Скопировать ссылку
В этой статье — семь звоночков, по которым можно понять, что у бизнеса проблемы с финансами: уже начались или вот-вот настанут. Тут мы говорим не об исках поставщиков с требованием признать компанию банкротом, а о менее болючих проявлениях.
Признак 1. Кассовые разрывы: компании не хватает денег на текучку
Первый признак, который говорит о том, что у бизнеса начались проблемы с финансами, — это кассовые разрывы — когда компании нужно платить за что-то, например, за аренду, материалы, поставку товаров, работу сотрудников, а денег у нее нет.
Речь идет именно о текучке: денег не хватает на обычную работу, а не развитие, инвестиции или новые проекты.
Кассовые разрывы бизнес обычно чувствует без отчетов, просто по ощущениям:
- денег нет;
- приходится задерживать зарплаты;
- нужно договариваться с поставщиками об отсрочках;
- собственник вынужден вливать в бизнес личные деньги или брать в долг у друзей, партнеров, чтобы перекрыть разрыв;
- нестерпимо хочется взять кредит;
- плохо спится по ночам.
Это — обычно. Но есть бизнес, который легко пропустит нехватку денег, — это те компании, которые живут на авансы. Например, строительные фирмы или агентства, работающие по проектно, особенно, если авансы крупные — не 10%, а где-то 50%. Такие компании авансами закрывают дыры по текучке и не чувствуют, что что-то идет не так: деньги на счетах есть, просто горы денег, все окей.
И пока бизнес живет на авансы и думает, что с ним все хорошо, он постепенно превращается в подобие финансовой пирамиды: текущие заказы выполняет на авансы от следующих клиентов, а следующие — на новые авансы. И так пока новые клиенты, а вместе с ними и авансы, неожиданно не закончатся.
Чтобы не оказаться в ситуации, когда денег не хватает, но дыры перекрываются авансами и проблему не видно, нужно следить за прибылью, убытками и сделками. В этом помогают два отчета: ОПиУ — это отчет о прибылях и убытках, и учет сделок.
Пример ОПиУ за месяц. Видно, что выручка у компании есть, но всю ее съедают расходы, и в итоге остаются одни убытки
Пример учета сделок. Здесь мы видим, что по двум сделкам компания потратила больше, чем получила от клиента. Значит, что на эти проекты, она вытаскивала деньги из авансов других клиентов или своей прибыли
В общем, бизнес без авансов почувствует нехватку денег и без отчетов. А вот тем, кто берет предоплату в 30–100%, без ОПиУ и учета сделок не обойтись.
Признак 2. Растет кредиторка: компания кругом должна, а денег нет
Из первого признака плавно вытекает второй — у компании растет кредиторка — это долги перед поставщиками и банком. То есть:
денег нет → компания договаривается об отсрочке с поставщиками → долги перед поставщиками растут → компания берет кредит → теперь она должна еще и банку → денег нет.
Рост кредиторки компания ощутит и по реальным звонкам: поставщики начнут ей звонить и напоминать о долгах, будут слать письма, досудебные претензии, а потом начнут звонить и банки, налоговая.
Здесь же появляются косвенные признаки: в офисном туалете трехслойную Зеву сменяют Набережные челны, сотрудники уже забывают, на какой купюре изображен Архангельск, а собственник знает наизусть все пять номеров приставов.
Чтобы не оказаться в такой ситуации, стоит вести хотя бы минимальный учет кредиторки, например, записывать в гугл-таблице, кому и сколько компания должна:
Учет кредиторки может быть простейшим: указываем, кому должны, сколько, за что и когда нужно вернуть. Но даже с таким учетом стоит анализировать долги, например, здесь мы видим 70 000 рублей долга за тамаду на корпоративе — наверное, можно было обойтись и без тамады
Ну, и конечно, нужно разбираться, откуда у компании взялись долги и почему нет денег.
Признак 3. Полный склад товаров, а продавать нечего
У торговых компания есть специфический признак проблем с финансами — склад забит товаром, а продавать нечего. Так случается, когда у компании много неликвидных товаров, например, курток из прошлогодней коллекции или симпл-димплов в декабре 2021 года. То есть компания купила что-то, заморозила в этом свои деньги и теперь не может ничего продать. При этом денег на новую закупку тоже нет — вон они лежат в неликвидных товарах.
