Скопировать ссылкуЗаявление в произвольной форме
В действующих нормативно-правовых актах не раскрыт механизм уведомления работодателя о перемене фамилии (имени, отчества). Однако согласно сложившейся практике документирования такой операции, работнику следует написать заявление в произвольной форме, приложив к нему копии бумаг, подтверждающих изменение персональных данных.
Каким числом датируется приказ?
После этого работодатель должен издать приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные сотрудника. Составляется он так же в произвольной форме, информация о нем заносится в журнал регистрации приказов по личному составу. В распорядительном акте следует указать старые и новые данные сотрудника, а также привести ссылку на реквизиты документов, подтверждающих перемену Ф.И.О. После этого с ним нужно ознакомить под роспись как самого работника, так и сотрудников кадровой службы и бухгалтерии.Здесь вполне уместен вопрос: каким числом датировать приказ? Допустим, сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Тогда свидетельство о заключении брака датировано днем свадьбы, а за новым паспортом она вправе обратиться в течение целых 30 дней после этого знаменательного события. Прибавляем время, необходимое для изготовления главного удостоверения личности – это еще как минимум 10 дней (п. 12,15,16 Положения о паспорте гражданина РФ, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 г. № 828). И получается, что вожделенные документы работодатель получит не менее, чем через месяц после бракосочетания, а то и того позже – из-за нерасторопности работницы.На практике работодатели чаще всего корректируют кадровую документацию на дату фактической подачи сотрудником заявления и копии подтверждающих документов, в том числе нового паспорта. Между тем, некоторые компании предпочитают датировать приказ днем его выдачи, поскольку именно после получения этого документа на новую фамилию можно сразу откорректировать все сведения.
Изменения в документах
Смена фамилии работника потребует внести изменения в такие документы как:- трудовая книжка;- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;- личная карточка работника (форма Т-2);- лицевой счет (форма Т-54);- график отпусков (форма Т-7);- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы Т-12, Т-13);- регистр налогового учета по НДФЛ;- карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а так же страховых взносов.Поправки в трудовую книжку вносятся в соответствии с требованиями пунктов 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69. Корректировке подлежат сведения, отраженные на титульном листе и на внутренней стороне обложки. При внесении изменений персональных данных работника на титульном листе зачеркивается одной чертой старая запись и делается новая. Заполняя внутреннюю сторону обложки, нужно сослаться на документ, подтверждающий смену персональных данных, его номер и дату, после чего новая информация заверяется подписью уполномоченного лица организации и печатью (основной или кадровой службы). Соответствующие поправки вносятся также в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.Процедура внесения изменений в личную карточку работника (форма Т-2) прописана в Указаниях по применению и заполнению данной формы (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1). Старая фамилия (имя, отчество) и реквизиты прежнего паспорта зачеркиваются одной чертой, а рядом указываются дата исправления и новые сведения, заверенные подписью уполномоченного лица. Документ, на основании которого внесены изменения, целесообразно указать в разделе «Дополнительные сведения».Аналогичным способом можно воспользоваться при корректировке лицевого счета (форма Т-54, если он ведется на бумажном носителе), графика отпусков (форма Т-7), а также табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы Т-12, Т-13).Налоговый регистр по НДФЛ и карточка индивидуального учета сумм начисленных страховых взносов, как правило, ведутся в электронном виде, поэтому исправления вносятся сразу в бухгалтерскую программу.
Яна Лазарева — эксперт журнала "Расчет"
