Скопировать ссылку
Офис обычной компании в городе «N».
9 или 10 утра.
Директор приходит в свой кабинет, садится за стол, наливает кофе и настраивает себя на продуктивный день и выполнение поставленных задач.
Проходит 20-30 минут, забегает первый сотрудник.
— Иван Иванович, там доставка опаздывает, а клиент не может ждать и просит перенести доставку или вернуть деньги, что делать?!
Недопитый кофе. Проверка данных. Звонок водителю. Напутствие ответственному сотруднику. Вопрос решен.
Директор допивает холодный кофе, садится заняться своими задачами, открывает план на день, но...
Через 40 минут:
— Иван Иванович, там клиент хочет внести правки в договор и изменить сроки, что делать?!
Пока решался этот вопрос, параллельно поступил новый от бухгалтера:
— Иван Иванович, я уже миллион раз просила отдел продаж запросить закрывающие документы у своих клиентов! Как мне отчетный период закрывать? Разберитесь с ними, иначе это ничем хорошим не закончится!
Так, весь день находясь в текучке, директор смотрит на часы и понимает — рабочий день закончился, завтра снова попробую заняться развитием своего бизнеса.
Знакомая картина?
А ведь так проходит рабочий день у большинства владельцев малого, да и среднего бизнеса. Это синдром того, что в вашем бизнесе завелся операционный монстр, он не дает выполнять те задачи, которые ведут к масштабированию и внутреннему развитию бизнеса.
Проблема здесь в том, что это не «сотрудники тупые» и не «клиенты — м…ки», это мы с вами на протяжении долгого срока кормим операционного монстра, даем ему повод для роста и, к большому сожалению, наступает такой момент, когда становится поздно. Монстр уничтожает наш бизнес.
Чем же мы его кормим?
- Нанимаем сотрудников, не создав для них регламенты и стандарты работы;
- Не описываем требования и показатели к персоналу из разных отделов;
- Все задачи раздаем в устной форме, теша себя тем, что сотрудники запомнили и сделают на 100% так, как мы хотим;
- Отвечаем на одни и те же вопросы сотрудника, думая, что это был последний раз и теперь он уж точно должен понять;
- Не пытаемся ответить на вопросы, которые по логике бизнеса являются ключевыми: «Сколько я сегодня заработал?», «Какая себестоимость у товара X?», «Сколько я заработал на клиенте Y?» И многое, многое другое…
Что получается в результате?
Количество нерешенных вопросов множится, размер черных дыр в бизнесе увеличивается, волна непонимания эффективности бизнеса становится все выше. В итоге она накрывает предпринимателя, и он вынужден покинуть «тонущий корабль».
Именно так операционный монстр питается. Он приводит к неэффективному расходованию денежных и временных ресурсов, воровству в компании, постоянному конфликту отделов и другим ситуациям, которые уже являются следствием, а не причиной. Что же делать в этой ситуации?
Просто перестаньте кормить операционного монстра.
Начните с банального, но очень важного: возьмите листок и ручку, а лучше записную книжку, и выпишите все вопросы, которые за последний день-неделю-месяц вам задавали сотрудники разных отделов.
Прямо сейчас возьмите и сделайте это!
Сколько получилось? Если меньше 50 (я не ошибся, пятидесяти), значит, вы многое успели забыть. Дополнительно к этому в ближайшую неделю, когда к вам будут заходить сотрудники с вопросами, то обязательно записывайте их в этот список, если его еще там нет, а если есть, то ставьте напротив него «+». В результате у вас получится внушительный список, который должен насчитывать не менее 100 вопросов. Кроме этого у вас будет понимание частоты возникновения тех или иных ситуаций.
Что делать дальше?
Начните записывать ответы на эти вопросы и публиковать их в едином документе, который будут видеть все сотрудники. При этом сперва уделите внимание тем вопросам, которые персонал задает чаще всего. Да, это займет время. Да, нужно будет записывать видео-ответы, писать много текста, но без этого вы никогда не сможете убить операционного монстра. Это первый шаг, который позволит сэкономить вам огромное количество времени и заставит худеть вашего операционного монстра.
Сколько именно времени вы сэкономите?
Представьте, что в Вашей компании 10 человек. Каждому из них вы в среднем уделяете 15 минут в день для решения каких-то вопросов/ситуаций.
Что получается?
- В день на 10 сотрудников вы тратите 2,5 часа (Это больше 30% рабочего времени);
- В неделю вы тратите 12,5 часов;
- В месяц чуть больше 2 рабочих дней;
- А в год вы тратите 25 (!) дней, отвечая на одни и те же вопросы сотрудников.
Именно поэтому надо сделать первый шаг уже сегодня. Начните с ответов на каждодневные и самые популярные вопросы сотрудников разных отделов.
Попробуйте) Могу выслать более подробную инструкцию для изгнания операционного монстра)
Пришлите контакты, куда можно выслать файл.
timuurr@gmail.com
Напишите, куда необходимо отправить информацию. На какую почту?
Успехов!
Отправили.
Я согласен с тем, что сбор вопросов и написание ответов на них проблему не решит,
но это первый шаг. Дальше необходимо вести работу по систематизации этой информации и её использованию.
В любой компании есть основной пул вопросов, который решает бОльшую часть проблем,
но пополнять базу вопросов/ответов нужно постоянно.
По поводу всех остальных действий, которые вы упомянули - абсолютно согласен,
только в рамках одной статьи об этом не напишешь, поэтому я описал первые шаги,
так как не все понимают с чего начать и как действовать.