Чтобы заметить забитый товарами склад, отчеты не нужны. Но вот чтобы контролировать ситуацию, понадобится Баланс — это отчет обо всем, что есть у компании:
В Балансе в строке «Запасы» смотрим, сколько денег компания заморозила в товарах
И еще понадобится расчет оборачиваемости запасов — это количество дней, за которое компания в среднем распродает запасы. Оборачиваемость рассчитывается в два шага:
Шаг 1. Сначала нужно посчитать коэффициент оборачиваемости запасов. Для этого общую себестоимость тех товаров, что продали в этом месяце, делят на среднемесячный остаток товаров. Например, если компания закупила товаров на миллион, а продала в этом месяце только 30%, у нее будут такие данные:
- 300 000 рублей — себестоимость товаров, которые продали в этом месяце;
- 700 000 рублей — среднемесячный остаток товаров на складе.
А расчет коэффициента будет таким:
300 000 ÷ 700 000 = 0,428
Шаг 2. Теперь можно посчитать оборачиваемость в днях. Для этого нужно количество дней месяца поделить на наш коэффициент:
30 дней ÷ 0,428 = 70 дней
— за столько времени компания в среднем распродает партию товаров, на которую в закупе потратила 1 млн рублей.
Посчитали, и дальше нужно отслеживать динамику. Если показатель оборачиваемости растет, значит, что-то идет не так. Компании, как минимум, нужно перестать пополнять запасы, и придумать, что делать с неликвидными товарами: может, устроить распродажу, или привязать мотивацию продавцов к продажам неликвида.
Для примера, давайте посмотрим, как цветочный магазин может системно следить за динамикой оборачиваемости.
Магазин закупает цветы и упаковку — ленточки, бумагу, целлофан. А вот покупатели могут брать только цветы или только упаковку, например, для подарков, поэтому оборачиваемость товаров и упаковки считаем отдельно.
Для расчета магазину нужно завести отдельную табличку, в которую он будет собирать две группы данных:
- данные по выручке и себестоимости товаров, упаковки из отчета о прибылях и убытках, ОПиУ;
- данные о товарах и упаковке на складах — из Баланса.
Получится такая таблица:
В январе у магазина оборачиваемость по нулям, потому что в нашем примере он открылся только в этом году и средних данных пока нет
Каждый месяц магазин вносит данные и рассчитывает оборачиваемость. И здесь же строит графики, чтобы было проще следить за динамикой:
Оборачиваемость товаров сохраняется на одном уровне, а вот с упаковкой что-то не то: в июне ее оборачиваемость начала расти и к сентябрю увеличилась почти вдвое
В нашем примере цветочный магазин закупает-закупает-закупает упаковку, а продать ее не может. В итоге на складе уже накопилось упаковки на год вперед.
Беда с запасами может случится и у производственников. Но тут речь будет идти не о товарах, а о сырье, материалах.
- Например, бывает так, что какой-то материал можно заказать только крупной партией, допустим в 200 штук, иначе не будет скидки на опт. Но производство тратит всего 15 штук в год.
- Или, например, школа ментальной арифметики, распечатывает учебники на 200 000 рублей, потому что так дешевле, хотя прибыль у нее всего 80 000 рублей в месяц. И потом у школы нет денег на оплату работы преподавателей, зато учебников — на пять лет вперед.
В этих случаях было бы разумнее купить небольшую партию без скидки, чем покупать много и замораживать деньги на несколько лет.
Признак 4. Растет дебиторка: бизнес прибыльный, но денег нет
Дебиторка — это когда кто-то должен компании. Например, строительная компания построила дом, клиент его принял, акт подписали, но деньги клиент не перевел. И они заморозились в долгах: компания сидит и ждет, когда же ей заплатят.
Рост дебиторки приводит к нехватке денег и кассовым разрывам:
компания выполнила обязательства, но клиент не переводит деньги → денег нет → компания договаривается об отсрочке с поставщиками → долги перед поставщиками растут → компания берет кредит → теперь она должна еще и банку → денег нет.
При этом прибыль у компании есть: вот она продала и построила дом, получила выручку и прибыль, но только деньги клиент не переводит.
Такое бывает, когда бизнес работает с крупными клиентами — они платят много, но и просят большие отсрочки. Или когда в компании нет правил по работе с дебиторкой, например, она не ведет учет долгов и не звонит должникам, чтобы напомнить об оплате.
Чтобы не попасть в ситуацию, когда прибыль у компании есть, но деньги клиенты не переводят, нужно сделать две вещи: завести список должников и выработать правила работы с дебиторкой.
Список должников может быть совсем простым, например, в гугл-табличке:
Записываем, кто нам должен, за что и когда обязан вернуть по договору. Здесь же можно ставить отметки: что должник говорит по поводу долга, когда обещает вернуть
Правила работы с дебиторкой — это вопросы, на которые компания себе отвечает, например:
- на сколько мы можем дать отсрочку?
- что делаем, если клиент не платит месяц?
- что делаем, если клиент не платит два месяца?
- как часто будет звонить должникам?
- что делать с теми, кто регулярно нарушает сроки оплат?
- в каком случае подаем в суд?
И затем из ответов формулирует правила, которых обязаны придерживаться все сотрудники.
Признак 5. Компания считает выручку по деньгам в кассе
Есть два способа считать выручку — кассовый и начисленный. Кассовый способ — это когда выручку считают по деньгам в кассе. А начисленный — это когда выручку признают после выполнения обязательств, например подписания акта приемки работ или передачи товара.
Советуем использовать начисленный способ, потому что деньги в кассе не всегда равны выручке. Посмотрим на примерах:
Можно считать деньги в кассе выручкой, если компания выполняет свои обязательства в момент передачи денег
Если компания сначала получает аванс, а потом выполняет обязательства, то аванс — это деньги, но еще не выручка:
Клиент может попросить вернуть аванс, овощей может не оказаться на базе или они доедут испорченными — во всех этих случаях деньги клиенту нужно будет вернуть, поэтому пока их рано признавать выручкой
Если же клиент платит с отсрочкой, то тут наоборот: денег в кассе пока нет, но уже есть выручка:
Когда клиент платит с отсрочкой, у компании появляется выручка, но не деньги в кассе, потому что она выполнила свои обязательства, но клиент еще не заплатил
И все три ситуации вместе:
Если компания считает выручку кассовым методом — по деньгам, что пришли на счет, скорее всего, она ее завышает. Например, плюсует к выручке возвраты от поставщиков, долги за прошлые месяцы, авансы, которые клиент еще может попросить вернуть.
А завышенная выручка — это всегда риски. Компания завышает выручки, за ней — чистую прибыль, видит большую прибыль, и например, выплачивает собственникам дивиденды. Но потом оказывается, что прибыль намного меньше или ее вообще нет.
И если к этому моменту собственники еще не потратили дивиденды, повезло! Они могут просто вернуть деньги в компанию. А вот если потратили, и теперь компании не хватает денег на текучку — зарплаты, аренду, закупку товара, — значит, придется брать кредит или заем. Так можно и до банкротства докатиться.
Чтобы не рисковать с завышенной выручкой, ее нужно считать по актам:
выполнили работу → подписали акт → признали выручку.
Тоже самое с расходами. Расход признается расходом только по факту выполненной работы.
Это нужно чтобы, наоборот, не занижать прибыль.
Признак 6. Никто не считает амортизацию
Еще один звоночек, по которому можно понять, что у компании в будущем будут проблемы с финансами, — это отсутствие амортизации.
Амортизация — это постепенное списание стоимости оборудования в течение срока его службы. Звучит абстрактно, поэтому объясню на примерах. Представьте, что две компании покупают станок за 5 млн рублей, у одной есть амортизация, а у второй нет.
Компания без амортизации. Покупает станок за 5 млн рублей в мае, и в мае же списывает эти 5 млн рублей в расходы. Или вообще нигде не учитывает расход на станок.
Если компания списывает расходы в мае — когда купила станок, она получает искаженные отчеты, а именно — просадку по прибыли. Но станок будет работать на компанию не только в мае, но и следующие пять лет, поэтому компания имеет полное право размазать стоимость станка на пять лет.
А если компания вообще не учитывает расход, она получает завышенную прибыль.
