Скопировать ссылку
Нередко работодатель отправляет своего сотрудника в другую местность для выполнения своих служебных обязанностей или находит нужного специалиста в другом городе. В таком случае работодатель вправе предоставить работнику «релокационный пакет», включающий в себя возмещение расходов на переезд и съемное жилье. В некоторых случаях компания оплачивает работнику поездки домой несколько раз в год.
Так как размеры и порядок возмещения расходов законодательно не установлены, работодатель самостоятельно устанавливает их в трудовом/коллективном договоре или локальном нормативном акте. Рассмотрим виды компенсаций, которые полагаются сотруднику при переезде.
Расходы на переезд
Согласно Трудовому кодексу РФ, при переводе работника в структурное подразделение, расположенное в другом регионе, или переезде организации работодатель обязан возместить своим сотрудникам расходы на переезд.
Бывают и случаи, когда компания находит подходящего специалиста в другой местности и приглашает его на работу. В этом случае у компании возникает право, а не обязанность на возмещение данных расходов, так как трудовой договор, устанавливающий релокационные выплаты, не подписан. Тем не менее работодатель, заинтересованный в привлечении новой рабочей силы, чаще всего покрывает расходы будущего сотрудника.
Рассмотрим подробнее, какие затраты сотрудников считаются расходами на переезд, как и в каких размерах они возмещаются и налогообложение этих выплат.
Расходы на переезд включают в себя:
1. Проезд до места назначения для сотрудника и членов его семьи и провоз имущества.
Транспортные расходы возмещаются работодателем, если компания не предоставила сотруднику и его семье средство для передвижения. Для данных компенсационных выплат необходимо выполнение следующих условий:
- Переезд осуществляется в другую местность, т.е. иной населенный пункт.
- У компании заключена письменная договоренность с сотрудником о порядке и размерах возмещения расходов.
- Сотрудник предоставил документальное подтверждение фактически понесенных затрат. При отсутствии соглашения о возмещении расходов на переезд компенсацию необходимо выплатить в размере не выше стоимости проезда на железнодорожном, водном, воздушном или автомобильном транспорте с учетом соответствующей категорийности удобств (купейный вагон, бизнес- или экономический класс и т.п.).
2. Обустройство («подъемные»).
Согласно разъяснениям Минфина, под расходами на обустройство понимаются суммы компенсационного характера, выплачиваемые работодателем при переезде работника в другую местность (подъемное пособие) в размерах, определенных сторонами трудового договора.
Налог на прибыль. Затраты компании по возмещению расходов сотрудника на переезд для выполнения своих служебных обязанностей могут быть учтены в составе прочих расходов в пределах размеров, определенных сторонами трудового договора в целях налогообложения прибыли.
Если компания решила компенсировать релокационные расходы сотруднику, с которой он еще не связан трудовыми отношениями, то такие расходы организации не учитываются в целях налогообложения.
НДФЛ и страховые взносы. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ компенсационные выплаты на переезд сотрудника и членов его семьи не облагается НДФЛ и страховыми взносами в размерах, установленных в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте.
Расходы на съемное жилье
Существует несколько способов оформления аренды жилья для иногороднего сотрудника.
1. Сотрудник арендует место для проживания, а организация возмещает ему расходы.
Сотрудник, переехавший в другую местность по работе, арендует жилье на свое имя и предоставляет компании договор с арендодателем и документы, подтверждающие факт оплаты аренды.
Суммы компенсаций, полученные сотрудником, являются доходом в натуральной форме и облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Однако есть судебная практика, содержащая вывод о том, что компенсация жилья для иногороднего сотрудника, порядок и размеры выплаты которой зафиксированы в трудовом договоре с сотрудником, не облагается НДФЛ, так как не зависит от системы оплаты труда и производится в интересах работодателя. Кроме того, Верховный суд постановил, что возмещение расходов на аренду жилья не зависит от трудовой деятельности сотрудника, в связи с чем является выплатой социального характера и не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
2. Компания заключает договор через риэлтерскую фирму и арендует жилье для своего работника.
Следует отметить, что в этом случае потребуется государственная регистрация договора аренды вне зависимости от периода найма.
Сотрудник, которому компания арендует жилье, не является налоговым агентом — плательщиком НДФЛ.
3. Трехсторонний договор: арендодателем является собственник жилья, арендатором — сотрудник, а плательщиком — его компания.
Данный способ оформления используется реже, так как арендодатели зачастую избегают сложные схемы оплаты.
Налог на прибыль. Налогообложение во всех трех вариантах аналогичное.
Согласно Налоговому кодексу, суммы компенсации сотрудникам аренды жилья не могут признаваться расходами, уменьшающими налогооблагаемую прибыль организации. Данное мнение основывается на п. 29 ст. 270 НК РФ, которым предусмотрено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы, произведенные в пользу работников, направленные на оплату услуг, оказанных для личного потребления.
Расходы на поездки домой
Случается, что, переезжая в другой регион по работе, сотрудник не может перевезти семью, вследствие чего находится далеко от родных в течение долгого времени. По своему усмотрению работодатель может возместить работнику несколько поездок домой в год, зафиксировав порядок и размер возмещения транспортных затрат в трудовом договоре.
НДФЛ и страховые взносы
Транспортные расходы на поездки сотрудника домой облагаются НДФЛ и страховыми взносами, так как они не обусловлены выполнением работником трудовых обязанностей и признаются экономической выгодой сотрудника.
Налог на прибыль. Компенсации сотруднику билетов домой при переезде в другую местность по работе являются личной выгодой сотрудника, вследствие чего не учитываются в налогообложении прибыли.