Желаю Вам успехов!
Статья актуальная для многих, т.к. компании сейчас сталкиваются с операционной не эффективностью которая душит процесс и создает не удобства. В силу того, что я работаю во внутреннем аудите, регулярно в проверку входит описание матрицы контрольных процедур в которой описываются по процессам "вход-выход процесса", цель - что хотим получить на итого, входящая информация, документы, миграция между базами, детальное описание контрольной процедуры отвечающая на вопросы. Кто, когда, с помощью чего, в какие сроки, что если не так и результат выполнения - какой должен быть результат на итого. Т.о. Оценивается операционная эффективность (оценка зависит от зрелости СВК), Оценивается дизайн (Регламент/Инструкции), на сколько актуальный, который должен отвечать на 5 вопросов (приведены выше, детальное описание). Далее кто исполнитель, владелец процесса. И т.д. На итого мы получаем результат системы которая эффективна/не эффективна и предпринимаем действия к её решению. Из матрицы видно, операционная эффективность страдает или дизайн не формализован. При согласовании с бизнесом решается какие действия предпринять.
Извиняюсь, писал с телефона и кратко, если есть интерес можно более подробно обсудить.
С Уважением, Алексей.
1. Нет четкой структуры предприятия.
2. Нет иерархической цепочки взаимодействия как руководителя с сотрудниками так и сотрудников между собой!
3. Нет системы делегирования полномочий, функций!
4. Нет обратной связи!
5. Нет планирования операций на день, неделю, месяц, квартал, год!
И эти пункты можно продолжать и продолжать, в итоге из этого следует что Руководитель не смог четко наладить все процессы на предприятии, почему?
1. Нет знаний и опыта.
2. Нет желания что то менять.
3. Страх перед любыми изменениями в компании.
4. Страх признаться себе в своей некомпетентности.
И опять же эти пункты можно продолжать и продолжать.....
В подведении итога могу сказать, любая компания требует четко налаженных систем и функций!
Мне очень нравится определения "рождение ребенка" : сначала формируется зародыш, кровеносная система, нервная система, кости и т.д., без этого всего компания недолго просуществует!
Я согласен с Вами в том, что проблема в руководителе и эту проблему надо решать.
В статье описан первый шаг, который на практике помогает понять проблематику и минимизировать затрачиваемое время на операционное управление.
Все, что Вы написали "структура предприятия, система делегирования, обратная связь и т.д." - это хорошо и правильно, но не понятно с чего начать и за что браться, когда проблему надо решать здесь и сейчас.
Если провести аналогию со спортом, то я написал статью о том, как приучить себя вставать утром на пробежку, если никак не получается себя заставить, на что Вы пишите: "Сергей, это все понятно, но решение описано не полностью. Нужно соблюдать технику бега, ритм бега, дыхания, делать разминку и т.д.".
Я с этим согласен, но повторюсь, нужно с чего-то начать. Если описывать решение всей проблемы и давать конкретные шаги по реализации, то это уже будет не статья, а целая книга.
Так и происходит во многих компаниях, даже крупных. Даже с прописанными бизнес-процессами. Причины могут быть совершенно разные. А симптомы одни: ты приходишь на работу, смотришь на время - а уже 15ч, ты еще не обедал. Бежишь. Намечаешь планы на решение стратегических вопросов после обеда. Смотришь на время - уже 18ч. Сотрудники потянулись домой.
Нельзя сказать, что занимался чем-то ненужным. Но время рабочего дня прошло. И только после 18ч можно спокойно сеть и начать думать... что со временем приводит к выгоранию руководителя, потому что отдыхать тоже надо.
Буду признателен за подробный кейс. a_strizhov@mail.ru
Успехов и удачи!
Отправили материал на почту.
Успехов.
Просьба также направить более подробную инструкцию для изгнания операционного монстра))
Адрес: leonoza@bk.ru
Отправил данные на почту.
Успехов!
Буду признательна за дополнительную информацию на адрес olga-gagra@mail.ru
Отправили ссылку на почту.
Желаю Вам успехов!
Гнать его взашей этого монстра.
Буду также признательна за дополнительную информацию gazel-gazelevana@yandex.ru
Отправили материалы на почту.
Теперь самое время прогнать его)) Успехов!
Если не затруднит, после изучения материала, напишите пожалуйста небольшой отзыв здесь в комментариях к этой статье
Отправил материал на почту.
Успехов в бизнесе!
Желаю Вам успехов в бизнесе.
Была бы Вам благодарна за дополнительную информацию kovaleva-falt@yandex.ru
Материал отправили. Успехов!
Если будут вопросы, пишите, буду рад помочь.
очень актуально)
вышлите и мне материалы: anastasija1983-9@mail.ru
Успешного внедрения!
Спасибо заранее
Отправили письмо на почту, проверяйте!
Успехов.
Заранее благодарю.
Отправили материал на почту.
Успехов в развитии бизнеса!
Интересная, полезная и актуальная. Особенно для моих новичков руководителей.
Вышлите пожста дополнительную информацию.
Angelatesheva@mail.ru
Спасибо.
Успешного внедрения.
Если будут вопросы, пишите, буду рад помочь.
Вышлите, пожалуйста, дополнительную информацию на brain2004@yandex.ru
Отправили информацию на почту.
Спасибо за интерес.
Отправили материал на почту.
Желаю Вам успехов!
Спасибо за интерес. Материалы отправили.
Успехов в бизнеса!