Компания с амортизацией. Покупает станок за 5 млн рублей, но не списывает его сразу в расходы, а считает, сколько месяцев будет им пользоваться, и дели стоимость за количество этих месяцев, например так:
5 млн ₽ ÷ 60 = 83 333 ₽ — столько компания будет списывать на амортизацию станка каждый месяц
Компания размазывает стоимость станка на все время, которое будет пользоваться. В итоге получает две вещи:
- Достоверные отчеты о прибыли. Огромный платеж за станок не искажает отчеты.
- Деньги на ремонт или замену станка. Компания откладывает деньги на амортизацию и через пять лет накопит ту же сумму — 5 млн рублей. Если станок сломается, ей не нужно будет думать, где взять деньги на новый.
Амортизация — это такое размазывание крупных расходов на весь период использования оборудования или техники, которое позволяет получать достоверные отчеты. Что хорошо.
Но будет еще лучше, если компания будет не только списывать амортизацию в отчетах, но и откладывать ее живыми деньгами, например, на отдельный расчетный счет. Тогда через пять лет у нее будут деньги на замену оборудования, техники и прочего.
Амортизацию нужно считать для всех основных средств — это оборудование, техника, мебель, здания, автомобили — в общем все, что помогает компании зарабатывать. Считают ее так: берут стоимость основного средства и делят на количество месяцев, в которые будут им пользоваться. А затем откладывают эту сумму в копилку, например, на отдельный расчетный счет.
Признак 7. Прибыль на сотрудника все время падает
Есть такой показатель — прибыль на сотрудника. Он помогает понять, насколько эффективно работают сотрудники компании. Считается так:
прибыль ÷ среднемесячное количество сотрудников
Нормы по прибыли на сотрудника нет — у каждой компании будет своя норма, поэтому показатель отслеживают и оценивают в динамике. Если он падает, значит, что-то идет не так: или компания раздула штат, или сотрудники превратились в бездельников.
Например, компания зарабатывала миллион прибыли с 10 сотрудниками, и показатель был таким:
1 млн ₽ ÷ 10 = 100 000 рублей
А потом собственник решил расширить штат, нанял еще 20 человек, и компания стала зарабатывать 2 млн рублей прибыли в месяц. Звучит неплохо, но вот только прибыль на сотрудника упала:
2 млн ₽ ÷ 30 = 66 666 ₽
Получается, каждый сотрудник в среднем стал работать менее эффективно.
Чтобы этого не произошло, нужно отслеживать динамику прибыли на сотрудника. Этот показатель может снижаться, но только в моменте, например в месяц найма новых сотрудников, — это нормально, но через пару месяцев он должен вырасти.
- У ремонтной компании была одна бригада из 5 человек. За месяц они успевали отремонтировать две квартиры и приносили 200 000 рублей прибыли или по 40 000 рублей прибыли на сотрудника.
- Компания наняла еще одну бригаду, теперь у нее 10 сотрудников. Но в первый месяц она получила заказы всего на три квартиры, и заработала 300 000 рублей или по 30 000 рублей прибыли на сотрудника. То есть прибыль на сотрудника снизилась.
- Но ко второму месяцу заказов было уже на четыре квартиры и показатель вернулся к норме. А на третий месяц — подрос до 50 000 рублей на сотрудника, — вот такая динамика нормальна.
Если же сотрудников становится больше, а прибыли — меньше, и ситуация сохраняется на протяжении нескольких месяцев, нужно либо смотреть, кто из сотрудников чем занимается и увольнять бездельников, либо работать с мотивацией персонала, либо с продажами, например, ставить такой план, при котором все сотрудники будут загружены работой.
Анти-чек-лист: семь признаков проблем с финансами
Вы можете проверить свой бизнес на финансовые проблемы по семи признакам:
- ❌ Кассовые разрывы: компании не хватает денег на текучку.
- ❌ Растет кредиторка: компания кругом должна, а денег нет.
- ❌ Полный склад товаров, а продавать нечего.
- ❌ Растет дебиторка: бизнес прибыльный, но денег нет.
- ❌ Компания считает выручку по деньгам в кассе.
- ❌ Никто не считает амортизацию.
- ❌ Прибыль на сотрудника все время падает.
Если ни один не совпал, значит, все хорошо.
