Прислать статью

Почему предприниматели забывают «чистить зубы»?

Поделиться
Почему предприниматели забывают «чистить зубы»?
Руководитель компании «EvaERP»
Вся наша жизнь наполнена привычками и действиями «на автомате»:
  • почистить зубы;
  • приготовить поесть;
  • принять душ;
  • зимой прогреть машину и почистить ее от снега и т.д.
Давайте возьмём для примера первый пункт — чистку зубов. Зачем мы это делаем? Чтобы:
  • сохранить зубы здоровыми;
  • хорошо пахло изо рта;
  • сэкономить на стоматологе.
Получается, что мы совершаем некие действия, которые уберегают нас от будущих неприятностей.

Давайте попробуем переложить этот пример на тему бизнеса.

Предприниматель очень долго и упорно занимается продажами, делает продукт, настраивает рекламу в интернете, сам оказывает услугу, но в какой-то момент начинает зашиваться и нанимает сотрудников. Только вот их работа на порядок менее эффективна (в лучшем случае — на тройку с минусом). В итоге это приводит к потере качества, дополнительным расходам, простоям и финансовым потерям везде, где только можно.

Что в этом случае является «чисткой зубов»?

Каждый раз, когда предприниматель выполняет задачу, он должен описать свои действия, чтобы алгоритм его эффективной работы остался зафиксирован на бумаге.

Чем больше проходит времени и выполняется задач, тем больше копится «листочков», и со временем они превращаются в первую версию корпоративного сборника инструкций, который можно передать новому сотруднику для обучения и сэкономить кучу времени, при этом сохранив уровень качества (минимум на четвёрочку с минусом).

Теперь давайте разберёмся с тем, что такое «корпоративный сборник инструкций (КСИ)».

Это единый документ, который содержит в себе всю необходимую информацию о том, как ваш сотрудник должен эффективно делать свою работу.

Идеально, когда КСИ используется не только в момент обучения сотрудника, но и на постоянной основе — каждый день.

У сотрудника возник какой-то вопрос — он смотрит КСИ, находит ответ и решает поставленную задачу. Иначе есть вероятность, что, впадая в ступор, он каждый раз будет отвлекать своего непосредственно руководителя. Из-за этого руководитель потеряет время, качество его работы снизтся, а главное — он каждый раз будет вынужден «тушить пожары», решая проблемы сотрудников. Потому что очень часто они повторяются.

Создавать подобные инструкции можно несколькими способами.

Текстовый редактор


Открываем документ в текстовом редакторе и описываем, как выполняется та или иная задача. Описание должно состоять из следующих пунктов:
  • наименование задачи;
  • описание порядка действий;
  • ожидаемый результат;
  • возможные сложности и как их можно избежать.

Запись видео с экрана


Запись видео с экрана на компьютере подходит, в первую очередь, для решения задач, связанный с работой за компьютером. Такой метод ускоряет процесс создания инструкции и сильно упрощает задачу тем, кто не любит писать;

Запись аудио


Вы просто запускаете диктофон и проговариваете порядок действий. Затем отдаёте эту запись специалисту, который переведёт аудио в текст, и на выходе получаете отформатированный и готовый документ;

Сервисы по переводу голоса в текст


В сервисе Google Docs и ряде других есть функция «проговаривания текста»: вы создаёте новый документ и наговариваете текст с помощью микрофона на компьютере, а программа переводит речь в текст в файле. Но вам всё равно придётся редактировать документ, потому что устная и письменная речь очень сильно различаются.

Когда я пишу эти строки, то слышу ваши возражения:
  • «У меня нет времени этим заниматься!»;
  • «Как это делать? Я не умею грамотно излагать свои мысли»;
  • «Зачем это нужно, если потом всё равно изменится порядок действий»;
  • «Я сразу найму умного и опытного сотрудника»;
  • «[вставьте свой вариант]».
Если вы придерживаетесь таких мыслей — ваше право. Только потом придётся «расплачиваться со стоматологом», когда «чистить зубы» будет уже поздно.

Тем, кто понял аналогию и готов попробовать, рекомендую выполнить следующее задание: выпишите 3 основные задачи, которые вы сейчас выполняете, но очень хотите делегировать, и сделайте по ним инструкции, используя один из 4 способов, описанных выше.
Подписывайтесь на наш Телеграм-канал
Подписывайтесь на наш Дзен-канал
Доживёт ли ваш бизнес до первой прибыли

Предлагаем поиграть в предпринимателя.

Попробовать
Поделиться
Руководитель компании «EvaERP»
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Попробовать бесплатно
10 комментариев
Федотов Александр
26 апреля в 13:58
Для С.Сташкова: идея очень оригинальна и полезна. Интересно, а не много ли будет нормативных документов, если вспомнить о Должностных инструкциях, Трудовой договор (это по ТК РФ) ну и др. бывают. Каково Ваше мнение?
0
+1
Ответить
Александр, спасибо за комментарий!

Документов много не бывает, если того требует процесс работы. Самое главное, чтобы была система по хранению и работе с этими документами. Именно этим мы и занимаемся.

Если интересно - могу прислать информацию о том, как мы это делаем.
0
0
Ответить
Сергей, согласен. Тем более, что КСИ - это и система регламентации бизнес-процессов. А это - одни из базисов менеджмента.
Я же, как кадровик, смотрю и с др. стороны. Думаю, что присутствие в ТК РФ Тр. договора и Долж. инструкции это анахронизм. А обусловлено это дилетантством законодателя и неумением кадровиков и руководителей писать Договор. Они же значительно пересекаются, но "так положено"...
0
+2
Ответить
Сергей, позвольте воспользоваться Вашим предложением относительно рабочего материала.
0
0
Ответить
Шигина Нэля
27 апреля в 07:07
Сергей, точно-это работает и сильно облегчает жизнь дальше-проверено! Я уж не говорю, как это экономит время, особенно на стадии адаптации и отсева( особенно в оперативных продажах), но и потом это хорошая основа для прописания Бизнес-процессов. Пользуюсь давно у себя и клиентов, рекомендую.
С уважением к вашему мнению
0
+1
Ответить
Нэля, спасибо за информацию и подтверждение работы описанной стратегии!

Желаю вам успехов!
0
+2
Ответить
Гусенова Фатима
28 апреля в 03:48
Спасибо большое!
0
0
Ответить
Уметь полноценно передать дела, очень важный процесс.
Еще важнее найти человека, который их полноценно примет, особенно в управлении, когда кроме определенных действий нужно передать и много внутренних, более тонких навыков.
Спасибо за статью.
0
0
Ответить
имел ввиду системное мышление.
0
0
Ответить
Афанасьев Денис
29 апреля в 20:31
Спасибо. Хорошая статья. Очень близко по теме как "книга продаж" . Но тут шире. И это , по моему, верно. Чтобы все бизнес-процессы были озвучен и поняты персоналом. И что интересно - при описании сам собственник понимает более глубоко свой бизнес.
0
0
Ответить
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Оставить заявку на регистрацию
Быстрая регистрация вашего бизнеса,
бесплатно и без визитов в налоговую!
Что вы хотите зарегистрировать?
Ваши персональные данные будут использованы для обработки вашей заявки согласно 152-ФЗ, Политика конфиденциальности.