Закрыть
Закрыть
Как это работает?
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа
бесплатно :)
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа
бесплатно :)
Как это работает?
Как это работает?
Прислать статью

Как руководителю сделать свой план жизнеспособным

Поделиться
0
Как руководителю сделать свой план жизнеспособным
Бизнес-тренер, эксперт в управлении, фрилансер
Когда руководитель составляет план для своего отдела, часто он подписывает себе «смертный приговор». Происходит это двумя основными способами. Первый способ: игнорирование влияния на работу отдела других подразделений и отдельных сотрудников. Кажется, что мое подразделение абсолютно автономно от других, ан нет. Вне зависимости от того, руководите вы производством, отделом маркетинга или продаж, сервисной службой, транспортным цехом или же складским хозяйством, в той или иной степени ваша работа взаимосвязана с результатами действий смежных подразделений. И если в вашем плане нет пунктов, учитывающих это, вы фантаст, а ваш план — идеальная картина мира, а не реальные действия.

Что делать? Вводить систему двойного подчинения (или, как сейчас модно говорить, проектного управления).

Мне очень повезло с опытом работы и компаниями, которые многому меня научили. Когда я была руководителем отдела продаж филиала дистрибьюторской компании, у нас было внедрено двойное подчинение. Функционально каждый сотрудник подчинялся своему руководителю: водитель — начальнику транспортного цеха, менеджер по продажам — руководителю отдела продаж, бухгалтер — главному бухгалтеру. Но при этом у нас было и проектное подчинение.

Если я отвечаю за продажи, значит я автоматически становлюсь держателем проекта «Продажи», и все остальные подразделения, которые участвуют в этом процессе, подчиняются мне. И это несмотря на то, что руководители этих подразделений являются равными мне. Так я могу влиять на составление маршрута (в исключительных случаях и в интересах заказчика), делать замечания по качеству сборки товара или корректировать обеденный перерыв сотрудников офиса для организации специальной отгрузки (сдвинуть минут на 20–30). Принцип был очень простой: мы — коммерческая компания, значит все силы должны быть направлены на качественную и конкурентоспособную организацию продаж.

Реализовать это на практике первые несколько месяцев было непросто. Вновь сформированный коллектив не был приучен к системе двойного подчинения. И каждый отдел первое время работал по принципу «лебедь, рак и щука». Вроде бы все в одной упряжке, каждый свою работу делает, а общего движения и результата нет. Зато потом, за счет использования системы двойного подчинения, нашей компании удалось забрать хорошую долю рынка. Мы обеспечили хороший сервис не только в момент заключения сделки, но и при доставке товара, документообороте, упаковке, минимизирующей порчу продукции.

Сдать любую отчетность в ИФНС и фонды через интернет за 5 минут

Внедрите у себя в компании проектное управление (систему двойного подчинения) и вы сможете убедиться, насколько вырастет эффективность вашей работы.

Теперь о втором варианте подписания смертного приговора своему плану. Я знаю примеры, когда руководитель одного отдела прекрасно понимал, насколько сильно влияние смежных подразделений. Понимал и указывал отдельными пунктами то, что нужно им сделать.

Но отсутствие договоренности о проектном управлении приводило к постоянным конфликтам. Почему? Две причины. Первая — сопротивление ваших коллег.

— Кто вы, чтобы указывать мне, как нужно работать моему отделу?

— Вы ничего не понимаете в логистике!

Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.

— А вы в продажах!

— А вы…

Вторая причина была в том, что, не будучи экспертом в той или иной области, мы не всегда можем правильно оценить ситуацию и предложить адекватное решение.

Пример. Быстрорастущая розничная сеть. В открытии новой точки задействовано множество подразделений: отдел лицензирования и закупок, маркетинга и рекламы, недвижимости и управления персоналом. Руководитель каждого отдела прилежно составлял план своей работы и диктовал, что и в какие сроки должны сделать остальные. Когда нужно завести оборудование, чтобы организовать загрузку товара, когда нужно запустить рекламу и принять на работу персонал. При этом сроки и представление о том, как должна быть выполнена та или иная операция, у всех были разные.

Хронические конфликты в команде были решены только после того, как были сделаны два шага.

Первый. Как вы уже догадались — внедрили проектное управление. Отныне один человек отвечал за процесс «Открытие новой торговой точки».

