Скопировать ссылку
Не все работодатели внедряют должностные инструкции (далее — ДИ). Кто-то считает их лишним инструментом бюрократии, кто-то попросту не верит в их эффективность или не хочет тратить время. Тем более что ДИ не является обязательным документом в организации.
Ст. 57 Трудового кодекса РФ указывает на обязательность включения в трудовой договор такого пункта, как трудовая функция работника. Большинство работодателей ограничивается указанием общих должностных обязанностей, считая, что этого вполне достаточно. Да, должностная инструкция с подробным описанием функционала необязательна, но бесполезна ли она? Как работодателю апеллировать в споре с сотрудниками, если документально их обязанности не закреплены? Разберем возможные ситуации.
Вариант №1: должностная инструкция в вашей компании — номинальный документ
Чаще всего составлением инструкции занимается работник отдела кадров. После безуспешных попыток выяснить у постоянно занятых руководителей структурных подразделений, в чем же конкретно состоит деятельность их сотрудников, кадровик находит в интернете ДИ с аналогичным наименованием и утверждает ее у руководителя организации.
Затем с ней под подпись знакомится сам специалист (зачастую даже не читая ее). Один экземпляр документа работник получает на руки. Казалось бы, это формальность, однако как часто возникают споры по поводу должностных обязанностей сотрудников, и как сложно их разрешать!
К примеру, вы владелец небольшой компании и с целью экономии фонда оплаты труда взяли на работу оператора, который, помимо того, что выполняет стандартные обязанности (отвечает на звонки, принимает и распределяет заказы), ведет первичную бухгалтерию, осуществляет «холодные» звонки или выполняет другие нестандартные для данной должности функции.
Однако сотрудник отдела кадров мог не знать этих нюансов и, соответственно, не включить в ДИ дополнительные обязанности. Тогда вы рискуете! Во-первых, работник может отказаться выполнять дополнительные обязанности, ссылаясь на имеющийся у него на руках экземпляр должностной инструкции, и вы не сможете применить к нему меры дисциплинарного взыскания. Вам просто не на что будет сослаться в приказе. Во-вторых, сотрудник может потребовать доплату за дополнительную работу, помимо объема, предусмотренного договором и той же инструкцией.
Решение: этого можно избежать, если должностная инструкция будет соответствовать фактическим обязанностям специалиста.
Вариант № 2: должностных инструкций в компании нет
В этом случае также будет трудно применить к сотруднику меры дисциплинарного взыскания, если он откажется от выполнения трудовых обязанностей. Помимо этого, если вы захотите провести аттестацию специалистов, проверить их на соответствие занимаемой должности, отсутствие ДИ окажет негативное влияние. Ведь в ней указываются, помимо должностных обязанностей, требования к квалификации работника, необходимые для выполнения трудовой функции навыки и знания, которые как раз и оцениваются в результате аттестации.
А теперь давайте представим ситуацию: к вам на собеседование пришел соискатель, который не подходит вам по уровню образования или имеющимся знаниям. Вы отказали ему в приеме на работу, и он потребовал объяснить причину отказа, которую работодатель обязан в соответствии со ст. 64 ТК РФ предоставить в течение семи рабочих дней со дня предъявления указанного запроса. Если квалификационные требования к должности отражены в ДИ, то это позволит четко аргументировать основание отказа в приеме на работу.
Важно: в случае судебного спора должностная инструкция станет доказательством законности действий работодателя в связи с отказом соискателю в трудоустройстве, причем желательно, чтобы ДИ была утверждена до момента размещения вакансии. Если инструкции нет, то работодатель может проиграть спор с кандидатом на вакантную должность, и суд обяжет его принять соискателя на работу.
В случае необходимости экономии фонда оплаты труда, можно, к примеру, в должностной инструкции заместителей руководителей отделов указать, что они исполняют обязанности руководителей отделов в период их отсутствия. В этом случае оплачивать исполнение дополнительных обязанностей не нужно, иначе будет идти речь о выполнении дополнительного объема работы, который необходимо оплачивать.
Оформление должностной инструкции: несколько практических советов
Возможны два варианта: приложение к трудовому договору или отдельный документ. Настоятельно рекомендую оформлять должностную инструкцию именно как отдельный документ. В этом случае у работодателя есть возможность изменять ДИ, не оформляя при этом дополнительное соглашение к трудовому договору. В противном случае необходимо предупреждать об изменениях работника не менее чем за два месяца до даты изменения, даже если работодателю необходимо поменять только квалификационные требования к должности или требуемые навыки.
Однако иногда наличие ДИ с четко указанными обязанностями может плохо отразиться на рабочем процессе. Особенно, если речь идет о творческих профессиях, например, дизайнерах, журналистах, программистах. Если в должностной инструкции программиста указать конкретное ПО, с помощью которого пишутся программные продукты, необходимо будет вносить изменения в документ, если понадобится работать с другой программой. Работник может отказаться от ее использования. Однако отсутствие ДИ в любом случае опаснее, главное — грамотно подойти к процессу составления инструкции.
Для должностей, сотрудники которых выполняют широкий набор функций и этот набор постоянно меняется, а также тех, где работа связана с творческой деятельностью, предлагается составлять ДИ, исходя из функциональных областей, а не конкретных обязанностей.
Так, в случае с программистом можно указать, что он занимается разработкой, тестированием и документированием. С одной стороны, такой набор функций обяжет его выполнять все процессы, связанные с разработкой ПО, а с другой — позволит четко изолировать его от не связанных с разработкой функций, например, с поддержкой или внедрением.
При составлении ДИ инженера техподдержки имеет смысл указать именно области, например, техническая поддержка систем предприятия и заказчиков, поддержка технического персонала заказчиков, монтаж оборудования. Однако не стоит указывать конкретные системы или названия заказчиков. Предлагаемый подход защищает обе стороны, т.к. с одной стороны не позволяет работникам отказаться от выполнения функций, входящих в указанные области, а с другой стороны не позволит линейным руководителям эксплуатировать персонал в несвойственных для него областях.
Как сделать должностные инструкции полезным орудием контроля над работниками?
Исходя из вышесказанного, ДИ, на мой взгляд, является все-таки полезным документом в кадровом документообороте. С его помощью можно уточнять, конкретизировать и дополнять должностные обязанности в соответствии с профстандартами, сокращать второстепенный функционал.
Однако есть ряд вещей, которые нельзя делать с должностной инструкцией:
- добавлять в инструкцию «непрофильные» обязанности, не характерные для данной должности,
- полностью заменять старую должностную инструкцию новой, имеющей принципиально другое содержание.
При этом для должностей, в отношении которых действуют профстандарты или ЕКС, обязанности в ДИ должны соответствовать данным документам.
В целом, наличие должностной инструкции не является необходимым для кадрового документооборота, но может защитить вас от многих возможных проблем.
Из своего обширного опыта работы и общения с разного круга работниками, сделал вывод , что никакие нормативные акты в нынешней социальной ситуации ни к чему не приводят.Законов клепается и существует множество, только их элементарно игнорируют.Пока не будет активного гражданского общества , разного рода нормативные акты- обыкновенная бумажка с буквами.
Первая проблема заключается в том, что ДИ должна быть реально привязана к бизнес-процессам на предприятии и четко определять конкретный функционал и зоны ответственности каждой должности именно по структуре этих процессов.
Другими словами, пока не будет прописана реальная и действующая структура бизнес-процессов на предприятии, т.е. процессы, под-процессы, процедуры, функции - все ДИ будут просто формальными и бесполезными документами. Но для максимальной увязки ДИ с бизнес-процессами нужно сначала разработать Положения о структурных подразделениях - определить их функционал, взаимодействия и зоны ответственности. А потом из структуры бизнес-процессов "фильтровать" для каждой должности ее функционал. Во всяком случае, я именно так и делаю на предприятиях, с которыми работаю как бизнес-консультант.
Другая проблема - это реальный функционал сотрудников на предприятии, который часто не совпадает с обязанности в ДИ. Какой выход из этой ситуации? Как вариант, введение ролевых функциональных инструкций (РФИ), в которых и отражаются конкретные функции сотрудника на данный момент времени в зависимости от объективной производственно-коммерческой потребности на предприятии. Такие РФИ могут совмещать частичный функционал разных должностей, т.е. функциональные роли. Так например сотрудники коммерческого отдела могут частично выполнять функции маркетолога по анализу спроса на конкретные номенклатурные группы, анализ цен конкурентов и т.д. Дополнительные функции из смежных должностей также способствует профессиональному развитию самих сотрудников. При этом сотруднику доводится процентное соотношения планируемого рабочего времени по функционалам каждой роли в РФИ. При таком подходе никогда не возникает проблем по выполнению сотрудниками дополнительных функций или разовых поручений. Более того, так и создаются реальные, взаимозаменяемые команды с ограниченным количеством сотрудников. Принцип один - "все выполняют те ролевые функции, которые на данный момент времени важны для предприятия и сотрудник в состоянии профессионально их выполнить".