Скопировать ссылку
Вся наша жизнь наполнена привычками и действиями «на автомате»:
- почистить зубы;
- приготовить поесть;
- принять душ;
- зимой прогреть машину и почистить ее от снега и т.д.
Давайте возьмём для примера первый пункт — чистку зубов. Зачем мы это делаем? Чтобы:
- сохранить зубы здоровыми;
- хорошо пахло изо рта;
- сэкономить на стоматологе.
Получается, что мы совершаем некие действия, которые уберегают нас от будущих неприятностей.
Давайте попробуем переложить этот пример на тему бизнеса.
Предприниматель очень долго и упорно занимается продажами, делает продукт, настраивает рекламу в интернете, сам оказывает услугу, но в какой-то момент начинает зашиваться и нанимает сотрудников. Только вот их работа на порядок менее эффективна (в лучшем случае — на тройку с минусом). В итоге это приводит к потере качества, дополнительным расходам, простоям и финансовым потерям везде, где только можно.
Что в этом случае является «чисткой зубов»?
Каждый раз, когда предприниматель выполняет задачу, он должен описать свои действия, чтобы алгоритм его эффективной работы остался зафиксирован на бумаге.
Чем больше проходит времени и выполняется задач, тем больше копится «листочков», и со временем они превращаются в первую версию корпоративного сборника инструкций, который можно передать новому сотруднику для обучения и сэкономить кучу времени, при этом сохранив уровень качества (минимум на четвёрочку с минусом).
Теперь давайте разберёмся с тем, что такое «корпоративный сборник инструкций (КСИ)».
Это единый документ, который содержит в себе всю необходимую информацию о том, как ваш сотрудник должен эффективно делать свою работу.
Идеально, когда КСИ используется не только в момент обучения сотрудника, но и на постоянной основе — каждый день.
У сотрудника возник какой-то вопрос — он смотрит КСИ, находит ответ и решает поставленную задачу. Иначе есть вероятность, что, впадая в ступор, он каждый раз будет отвлекать своего непосредственно руководителя. Из-за этого руководитель потеряет время, качество его работы снизтся, а главное — он каждый раз будет вынужден «тушить пожары», решая проблемы сотрудников. Потому что очень часто они повторяются.
Создавать подобные инструкции можно несколькими способами.
Текстовый редактор
Открываем документ в текстовом редакторе и описываем, как выполняется та или иная задача. Описание должно состоять из следующих пунктов:
- наименование задачи;
- описание порядка действий;
- ожидаемый результат;
- возможные сложности и как их можно избежать.
Запись видео с экрана
Запись видео с экрана на компьютере подходит, в первую очередь, для решения задач, связанный с работой за компьютером. Такой метод ускоряет процесс создания инструкции и сильно упрощает задачу тем, кто не любит писать;
Запись аудио
Вы просто запускаете диктофон и проговариваете порядок действий. Затем отдаёте эту запись специалисту, который переведёт аудио в текст, и на выходе получаете отформатированный и готовый документ;
Сервисы по переводу голоса в текст
В сервисе Google Docs и ряде других есть функция «проговаривания текста»: вы создаёте новый документ и наговариваете текст с помощью микрофона на компьютере, а программа переводит речь в текст в файле. Но вам всё равно придётся редактировать документ, потому что устная и письменная речь очень сильно различаются.
Когда я пишу эти строки, то слышу ваши возражения:
- «У меня нет времени этим заниматься!»;
- «Как это делать? Я не умею грамотно излагать свои мысли»;
- «Зачем это нужно, если потом всё равно изменится порядок действий»;
- «Я сразу найму умного и опытного сотрудника»;
- «[вставьте свой вариант]».
Если вы придерживаетесь таких мыслей — ваше право. Только потом придётся «расплачиваться со стоматологом», когда «чистить зубы» будет уже поздно.
Тем, кто понял аналогию и готов попробовать, рекомендую выполнить следующее задание: выпишите 3 основные задачи, которые вы сейчас выполняете, но очень хотите делегировать, и сделайте по ним инструкции, используя один из 4 способов, описанных выше.
Документов много не бывает, если того требует процесс работы. Самое главное, чтобы была система по хранению и работе с этими документами. Именно этим мы и занимаемся.
Если интересно - могу прислать информацию о том, как мы это делаем.
Я же, как кадровик, смотрю и с др. стороны. Думаю, что присутствие в ТК РФ Тр. договора и Долж. инструкции это анахронизм. А обусловлено это дилетантством законодателя и неумением кадровиков и руководителей писать Договор. Они же значительно пересекаются, но "так положено"...
С уважением к вашему мнению
Желаю вам успехов!
Еще важнее найти человека, который их полноценно примет, особенно в управлении, когда кроме определенных действий нужно передать и много внутренних, более тонких навыков.
Спасибо за статью.