Второй. Согласованность действий. Провели стратегическую сессию, в рамках которой прописали все процессы, проанализировали все сбои и проблемы за истекший период времени, составили единый формат документа — «Дорожную карту открытия новой торговой точки» с учетом всех рисков. Приняли регламент взаимодействия между собой в случаях форс-мажорных обстоятельств.

Каждый руководитель отвечает за свой блок работы, но при этом держит в фокусе основную задачу.

Итак, если вы хотите сделать свой план жизнеспособным:
  1. Определите, кто (какие сотрудники, какие подразделения) оказывает влияние на работу вашего отдела? Какие есть проблемы, отклонения? Предложите это сделать и вашим коллегам — руководителям смежных подразделений.
  2. Организуйте совещание (стратегическую сессию) и предложите описанное в этом материале решение. Нужно внедрить проектное управление, внести экспертные корректировки в отдельные пункты плана с учетом общей цели.
  3. Начните работать в новом формате и по мере практического применения корректируйте его. Реальная жизнь всегда корректирует наши планы.
Уверяю вас, вы очень быстро увидите, насколько вырастет эффективность вашей работы (в том числе планирования) и снизится конфликтность в коллективе.
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа бесплатно :)
В избранное
Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz
Поделиться
0
Бизнес-тренер, эксперт в управлении, фрилансер
Полезные статьи
к вам на почту
Подпишитесь на рассылку
Подписаться!
17 комментариев
Проектное управление часто применяется при разовых проектах, применять
постоянно сложно- сотрудникам трудно дается двойное подчинение.
Важна роль первых лиц и конечно распределяет ли вознаграждение руководитель
проекта по результатам!
+3
0
Ответить
Шамиль, все верно, это вопрос уровня собственника/руководителя. Но и исполнитель может инициировать такой вариант управления. Есть примеры. Понятно, что сотрудникам сложно, но рано или поздно они понимают - другого варианта нет. Иначе и результата не будет.
+1
0
Ответить
Шигина Нэля
25 мая в 13:35
До определенной стадии развития компанией-такой вариант смертелен для бизнеса. У меня есть клиенты, которые начали такие вещи внедрять, потусив на умных тренингах - в итоге - "разорили" компанию. В развитиии бизнеса, как и в развитии ребенка должен соблюдаться закон соответствия. Можно, конечно, упереться и научить дете решать тригонометрические уравнения, раньше, чем ходить на горшек, но вряд ли дете будет успешно, постоянно "делая в штанишки" на людях. Я бы очень осторожно рекомендовала)))
+1
0
Ответить
Нэля, а поделитесь, в чем была ошибка этой компании? Что именно привело к краху? У меня другие примеры. Когда из-за того, что нет проектного управления в компании вечные конфликты и разборки, масса теории (формализации), которая не приводит к результату, но отнимает массу времени (каждый сам по себе), и профессионалы уходят, и клиенты видят проблемы в бизнес-процессах... Поделитесь деталями вашего опыта плиз. Думаю, что всем будет интересно.
+1
0
Ответить
Ольга, на мой взгляд, компания на разных стадиях своего развития, должна последовательно "учиться" определенным вещам. перепрыгнуть одну из них- значит, не избежно, вернуться и получить пропущенный опыт. До готовности к проектному управлению, необходим опыт "ручного" управления (лидер должен быть принят всеми как безусловный лидер), опыт внедрения всех процедур и умения работать "по законам", опыт совместного зарабатывания денег и построения функциональной структуры и вот уже этот совокупный опыт - хорошая основа для внедрения процессов и проектного управления. Мои клиенты, вводя инновации, структуру то компании путью не простроили, выдавая попустительство за "демократический" стиль управления. А проектное управление предполагает, как мимимум, двойственность подчинения. Это растащило и без того зыбкую орг.структуру в хлам.
+1
0
Ответить
Нэля, все верно. Если все нормально работает - не надо гнаться ха модой и что-то улучшать. И всему свое время. Я описала ситуацию, когда компании переросли существующий формат управления, он им мешает, ограничивает, создает дополнительные сложности...
0
0
Ответить
Потихоньку, полегоньку... надо пробовать местами, чтобы научиться.
0
0
Ответить
Александр, все верно. Малые шаги. Тест. Пилотный проект.
0
0
Ответить
Мишнев Сергей
25 мая в 16:03
