Анализ совещаний: конец и вновь начало

Если рассмотренные выше этапы организации, подготовки, проведения, завершения и контроля совещаний выстраивались в явную последовательную цепочку, то этап анализа правильней рассматривать как процесс, сопровождающий все другие совещательные процессы.

На служебных совещаниях собираются руководители и ведущие специалисты, рассматривают актуальные вопросы текущей деятельности и развития компании, обсуждают и находят решение сложных проблем, т.е., оставляют глубокий след своей управленческой деятельности в повестках дня, в выступлениях, докладах, протоколах и материалах совещания.

Но анализ протоколов и материалов совещаний, пока редкое явление в менеджменте, хотя эти данные представляют интерес не только для историков и различных контролирующих организаций, но и для менеджеров, решающих текущие управленческие задачи предприятия.

Конечно, сначала необходимо где-то найти, а потом листать папки (если они, конечно, сохранились) с протоколами, занятие не из приятных, но неизбежное при бумажной технологии. Именно неудобство использования бумажных материалов отставляет за протоколами совещаний только одно место – лежать мертвым грузом в архиве предприятия. Бумага лишает их главного – стать базой знаний, работая с которой, сотрудники извлекают практические уроки из прошлых решений, а также быть одним из идейных источников мероприятий по совершенствованию компании.

Иное дело работать с электронной БД совещаний, которая начинает формироваться в программе «АМ-УСП» с момента первого совещания. Постепенно в ней будет накапливаться информация о темах, вопросах, принятых решениях и сопутствующих материалах и чем больше совещаний будет проведено, тем более ценной будет база.

Структура базы данных по совещаниям позволяет хранить данные о повестке дня, темах, вопросах и поручениях, исполнителях, сроках и результатах решений совещания. Смысл создания БД совещаний в том, чтобы вести эту ценную управленческую информацию в электронной форме, не потерять и превратить ее в востребованный корпоративный информационный ресурс.

Служебные совещания, как инструмент управления предприятием, можно статистически оценить только при накоплении достаточного числа характеризующих их событий. По одному, пусть даже хорошо проведенному совещанию, нельзя сделать вывод о высоком качестве служебных совещаний в компании в целом. Только по результатам анализа многих мероприятий можно будет сделать заключение, становятся ли совещания более эффективными, как меняется уровень исполнительской дисциплины, выявить тенденции совещательных процессов и понять, совершенствуем ли мы или нет свои совещания.

Мы предлагаем учитывать основные показатели совещаний, к которым относятся явно измеряемые параметры, такие как длительность совещания, число участников совещания, количество вопросов в повестке дня, количество вопросов, закрытых на совещании, число вопросов с истекшим сроком исполнения, количество поручений в повестке дня и т.д.

Эти показатели позволяют рассчитать ряд производных характеристик, например, трудозатраты, сколько человеко – часов израсходовано на данное совещание или показатели уровня исполнительской дисциплины. Такие сведения интересны для руководства, поскольку определяют «цену совещания» и его качество, особенно когда они рассчитываются автоматически и распечатываются в отчете.

На основании показателей, рассчитываемых для одного совещания, можно получить статистические характеристики для всех совещаний за определенный период, например, общие трудозатраты на все совещания за период, средние трудозатраты на одно совещание, средняя «цена» совещания, средний уровень исполнительской дисциплины совещания за период и т.д.

С использованием указанных показателей можно построить различные зависимости во времени, например, показатели средних трудозатрат, «цены совещаний», исполнительской дисциплины, решенных и нерешенных вопросов, поручений и другие характеристики.

И все эти данные непрерывно и систематически собираются, хранятся и рассчитываются программой «АМ-УСП».

По сравнению с бумажными папками электронный формат ведения материалов обеспечивает решение гораздо большего числа задач. Отметим следующие возможности:

1. Последовательный просмотр протоколов (как если бы вы листали папку с протоколами) в поиске интересующих тем и вопросов совещаний.

2. Контекстный поиск по словосочетаниям, словам или частям слов, при котором система отбирает те совещания, в материалах которых встречаются указанные слова и сочетания.

3. Поиск материалов по истории и хронологии рассмотрения вопросов, от первого появления искомого вопроса в протоколах, до закрытия.

4. Оценка уровня исполнительской дисциплины сотрудников, так и совещания в целом, в рамках одного совещания или их совокупности за период.

5. Получение статистики совещаний, включая длительность совещания, затраты времени по темам совещаний, количество участников, их трудозатраты, количество поручений, и т.д.,

Последовательный просмотр или контекстный поиск протоколов обычно используются при уточнении повестки дня предстоящих совещаний, путем выборки и просмотра материалов уже проведенных совещаний.

Анализ истории вопросов сопряжен с поиском прецедентов в решении проблем. Многим текущим проблемам и сложным ситуациям в деятельности компании, отдельных направлений или проектов, обычно предшествовали сходные ситуации в прошлом и тогда уже предпринимались определенные шаги (удачные и неудачные), по преодолению этих трудностей.

Можно надеяться, что для ряда ситуаций в прошлом найдутся апробированные варианты разрешения вопросов и это особенно важно в кризисных обстоятельствах, в условиях дефицита времени, когда лучше идти уже проторенными путями, учась на собственных ошибках компании и не допуская их появления в будущем.

Например, выбрав интересующий вас период, система выведет на экран таблицу с рассмотренными за это время вопросами совещаний, при этом укажет ответственных исполнителей, ход реализации и результаты поручений. При этом система может отобразить динамику решения вопросов, траекторию исполнения поручений, со всеми сопутствующими остановками и зигзагами во времени.

Конечно, при любом, самом изощренном поиске, найти в БД совещаний можно только то, что было ранее там сохранено. Поэтому, когда мы говорим о БД совещаний как о корпоративном информационном ресурсе, мы подразумеваем, что формирование этой базы данных должно быть поставлено на систематическую основу, включать развернутое описание ситуации и обоснование выбора решений совещаний.

Лучшим образом это можно сделать, если специально описывать те случаи, которые менеджмент сочтет подходящими для включения в БД совещаний, как прецеденты (best practices). К таким случаям, например, можно отнести действия менеджмента в кризисных для компании обстоятельствах. Сохраненная в протоколах и поручениях история разрешения прошлых кризисных ситуаций, будет служить хорошим наглядным пособием для выбора путей выхода из сложных положений дня сегодняшнего.