выполнил ввиду названных нарушений поведения). А вот при повторении данной ситуации уже можно и уволить на основании пункта 5 части 1 статьи 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение трудовых обязанностей).

Однако случай невыхода дистанционного работника на связь более двух дней подряд может служить и основанием увольнения — о чем ниже.

Нюансы увольнения дистанционного работника

Указанный сотрудник может быть уволен как по общим основаниям статьи 77 ТК РФ (аналогично с любым другим работником), так и по дополнительным, установленным конкретно для удаленных работников статьей 312.8 ТК РФ:

  • Если работник не отвечает на запросы работодателя (не взаимодействует с ним по служебным вопросам) более двух рабочих дней подряд без уважительной причины (или более длительный срок — если таковой установлен в конкретной организации), трудовой договор с ним может быть расторгнут. Обратить внимание здесь следует на надлежащее документирование проступка: запрос и получение письменного объяснения сотрудника; составление Акта в случае непредоставления объяснения; документы, подтверждающие попытки выйти с сотрудником на связь в указанные дни; служебные записки и прочее. При этом надлежит дать оценку уважительности причины молчания. И увольнять только в случае наличия полного пакета документов, подтверждающего проступок. Если не имеется никаких пояснений сотрудника и сведений о его месте нахождения — увольнять по данному основанию нельзя (ввиду вероятного последующего обнаружения уважительных причин невозможности взаимодействия работника, что потребует его восстановления на работе).
  • В том случае, если удаленщик работает на постоянной основе, трудовой договор можно прекратить в случае его переезда в другую местность, если это лишит его возможности работать на прежних условиях.

По такому основанию, как прогул, дистанционного работника уволить нельзя, а за «нахождение в рабочее время в состоянии опьянения» — можно, но настолько сложно и с неоднозначными последствиями, что безопаснее этой ситуации избегать (подробнее смотрите пункт 9 настоящей статьи).

В настоящее время законодательство не содержит ограничений относительно того, каким сотрудникам можно или нельзя установить режим дистанционной работы. То есть в таком формате могут трудиться любые категории сотрудников умственного вида деятельности. Важно не упускать из вида указанные выше нюансы удаленного труда — и тогда дистанционный режим будет выгоден и интересен всем сторонам трудовых отношений.

В избранное
Подписывайтесь на наш Телеграм-канал
Подписывайтесь на наш Дзен-канал
Поделиться
0
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
3 месяца бесплатно :)
Начальник отдела кадров компании «Мастер»
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Попробовать бесплатно
0 комментариев
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь
Онлайн-помощник
Хочу попробовать.
Нет, спасибо!
Скрыть
Оставить заявку на регистрацию
Быстрая регистрация вашего бизнеса,
бесплатно и без визитов в налоговую!
Что вы хотите зарегистрировать?
Ваши персональные данные будут использованы для обработки вашей заявки согласно 152-ФЗ, Политика конфиденциальности.