Хорошая статья, замечены все проблемные моменты, возникающие при взаимодействиях. Выход один вовремя все скоординировать. В своей практике мы приняли решения и прописали Положения по всем отделам. Не те Положения которые зачастую пишут для красоты: что это за отдел и что делает, а полностью применили систему полного описания всех бизнес-процессов входящих в свод подразделения, плюс состав подразделения и кто, за что отвечает, и ещё самое главное прописали взаимодействия с другими подразделениями по отдельным вопросам. Пару раз обкатали и машина поехала.
В таких подобных ситуациях, когда сталкиваются лбами подразделения, при выполнении общей задачи для максимального привлечения прибыли, конечно же это больше относиться к организациям занимающиеся продажами-это их хлеб, Руководству подумать и обратиться к системе КАЙДЗЕН. Это решает многие проблемы и затраты и даёт каждому сотруднику возможность проявить себя в участии и выстраивании процессов, а так же хороший инструмент повышения лояльности и вовлечённости персонала.
Вообще, применении технологий "Бережливого производства" очень помогут посмотреть на бизнес с другой стороны, и иногда удивиться необъяснимым затратам и трате времени и задуматься о развитии элементарных механизмов развития компаний и организаций, а самое привлекательное, что это не несёт за собой затрат-а только экономию.
0
0
Ответить
Сергей, все верно! Если что-то не работает - надо чинить, менять, корректировать. И вы абсолютно правы - это все не требует затрат)) Спасибо за ваш отзыв!
+1
0
Ответить
Пайвина Елена
25 мая в 21:19
Я сама наступала на эти грабли (имею в виду план), так что статья жизненная.
+1
0
Ответить
Елена, спасибо)) я тоже сама поработала в ситуации неопределенности (кто владелец процесса), а потом в таком формате. Поэтому и ценю))
0
0
Ответить
У любого процесса должен быть один хозяин. И очень важно чтобы руководители подразделений понимали суть и ценность того, что они делают для всего процесса. Поставить задачу руководителю - это еще не гарантия ее выполнения, а вот донести для чего такая задача ставиться - вот это работает. Тогда человек понимает, что не сделав то и это, пострадают по цепочке все остальные процессы в других подразделений. Это обостряет ответственность и чувство работы в команде.
+2
0
Ответить
Алексей, к сожалению, на практике бывает и так, что даже понимая влияние своей работы на другие процессы, не всегда сотрудники работают лучше. И причины разные: личные или непрофессионализм, или безнаказанность... Но в любом случае, такой формат управления (один хозяин у процесса) повышает результативность.
0
0
Ответить
Маркова Галина
26 мая в 13:06
Неплохое решение сложных задач.
+1
0
Ответить
Галина, спасибо)) рада!
0
0
Ответить
Якимова Ольга
27 мая в 06:57
Кстати, еще один аспект. Технически это решение можно сделать разными способами (есть программы). Но, проблема в том, что если компания стратегически не приняла решение работать по таким правилам, никакая программа не поможет. Сотрудники ею просто не пользуются. Саботаж, срыв сроков и пр. Так что, сначала решение, потом технологии.
0
0
Ответить
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь
Обсуждения
Комментарии Публикации
Гузанова Наталья
+1
Генеральный директор юридической компании «Северо-Западный Правовой Альянс»
Сизов Андрей Игоревич
Президент компании «Время не ждет»
Ловушка для руководителя
Если вы рассматриваете каждого своего подчиненного как специалиста [...]
Антощенко Виталий
Президент «Объединенной Консалтинговой Группы», бизнес-тренер, автор книг
Редкое качество российского руководителя
Бояться и подчиняться, нерешительные намёки, безынициативность, страх [...]
Кушнарева Галина
Бизнес-тренер, коуч, спикер
Как оценить свой уровень сервиса
Нам всем хотелось бы, чтобы нам оказывали хороший, качественный [...]
Есть вопросы?
Введите свои контакты — и автор свяжется с вами в ближайшее время!
Бизнес-тренер, эксперт в управлении, фрилансер
Отправить
Закрыть
Интернет-бухгалтерия
заменит вам бухгалтера
От 833 /мес
ДЕМО-ДОСТУП
45 «белых» способов снижения налогов
С указанием статей налогового кодекса, которые это не запрещают.
Получить
Заполните форму

И мы пришлем 45 способов снижения налогов

Закрыть
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Попробовать бесплатно
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа бесплатно :)
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса